電話と Web 会議入門

電話と Web 会議とは
 電話と Web 会議の活用
 電話と Web 会議を始める
 販売店に確認しておきたい 5 つの質問

電話と Web 会議とは

音声システムとデータシステムを統合すると、連絡を取ったり情報を共有したりすることが簡単になります。会社のコンピュータネットワークと電話ネットワークとが統合されれば、チームメンバーがどこにいるかを探したり、お客様や見込み客からの電話を最適な担当者に転送したりすることができます。

IP ベースのコミュニケーションテクノロジーは、ビジネスの成長に合わせて、社員、リモートオフィス、在宅勤務者を柔軟に追加することもできます。またそれぞれの段階に、ビジネスの成功を支援するコミュニケーションツールがあります。

コミュニケーションツールの統合

ユニファイドコミュニケーションを理解するために、会社で使用しているコミュニケーションツールに何があるかを考えてみましょう。オフィス電話、携帯電話、ファックス、インターネット、ボイスメールなどがあるでしょう。次に、使用しているビジネス生産性向上のためのアプリケーションを挙げてみてください。予定表、WEB会議、ビデオ会議、電子メール、インスタントメッセージなどが出てくるでしょう。これらのツールを別々に運用する代わりに、すべてを 1 つのソリューションとして連携させれば、次のことが可能になります。

音声、ビデオ、Web テクノロジーを使用して、離れた場所にいる人とミーティングを開催する
チームメンバーに常に連絡することができ、連絡が行き違いになることがない
ワイヤレスを利用して必要な IT 資産にアクセスする
お客様からの連絡に適切な担当者が対応する
社員がどこからでも仕事できる
費用と時間をかけずに新しいスタッフを追加し、すぐに業務に参加させる
ハッカー、ウイルス、その他のセキュリティリスクからビジネスを保護する

ユニファイドコミュニケーションシステムの構成要素がどのように連携するかについて、電話と Web 会議を中心にご紹介します。

IP テレフォニー
データネットワーク経由で接続される電話サービスです。電話の送受信、転送、保留、電話会議などの標準的な機能が含まれます。かかってきた電話は、社員がどこにいても関係なく、社内の誰にでも転送できます。外出先や自宅にいる社員は仮想プライベートネットワーク（VPN）によるセキュアな接続を介してすべての電話サービスにアクセスできます。

電話と Web 会議のソフトウェア
Web 会議を設定してミーティングをしたり、プレゼンテーションを共有したり、ビデオ会議を使って対面したり、手軽にメッセージを送ったりすることができます。これらすべての機能を使いやすいインターフェイスから利用できます。

在席情報ソリューション
外出先にいる社員に連絡を取ろうとして、電話が行き違いになったり無駄に時間を費やしたりする必要はもうありません。「在席情報」アプリケーション（連絡可能であるかをリアルタイムで確認できるアプリケーション）を使用すると、同僚に連絡がつくかどうか、どこにいるか、どのような連絡手段がよいかといった情報をリアルタイムで確認できます。

ユニファイドメッセージング
ユニファイドメッセージングを使用すると、電子メール、音声メッセージ、ファックスのすべてが電子メールの受信箱から取得できます。日常使用するツールを使って、いつでも連絡可能な状態でいることができます。

リッチメディア会議
Web 会議ソリューションでは、外出先や出張中の社員も含めて、チームが音声、ビデオ、Web、またはそれら 3 つを組み合わせて、Web 会議を開くことができます。リッチメディア会議を使用すると、誰もが簡単に参加してコラボレーションを向上できるミーティングが可能になります。

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電話と Web 会議の活用

電話と Web 会議ツールは、コミュニケーションの向上に貢献します。お客様により良いサービスを提供したり、従業員が外出先で仕事したり、パートナーがサプライチェーンにアクセスしたり、さまざまことができるようになります。

電話、Web 会議、およびユニファイドコミュニケーションを社内で活用する方法をご紹介します。

顧客コンタクト

お客様から連絡しやすくする
お客様からの電話を受けると、顧客情報が画面にポップアップ表示される

ユニファイドコミュニケーションソリューションにはカスタマーコンタクトセンターが含まれます。このテクノロジーを使用すると、電話、ファックス、電子メール、または「click-to-chat」といったさまざまな連絡方法をお客様に提供できます。このような連絡方法とテクノロジーを組み合わせることで、サポートチームは迅速で適切なサービスが提供できるようになります。

モビリティ

音声、ビデオ、データに離れた場所からアクセスできる
リッチメディアを使った Web 会議ができる
モバイルワーカーとの連絡を取りやすくする

社員の仕事場は社内の自分の席だけではありません。営業訪問先、空港や自宅、社内のほかの場所で仕事をする場合もあります。すべてのビジネスコールを 1 つの電話番号にまとめて、外出中には携帯電話、在宅勤務時には自宅の電話といったように、どこで仕事していてもお客様からの電話を迅速に受け取ることができるようにします。

コラボレーション

コラボレーションツールに簡単にアクセスできる
カレンダー機能やメッセージングと連動させる

電話、Web 会議、およびユニファイドコミュニケーションのソリューションでは、さまざまな有線および無線デバイスから、ミーティングの開催に必要なコラボレーションツール（電話および Web 会議、ビデオ、ボイスメールなど）に同じインターフェイスを使ってアクセスできます。

コストの削減とビジネス生産性の向上

IP 電話システムを使用すると、電話料金を削減できます。
音声およびデータの統合ネットワークは、導入や管理が簡単です。
ユニファイドメッセージングを利用すると、メッセージを管理するためにかかる時間が減少します。
電話および Web 会議システムを使用すると、ビジネス生産性の向上、交通費の節約が可能になります。

実際、音声およびデータの統合ネットワークに移行した小規模企業のなかには、長距離電話料金、管理コスト、交通費を年間数千ドルも削減し、生産力が大幅に向上したところもあります。

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電話と Web 会議を始める

電話と Web 会議についてご理解いただけたでしょうか？導入にあたって考慮すべき点は次のとおりです。

現在のネットワークの状態
一般的な基準として、ネットワークが新しければ新しいほど、電話および Web 会議のためのインフラとしては強固です。導入前に、まず次の点を検討してみてください。

使用年数 - 現在のネットワークの使用年数が 5 年を過ぎているのなら、ネットワークの更新について考えてください。
販売代理店からの提供情報 - 販売代理店は、ネットワークのキャパシティや、このソリューションを導入できるかどうかを判断するための評価を実行します。

現在の電話システム
IP 電話システムに移行しようとしている場合、既存の電話システムはどうされますか？自社の PBX を取り除く必要はありません。ユニファイドネットワークへの移行は段階的に進めることができます。あなたのペースで新しい IP 電話システムを構築してください。

ほかの社員を巻き込む
投資に見合っただけの効果を上げるためには、社員が実際に使ってくれなければなりません。社員には、次の点を理解してもらうとよいでしょう。

これらの変更を行なう理由は何か - 自分と会社にとって新しいシステムが重要であることを社員に説明したうえで新しいシステムの使用を開始し、新しいシステムに慣れてもらうようにします。
何をしなければならないか - 人は、自分が関与している変化には協力的です。移行中または移行後に、社員に作業してもらったり情報を共有するための方法を用意しておきます。
どのような利点があるか - 電話とWEB会議によって何が便利になるかを理解しておくことは重要です。社員にこれらの利点を繰り返し伝えるようにします。

トレーニング
電話と Web 会議は、情報を共有したり連絡を取ったりするための新しい方法を提供します。社員トレーニングによって、ビジネス生産性の向上、コミュニケーションの拡張、時間の節約が短期間で可能になります。新しいツールをうまく利用できるようになり、システムへの投資から最大の収益を得るためにも、トレーニングを実施することをお勧めします。トレーニングのタイミングや、新しいツールの利点を伝える最適な方法については、販売代理店にご相談ください。

セキュリティ
会社は、インフラ、情報、アプリケーションを保護する必要があります。適切なセキュリティ計画を立てておけば、現在はもちろん将来の新しい脅威にも対応することができます。

チームのメンバーには異なるアクセスレベルを割り当てる必要がありますか？
情報やネットワークにアクセスできるメンバーを制限できるようにしますか？
システムはどのように会社のコミュニケーションを保護し、会社情報への不正なアクセスを防ぎますか？
現在のソリューションは、短期的および長期的な保護を提供しますか？

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販売店に確認しておきたい 5 つの質問

中堅・中小企業様向けソリューションを提供するパートナーに確認すべき 5 つの質問は次のとおりです。

中堅・中小企業を対象としたビジネスを行っていますか。シスコには、テクノロジーソリューションと中堅・中小企業のサポートを提供する認定パートナーがいます。このような販売店の多くは、その会社自身が中堅・中小企業であることが多いため、あなたの会社が直面しているビジネス上の課題や意識している目標を理解しています。シスコ認定パートナーは、特定のテクノロジーについてのシスコの認定を取得しています。そして、あなたのビジネスに合わせてネットワーク接続ソリューションを設計し、展開および最適化するためのトレーニング、サポート、サービスを提供しています。また、最新のソフトウェアおよびハードウェアの変更や、発売前のシスコ製品やソリューションについての最新情報を得ています。
販売後のサービスやサポートは提供されていますか。販売後に提供されるサポートの内容を確認してください。たとえば、営業時間外や緊急時のサポートが用意されているか。用意されているのであれば、そのサポートを利用できる時間帯はどうなっているか。具体的なサポートレベルの詳細については、サービスレベル契約（SLA）に記載されているはずです。また、多くのシスコ認定パートナーはテクニカルサポートサービスも提供しています。テクニカルサポートサービスによって、シスコの技術者への連絡や技術資料へのアクセスが可能になります。
この新しいソリューションは、既存のIT環境とどのように統合されますか。シスコ認定パートナーは、ビジネス要件を検討し、現在のシステムおよびネットワークインフラを評価します。それを基にして、あなたのニーズを満たし、ビジネスの成長とともに拡張可能な、予算内に収まるソリューションを提案します。
このソリューションは、どのようにコスト削減に役立ちますか。シスコによる導入前から導入後までの一貫したソリューションは、複数ベンダー製品で構築されたソリューションに比べて保守やサポートが容易です。また、ネットワークの拡張にかかる費用を計算するときには、ハードウェアの購入には含まれていないソフトウェアのコスト、保守、トレーニング、サポート、追加スタッフ（必要な場合）などの要因を考慮する必要があります。Gartner の調査によれば、このような間接コストが組織の技術関連の総支出の最大で 60% を占めています。シスコ認定パートナーとの共同作業であれば、トータルのコストを削減できます。
準備として何を行う必要がありますか。現在のネットワーク環境、ユーザ、ビジネス上の手続き、セキュリティ要件など、ネットワークインフラのアップグレードをスムーズに行うためにパートナーが必要とする情報を確認してください。また、アップグレード時にありがちな課題や注意すべき点について、またそれらにどのように備えておくべきかをパートナーに確認してください。