新しく開業した Ebanks, Smith & Carlson 法律事務所は、IP コミュニケーションを活用して収益を上げています。

Deanna Dean Smith 氏と James Ebanks 氏の 2 人の弁護士が 2003 年の夏に新しくヒューストンに法律事務所を開設することを決めたとき、2 人は最新のテクノロジーを利用して事務所を立ち上げるチャンスだと考えていました。

「法律事務所は旧式のコンピュータや電話システムで身動きが取れなくなっています。新規開業はまたとないチャンスなので、ビジネスに役立つテクノロジーを是非採用したいと考えました。私たちはすべてにおいて最善を尽くし、最初から最適なテクノロジーを導入して事務所の成長に合わせて拡張可能なシステムを構築したいと考えました」と、Smith 氏は述べています。

IP コミュニケーションによるコール

Smith 氏と Ebanks 氏の 2 人は、IP コミュニケーション テクノロジーによって実現される生産性向上に強い関心を持っていました。中でも、IP テレフォニーの次の機能に注目していました。

• 文書管理および請求プログラムと統合する
• 電話メッセージをクライアント フォルダで整理および保管する
• スタッフが離れた場所から業務を行う

Smith 氏と Ebanks 氏の 2 人が IP コミュニケーション ソリューションの利用を決めた最大の理由は、IP コミュニケーション ソリューションがリモート機能を備えていることです。IP コミュニケーション システムを利用すると、弁護士は次のような利点を得ることができます。

• どこからでもインターネットにアクセスすることができる
• 事務所との間で Cisco VPN トンネルを使用できる
• シスコの SoftPhone または IP Communicator を利用して、自分のノート型パソコンから直接電話を掛けたり、メッセージを確認したり、事務所のデータベースにアクセスしたりできる

この法律事務所の弁護士は、自宅や出先からリモートで業務を行わなければならない場合がよくあります。さらに、この事務所はテキサス州、フロリダ州、テネシー州、およびコロラド州にも事業を拡大するために、これらの州で弁護士を募集しました。多くの弁護士は自宅や地元のオフィスから業務ができることが分かると、採用の提示を受け入れました。

生産性の向上を実現する最新機能

現在、Ebanks, Smith & Carlson には 15 人の弁護士と 21 人のサポート スタッフがおり、生産性の向上を実現する、次のようなさまざまな IP コミュニケーション機能を利用しています。

• ユニファイド メッセージング - 各従業員の音声メール、E メール、ファックス メッセージを 1 つの受信ボックスで管理する
• エクステンション モビリティ - 従業員は同じ電話番号を使用したまま、事務所内のデスクからデスク、外出先、または自宅を自在に移動できる
• 経費記録 - クライアントの業務を通じて発生した個別の請求可能な通信経費を、該当するクライアントに割り当てることができる。また、クライアントの指針に従って通話、コピー、ファックス料金、および郵送費用を自動的に記録できる
• ボイスメッセージ アーカイブ - すべての弁護士はボイス メール情報にいつでも（何年経ても）アクセスできる
• リモート アクセス - 弁護士は自宅や広い範囲に分散しているオフィスから業務を行うことができる

リモート接続は、Smith 氏が最も高く評価している機能です。Smith 氏は、「私の場合、リモート アクセスだけで生産性が 15 ～ 18 パーセントも向上しました」と語っています。

また、Ebanks, Smith & Carlson のクライアントも次のような恩恵を受けています。

• 弁護士との連絡が取りやすくなった
• 社内弁護士との情報共有が改善された
• 案件の処理時間が短縮された
• 弁護士の生産性向上により請求時間が短縮された