組織におけるコラボレーションの普及
Web 2.0 コラボレーションには 3 つの開発フェーズがあります。ここでは各フェーズを識別し、それに応じたプランニングについて説明します。
写真
イラスト：マイケル・S・ウェルツ
Features Story
コラボレーションの問題（シリーズ第 1 回）
組織におけるコラボレーションの促進（シリーズ第 2 回）
シスコ、コラボレーションを促進する新世代のリーダーを育成（シリーズ第 4 回）
関連情報
2009年11月30日、チャールズ・ウォルトナー
コラボレーションを成功させるには、組織の戦略部、営業部長、一般従業員の多種多様なアイデアと行動が必要になります。さらに、新しい習慣を作り上げる、新しいテクノロジーを展開する、そして新しいプロシージャを生み出すことが求められます。シスコ コラボレーション フレームワークには、これらの変化を実現するためのガイダンスが記載されています。
長期のスパンでコラボレーションを実現するには、ロードマップがあると便利です。シスコはこれを念頭に、Web 2.0 テクノロジーを使用して新たなコラボレーション機能を開発するうえですべての組織が直面するフェーズを、3 つ（調査フェーズ、実行フェーズ、変革フェーズ）に識別しました（詳細については、こちらを参照してください）。
シスコ コラボレーション フレームワークの最も重要な目的は、組織がコラボレーションの「溝」を超えて、特定の調査フェーズから戦略的な実行フェーズに飛躍を遂げ、コラボレーションを通じて長期にわたり大きな利益が得られるようにするためのサポートを提供することにあります。最後の変革フェーズに到達することが最終目標であり、このフェーズにおいて、コラボレーションは組織のビジネス モデルを根本から変えて経営の可能性を拡げるために役立ちます。
コラボレーション ロードマップの作成
「新しいコラボレーションの作成に必要な人材、プロセス、テクノロジーを開発するため、組織はコラボレーションの取り組みとビジネス目標を慎重にすり合わせることが必要です」と、フランシス・ジョアネット氏（SBT Advisors のマネジメント コンサルタント：シスコのコラボレーション フレームワークの開発をサポート）は述べています。
「3 年のスパンでコラボレーションの取り組みに関する明確なビジョンを設け、その戦略に対して 1、2 年のはっきりとしたプランを立てる必要があります。これにより、業務と管理の新しいプロセスを確立するためのイニシアチブを識別し、優先順位を付けて整理することができます」と続けています。
「ただし、コラボレーションを促進する戦略的な取り組みの中で『溝』を越えようとする前に、組織はまず、現状を評価する必要があります。規模の大きな組織では、各部門内のコラボレーションに対する取り組みに大きな隔たりがあり、それが問題を複雑にしている傾向があります。しかし、評価を慎重に行えば、組織はコラボレーションの 3 つのフェーズを進める中で何が必要かを詳細に理解することができます」とジョアネット氏は言います。
「コラボレーションの準備環境を評価するために組織ができることとして、従業員のコラボレーションに対する意識を調査することがあります。これにより、効果的なコラボレーションを実現するために足りない要素を把握できます」
また同氏は、物理的なコラボレーション環境の調査も必要であることを指摘しています。たとえば、すでに取り入れているテクノロジーは何か。ネットワークの帯域幅はどのくらいか。従業員やパートナー、その他の関係者が使用できるツールは何か。これらの問いかけやインフラストラクチャに関する質問に対する答えが、すぐに導入できる新しいコラボレーション アクティビティや今後のインフラストラクチャへの投資に対する実質的な物差しとして役立ちます。
コラボレーション ゾーンの識別
「組織がビジネス目標を達成するためにコラボレーションを最大限に活用する方法を評価するには、コラボレーションのインパクト ゾーンを識別することが必要です」と、シスコ コラボレーション フレームワークの主著者であるブレンダン・ハインズ氏は述べています。
「インパクト ゾーンは、シスコ コラボレーション フレームワークを構成する要素です。コラボレーション ゾーンとは、従業員、パートナー、カスタマーから成る組織のエコシステムにおいて、対話、情報、専門技術が交差する最も密度の高いゾーンです」
「インパクト ゾーンを評価するには、利用可能性、向上性、開放性、スピードという対話の 4 つの要素を考慮する必要があります。これらの要因によって、特定のアクティビティにおけるコラボレーションの範囲と、組織が改善する必要のある領域が定義されます」とハインズ氏は言います。
コラボレーション ゾーンでは、いかに暗黙知を利用しやすくするかということが焦点となります。知識の共有に必要な連絡手段や信頼関係を築くことは、Web 2.0 テクノロジーを通じて組織のコラボレーションを根本的に変えられる部分ではあります。
しかし、従業員、パートナー、またはカスタマーの中で暗黙知の存在を識別するだけでは不十分であるとハインズ氏は指摘しています。重要なことは、どの暗黙知の共有が業務改善に最も必要であるかを組織が判断しなければならないということです。上記で説明したコラボレーションのインパクト ゾーンは、製品品質やカスタマー サービスの向上、生産コストの削減、または新しい市場への効率的な参入を実現することで、組織に最大限の投資利益をもたらします。
コミュニケーションに不可欠な要素
「コラボレーションの拡大を求める組織のためのロードマップを作成するには適正な評価が重要になります。それと同時に、目標に向かって組織が一丸となることが大事になります」と、シスコのコーポレート コミュニケーション担当シニア バイス プレジデントのブレア・クリスティは述べています。さらにクリスティは、従業員に限らず、その人の習慣を変えることは非常に難しいということも指摘しています。
「シスコはテクノロジーの構築に情熱を注いでいます。しかし、テクノロジーを『採用』することのほうが『展開』することよりもずっと難しいのです。また、シスコには 60,000 名を超える従業員がいます。数が多ければ多いほど、管理は難しくなります」
クリスティは、組織におけるコラボレーションを大幅に変えるには、総合的で一貫した教育と意識改革活動が必要であると主張しています。経営者は、従業員に変化を促すと同時にその方法を示すことも必要になるのです。
たとえば、クリスティのグループでは 2006 年にグループ内で Web サイトを立ち上げ、それを当時普及し始めていた新しいコラボレーション テクノロジーに関する従業員教育に役立てました。「このサイトで従業員はツールの使用方法に関する知識を共有することもでき、ベスト プラクティスを広く普及させることができました」とクリスティは語っています。
また、彼女のコーポレート コミュニケーション グループはシスコの情報テクノロジー チームと密接に連携し、新たなコラボレーション ツールを導入しているという内容の「告知」を大々的に行いました。これは他の多くの企業が取り入れていない画期的なアプローチでした。
新しいツールの利用を促したり、企業のプロセスやポリシーの変更を周知したりすることで、まさに企業が製品やサービスをカスタマーに販売するときと同じように、シスコの従業員の理解、同意、採用を実現したのです。
「成功の鍵は、コミュニケーションにあります」とクリスティは語っています。
チャールズ・ウォルトナー：カリフォルニア州ピードモント在住のフリー ライター
シスコシステムズ合同会社について
シスコシステムズ合同会社は、米国シスコ（NASDAQ:CSCO）の日本法人です。シスコは、ビジネスの基盤となるインテリジェントなネットワーキングソリューションから、音声、映像、データ、ストレージ、セキュリティ、エンターテイメントをはじめとする新しい分野、そして、人々の仕事や生活、娯楽、学習のあり方を一変させることのできるネットワーク プラットフォームの提案を目指しています。
シスコの会社概要・詳細は以下のWebサイトでご参照頂けます。
<http://www.cisco.com/jp>
# # #
*Cisco、Cisco Systems、およびCisco Systemsロゴは、Cisco Systems, Inc.またはその関連会社の米国およびその他の一定の国における登録商標または商標です。本書類またはウェブサイトに掲載されているその他の商標はそれぞれの権利者の財産です。「パートナー」または「partner」という用語の使用はCisco と他社との間のパートナーシップ関係を意味するものではありません。（0905R）
