コラボレーション ユーザ事例

コニカミノルタ株式会社、ワークスタイル変革の“舞台”となる新オフィスを構築

コニカミノルタ株式会社 ワークスタイル変革の“舞台”となる新オフィスを構築 社内から海外まで多様なシーンのコミュニケーションを活性化して
これまでにない価値の創造とビジネス展開の強化を目指す

移転を機にワークスタイル変革に取り組んでいるコニカミノルタは、オフィスの“舞台化”というコンセプトの下、数々の施策を行って社員の満足度向上など高い成果を上げている。新たなビジネス展開の素地となるコミュニケーションの活性化、知的生産性向上に最適なソリューションを求めていた同社は、目指す方向性にふさわしいものとしてシスコを選択した。

導入の経緯
“舞台化”をコンセプトとしたオフィスを構築
ビジネス環境の変化に対応するワークスタイル改革の場へ


コニカミノルタは、2012 年 8 月のオフィス移転を機に、それまでの働き方を変える数々の施策を行っている。複合機(MFP)やプリンターなどハードウェア製品の販売を主とした業態から、サービス提供や顧客に応じた最適なソリューション提案へ業態を変革するという課題に直面していた同社は、業務におけるコミュニケーションの活性化、知的生産性の向上を促すオフィス空間の整備を決断。“本社舞台化プロジェクト”としてさまざまな取り組みを進めることとなった。

代表的な施策として、オフィス内の“オルタナティブ アドレス”化(仕事に合った場所を選んで座るという同社独自のフリーアドレス化)、ペーパー ストックレス(MFP 台数および紙出力の削減)、ビデオ会議スペースの設置(端末の刷新)などが挙げられる。新オフィスは「魅せる」ことを意識しており、顧客への提案時にはショールームの機能も果たす。同社は採用するソリューションにもこだわり、オフィス全体の要となる無線 LAN や IP フォン、ビデオ会議システムは、シスコが最適と判断された。

マーケティング統括部長の持田啓介氏は、プロジェクトの経緯を含め、次のように話す。

「オフィスを移転する際、単に場所を変えるのではなく、新しい働き方を追求しようと考えたことがきっかけです。モノ(製品)からコト(サービスなど)へ、という業態の変革を実現するには、まず自分たちで実践することが何よりも重要と考えました。社内ワークショップやディスカッションなどを繰り返し、あるべき働き方のイメージをまとめていく中で、舞台化という象徴的な言葉やコンセプトが生まれました。働く人同士の新たな出会いやコミュニケーションが自然と生まれ、そこからビジネスのアイデアやチャンスが生み出されるような場を作りたいという想いがありました。そういう想いを込めて「舞台化オフィス」と名付け、お客様にとって:コニカミノルタが提案する新しいワークスタイルを体験いただく“舞台”、社員にとって:ダイナミックで創造的な働き方を実践する“舞台”、会社にとって:さまざまな顧客との交流を深めビジネスを創出する“舞台”、と位置づけて取り組んでいるのです。

弊社は輸出の比率が高く、海外とのコミュニケーションも日常的に行われていますが、会議をもっと効率的にしたいという声は以前から出ていました。そこで、どのようなものが適しているかを検討していく中で、シスコが浮上してきたのです。シスコとは、移転前からビジネス パートナーとして連携を強めていましたので、互いの信頼関係の下、とても積極的なご提案をいただけました。」

プロセス1
ビデオ会議専用スペースの設置でタイムリーな運用を可能に
洗練されたデザインの端末も「魅せる」オフィスに貢献


それまでも同社は海外拠点やビジネス パートナーなどとビデオ会議を行っていたが、現場では次のような課題が挙がっていた。

  • 設備が会議室にあり、会議室が使用中だとビデオ会議ができない
  • 会議室は予約が必要で、タイムリーな開催は困難
  • 設備のセットアップなどに時間がかかり、使いにくい

それゆえ利用頻度も高くなく、拠点間のコミュニケーションにも影響があったという。

今回の移転では、会議室の数自体は増えてはいないものの、ビデオ会議専用の小規模なスペースを新たに設置。利用したいときにすぐ使える環境を整えることで、コミュニケーションの活性化に貢献している。ビデオ会議端末はデスクトップ型の Cisco TelePresence EX60 が採用されたが、これは一体型でデザインが洗練されていることも大きな理由だったと、販売本部 ICTサービス事業統括部 サービス事業推進部長の杉江幸治氏は話す。

「EX60 は役員の席にも設置しており、居ながらにして高画質のビデオ会議が行えます。以前は会議室を予約するところから大変でしたが、新オフィスでは執務スペースやビデオ会議専用スペースを活用し、会議室の使い方そのものを変えて、コミュニケーションの頻度をより高められるよう配慮しました。端末の台数も増やし、運用と数の相乗効果でビデオ会議の利用回数は大きく伸びています。拠点間のコミュニケーション密度も上がり、社員からも好評です。」

会議室に設置していたビデオ会議システムは、大画面型の Cisco TelePresence MX シリーズに刷新。タッチパネル型の操作端末で使い勝手が大幅に向上したほか、画質や音質、会議相手とのつながりやすさなども改善された。こちらも背面やケーブリングなど含め洗練された外観で、「魅せる」を目指した新オフィスに沿ったものとなっている。

プロセス2
新たな出会い、知的生産性向上を促すオルタナティブ アドレス化
その基盤となる無線 LAN などもシスコ ソリューションで構築


ワークスタイル改革の目玉ともいえるオルタナティブ アドレス化は、部署を問わず、そのときの仕事や状況に合った席に座るというスタイルを徹底している。社員は外線/内線通話兼用の携帯電話を持ち、固定電話も原則廃止となった。部門代表など必要なところは、固定 IP フォンを都度つなぐ(帰社時はキャビネットへ片付ける)という運用で、ケーブルをつなぐだけですぐ使えるシスコの IP フォンの利点を活かしている。PC もノート型に切り替えられ、無線LANの整備と相まって、社内のどこにいてもスムーズに業務が行える環境を実現。無線 LAN や電話システムの構築にもシスコが全面的に携わっており、生産性の向上を支える高い利便性と安定性を確保した。

法務総務部長の愛宕和美氏は、当初は反対の声もあったと明かす。

「なぜフリーにするのか? すべてフリーにして大丈夫か? といった声は当然ありました。部門長とのヒアリングでも、その狙いを納得させるのは大変でしたね。自社のビジネス展開を行う上で、自らの働き方を変えて実践しなければ説得力がありませんから、とにかくやってみようと踏み切りました。オフィス移転のおかげで、踏み切れたところもあったと思います。
移転を機に、袖机(キャビネット)の廃止も行っています。それまで積み上げていた書類を整理し、不要なものは捨てて、社内のペーパーストックもかなり削減されました。このあたりは、弊社の得意とする複合機を活用したペーパー削減やビジネス文書の電子化といった取り組みの効果が現れていると言えるでしょう。

すべての部署でのオルタナティブ アドレス化はチャレンジでしたが、改めて、やればできる、と実感しています。最初は猛反対していた人も、今はこちらのほうがよいと評価してくれています。」

新たな出会い、知的生産性向上を促すオルタナティブ アドレス化
その基盤となる無線 LAN などもシスコ ソリューションで構築

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導入効果〜
今後の展開
社員の意識は確実に変化し、コミュニケーションの機会も増加
コラボレーションの効果をより高いレベルで実現することが目標


新オフィスに対する社内の評価は非常に高い。同社は移転前から定期的に社員の満足度調査を行っており、その結果にも大きな変化が表れている。コミュニケーションの活性化を促すツールの整備だけでなく、デスクの配置や動線の設計などファシリティの工夫も効果を上げ、部署の垣根を越えたコミュニケーションも目立つようになってきたとのこと。

課題の 1 つだった会議の運用や設備面の改善について、愛宕氏は次のように話す。

「ビデオ会議は遠距離とのコミュニケーション促進というメリットが強調されがちですが、国内にある拠点との会議にも非常に役立ちます。中距離の移動には意外と時間やコストがかかるので、それらが大幅に減るのはとてもありがたいですね。」

続けて、杉江氏は実際の運用を経て、新たな課題も見えてきたと話す。

「ビジネス コミュニケーションは、部門、拠点、企業などさまざまなシーンがあります。新しいオフィスではこれらの垣根を取り払い、よりスムーズな連携ができる環境を整えられたと実感しています。

一方で、シスコのソリューションが持つ機能を十分活用できていないところもあります。どのような新しい成果を生み出せているのか? 我々が目指すコラボレーションが実現できているか? という点では、まだまだ発展の余地があるでしょう。ここで新しい価値を見出せれば、ビジネスの新たな提案に結び付けられると思っています。」

新オフィスには、2013 年 3 月末までに 400 社以上、約 1,100 人の顧客が訪れており、同社が実践している新しいワークスタイルやソリューション活用の在り方を体験しているという。持田氏は、そうした動静も踏まえながら、今後も継続して取り組みを続けていきたいと話す。また、シスコとのパートナーシップにも期待を寄せる。

「移転に際して社内の MFP を3 分の 1 に集約し、プリントアウトの最適化も進めています。完全ペーパーレスにするということではなく、オフィス内の機器をいかに効率的に使うか、という点を主眼にしています。新たな解決策やワークフローを自分たちで実践し、それをお客様にも体験していただくことができれば、MFP 関連の改善提案に留まらない新たなビジネス チャンスが生まれます。」

そして持田氏は次のように続ける。「オフィス内の機器やドキュメントに関するソリューションで、我々が培ってきたノウハウは数多くあります。そこにシスコのソリューションを取り入れることで、コミュニケーションやコラボレーション面での広がりを持たせることができると思っています。信頼関係を醸成してきたビジネス パートナーとして、互いにフィードバックを重ねながら親和性を高め、お客様への提案やアプローチにつなげていきたいですね。」

コニカミノルタ株式会社

コニカミノルタ株式会社
本社所在地
東京都千代田区丸の内 2-7-2 JPタワー
設立
1936 年(昭和 11 年)12 月 22 日
資本金
375 億 1,900 万円(2013 年 3 月 31 日現在)
従業員数
単体 6,624 名(2013 年 3 月 31 日時点)
連結 41,844 名(2013 年 3 月 31 日時点)

コニカミノルタ グループは、世界 41 カ国に拠点を置き、150 カ国でのセールス/サービス体制で事業を展開。複合機(MFP)を核としたオフィス ソリューション ビジネスや、商業印刷や企業内印刷で展開するデジタル印刷システム、産業用インクジェットなど、情報機器事業を中心としている。また、液晶ディスプレイに使用される TAC フィルムや産業用計測機器などの産業用材料/機器事業、画像診断システムなどのヘルスケア事業も手がけ、世界中に質の高いサービスとソリューションを提供している。

導入ソリューション

コミュニケーション基盤
  • Cisco Unified Communications Manager
  • Cisco Unified IP Phone シリーズ
  • Cisco TelePresence EX60
  • Cisco TelePresence MX シリーズ
ネットワーク基盤
  • Cisco WLC 5500 シリーズ
    • ワイヤレス コントローラ
  • Cisco Aironet シリーズ
    • 無線 LAN アクセス ポイント

導入前の課題、検討事案

  • ビジネス環境の変化に伴い、新しいワークスタイルの変革と実践が求められ、オフィスの在り方を見直す必要があった。
  • 会議室が使用中だとビデオ会議が行えないなど、拠点間や海外とのコミュニケーションがタイムリーに実施できなかった。

導入効果

  • 無線 LAN の整備、IP フォンの利点を活かした運用など、オフィスにおける生産性の向上を支えるネットワーク基盤、コミュニケーション基盤を整えた。
  • ビデオ会議専用ブースにCisco TelePresence EX60 を設置。必要なときにすぐにコミュニケーションが図れる環境を整えた。
  • Cisco TelePresence シリーズの採用により、直感的に操作できるタッチパネルで操作性が大幅に向上。画質、音質の改善も図られ、コミュニケーションの質と頻度が共に向上した。
マーケティング統括部長
持田 啓介  様

マーケティング統括部長
持田 啓介 様

販売本部
ICTサービス事業統括部
サービス事業推進部長
杉江 幸治  様

販売本部
ICTサービス事業統括部
サービス事業推進部長
杉江 幸治 様

法務総務部長
愛宕 和美  様

法務総務部長
愛宕 和美 様