Voce e conferenza

Tutto quello che c'č da sapere su voce e conferenza

Tutto quello che c'è da sapere su voce e conferenza

Voce e conferenza: cosa sono
L'uso di voce e conferenza da parte delle aziende
Come iniziare a utilizzare voce e conferenza
Le 5 domande fondamentali da fare al partner

Voce e conferenza: cosa sono

Combinando i sistemi voce e dati della tua azienda sarà più facile stare in contatto e condividere le informazioni. Unificando la rete telefonica e la rete informatica, i membri del tuo team potranno essere sempre reperibili, ovunque si trovino, e i clienti acquisiti e potenziali potranno essere rapidamente indirizzati alle risorse migliori.

Man mano che la tua azienda cresce, potrai utilizzare la tecnologia di comunicazione basata su IP per aggiungere nuovi dipendenti, uffici remoti e telelavoratori con il minimo di sforzo e di spesa. In ogni fase del suo lavoro, il team potrà disporre degli strumenti di comunicazione di cui ha bisogno per contribuire al successo della tua azienda.

Tutto insieme appassionatamente

Per capire il significato di "comunicazioni unificate", dovete innanzitutto pensare a tutti gli strumenti attualmente utilizzati dall'azienda: telefoni fissi, telefoni portatili, fax, Internet, voicemail e altro ancora. Poi, dovari considerare tutte le applicazioni di produttività: calendari, client per riunioni e conferenze, posta elettronica e messaggistica. A questo punto, immagina di poter lavorare con tutti questi strumenti non più in modo distinto, ma nell'ambito di un'unica soluzione che ti permette di:

  • Tenere riunioni da sedi remote utilizzando tecnologie audio, video o Web
  • Evitare che i membri del team perdano tempo a darsi la caccia sapendo sempre dove sono e se sono disponibili
  • Accedere alle tecnologie chiave tramite dispositivi wireless
  • Connettere i clienti alla persona giusta, al momento giusto
  • Mettere i dipendenti in condizione di lavorare da qualsiasi posto in cui sia presente una connessione Internet
  • Aggiungere e integrare facilmente i nuovi dipendenti, risparmiando tempo e denaro
  • Proteggere l'azienda da hacker, virus e altre minacce per la sicurezza

Ecco come ogni componente di un sistema di comunicazioni unificate con voce e conferenza interagisce con gli altri per realizzare tutto questo.

Telefonia IP
Servizio telefonico - inclusi segnali di linea, trasferimento, messa in attesa, conferenza telefonica e altre funzioni standard - connesso alla rete dati. Un dipendente può trasferire le chiamate a chiunque in azienda, indipendentemente da dove si trova, e un dipendente remoto può accedere a tutti i servizi telefonici tramite una connessione VPN sicura all'ufficio.

Software
Il software per voce e conferenza permette ai dipendenti, tra le altre cose, di effettuare le conference-call per le riunioni, condividere le presentazioni, vedersi durante una videoconferenza e comunicare con la messaggistica istantanea. E tutto utilizzando un unico front-end di facile uso.

Soluzioni per la presenza
Mai più tempo perso a cercare di contattare qualcuno che non è in ufficio. Le applicazioni per la "presenza" (che forniscono lo stato in tempo reale di chi è disponibile online) permettono di controllare in tempo reale la disponibilità, la posizione e le informazioni di contatto di un collaboratore.

Messaggistica unificata
Immagina di poter ricevere posta elettronica, messaggi vocali e fax direttamente nella tua Posta in arrivo. Con la messaggistica unificata è possibile. In più, potrai essere sempre connesso agli strumenti che utilizzi ogni giorno.

Conferenza multimediale
Le soluzioni per conferenza permettono a team e lavoratori remoti di partecipare a conferenze con funzioni voce, video o Web o una combinazione di tutte tre. Con la conferenza multimediale, i partecipanti possono accedere facilmente alle riunioni e collaborare meglio.

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L'uso di voce e conferenza da parte delle aziende

Gli strumenti per voce e conferenza migliorano le comunicazioni e ti aiutano a migliorare il servizio clienti, a rendere produttivi i dipendenti anche quando sono in viaggio e a offrire ai tuoi partner l'accesso alla supply-chain.

Ecco alcuni dei vantaggi che le soluzioni per voce, conferenza e comunicazioni unificate offrono alle aziende:

Contatto per i clienti

  • Accesso facile e immediato alla vostra azienda per i tuoi clienti
  • Informazioni sui clienti di tipo popup, che si visualizzano automaticamente sullo schermo dei dipendenti quando i clienti chiamano

La tecnologia contact-center, una componente della soluzione di comunicazioni unificate, permette all'azienda di offrire una varietà di opzioni di contatto: telefono, fax, posta elettronica e chat. Tutte queste opzioni sono unificate per far sì che il tuo team possa offrire un servizio più veloce e più mirato.

Mobilità

  • Accesso all'ufficio da siti remoti, sia per voce e video che per dati
  • Vasta gamma di opzioni per le conferenze in remoto
  • Maggiore raggiungibilità e capacità di risposta dei lavoratori mobili

I dipendenti non lavorano più solo dalla loro scrivania, ma anche dall'aeroporto, da casa o da un'altra area della vostra azienda. I lavoratori possono consolidare tutte le loro chiamate in entrata (sui loro telefoni portatili, sul telefono dell'home office oppure su qualsiasi dispositivo per telelavoro temporaneo) in un unico numero d'ufficio e riceverle in qualsiasi posto lavorino.

Collaborazione

  • Facile accesso agli strumenti di collaborazione
  • Calendario e messaggistica per una migliore coordinazione

Le soluzioni per voce, conferenza e comunicazioni unificate consentono l'accesso agli strumenti di collaborazione necessari per conferenze voce e Web, video, voicemail e altro tramite un'unica interfaccia di facile uso, disponibile su una vasta gamma di dispositivi wireless e cablati.

Riduzione dei costi, aumento della produttività

  • I sistemi telefonici IP aiutano a risparmiare sulle tariffe
  • Una rete voce e dati combinata semplifica l'installazione e la gestione
  • La messaggistica unificata riduce la quantità di tempo da dedicare alla gestione dei messaggi
  • La conferenza voce e Web aumenta la produttività e riduce i costi dei viaggi

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Come iniziare a utilizzare voce e conferenza

Sei pronto a iniziare? Ecco l'elenco delle considerazioni da fare:

Lo stato della tua attuale rete
Di norma, le reti più nuove offrono una base migliore per voce e conferenza. All'inizio del processo, è necessario valutare quanto segue:

  • Età - se la rete è vecchia più di cinque anni, è possibile che debba essere rinnovata.
  • Input del rivenditore - il rivenditore può eseguire una valutazione per determinare la capacità e lo stato di preparazione della rete.

Il sistema telefonico
Se hai deciso di passare a un sistema telefonico IP, cosa ne farai del tuo attuale sistema di comunicazione vocale? Il tuo centralino non deve essere necessariamente eliminato, ma può essere migrato a una rete unificata. In questo modo, l'azienda potrà passare al nuovo sistema telefonico IP con più calma, in base alle sue esigenze.

Il buy-in per i dipendenti
Per ottenere un buon rendimento dell'investimento, il sistema scelto dovrà essere un sistema che i dipendenti potranno davvero utilizzare. I dipendenti devono avere ben chiaro quanto segue:

  • Il motivo di questo cambiamento - i dipendenti saranno motivati a utilizzare il nuovo sistema e si adatteranno meglio se capiranno quanto questo sistema è importante per loro e per l'azienda.
  • Cosa devono fare - le persone si sentono più coinvolte nei cambiamenti a cui possono partecipare. Indica ai dipendenti il modo in cui devono lavorare o condividere le informazioni durante il periodo di transizione o alla fine di questo.
  • Quali saranno i vantaggi per loro - il pay-off di voce e conferenza sarà notevole. Ribadisci spesso questo vantaggio ai dipendenti in modo da fargli apprezzare il cambiamento.

Formazione
Per i dipendenti, voce e conferenza costituiscono nuovi e più efficaci modi di condividere le informazioni ed essere sempre in contatto. La formazione aiuterà a passare in modo semplice e rapido a una maggiore produttività, a comunicazioni migliorate e a un notevole risparmio di tempo. La formazione è consigliata per garantire che questi strumenti siano sfruttati appieno e i dipendenti possano ottenere il massimo pay-off dal tuo investimento. Concorda con il rivenditore il momento migliore per la formazione e il modo per comunicare meglio i vantaggi che offre al tuo team.

Sicurezza
La tua azienda deve proteggere tutte le sue risorse, si tratti di infrastruttura, informazioni o applicazioni. Un buon piano di sicurezza garantisce la messa in atto di questa copertura contro minacce attuali e future.

  • Hai bisogno di livelli di accesso diversi per i diversi membri del team?
  • Sarai in grado di controllare chi ha accesso a reti e informazioni da qualsiasi tipo di dispositivo?
  • In che modo il sistema proteggerà le comunicazioni aziendali e limiterà l'accesso non autorizzato alle informazioni aziendali?
  • La tua soluzione è in grado di offrire protezione a breve e a lungo termine?

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Le 5 domande fondamentali da fare al partner su questa soluzione

Ecco le cinque domande chiave da fare ai partner potenziali che offrono soluzioni per le PMI:

  1. Sei specializzato nella collaborazione con le PMI? Cisco dispone di una rete di partner certificati, specializzati nella proposta di soluzioni tecnologiche e assistenza alle PMI. Molti di questi partner sono proprio PMI in grado di capire perfettamente le sfide aziendali che potresti trovarti ad affrontare e gli obiettivi che desideri raggiungere. I partner certificati Cisco possono vantare qualifiche in tecnologie particolari. Grazie a loro potrai disporre della formazione, dell'assistenza e i dei servizi necessari per progettare, implementare e ottimizzare le soluzioni di networking più adatte alla tua azienda. I nostri partner sono aggiornati sulle ultime modifiche a software e hardware e sui prodotti e soluzioni Cisco in arrivo.
  2. Che tipo di servizi e assistenza post-vendita offre? Rivolgi al partner domande dettagliate sull'assistenza che ti offrirà dopo la vendita. Ad esempio: offre assistenza in casi di emergenza o fuori dall'orario di ufficio? Se sì, quali sono gli orari in cui è disponibile questo tipo di assistenza? I livelli di assistenza specifici dovrebbero essere indicati in dettaglio in un contratto di servizio o SLA. Tieni presente che molti partner Cisco offrono un servizio di assistenza tecnica pluripremiato che offre accesso continuo agli engineer Cisco e a una vastissima gamma di risorse tecniche.
  3. In che modo la nuova soluzione si integrerà con l'attuale ambiente IT? Un partner Cisco può discutere con te delle tue sigenze aziendali e valutare i tuoi attuali sistemi e infrastruttura di rete. A questo punto, può presentare le opzioni di soluzione in grado di soddisfare le tue esigenze del momento, crescere con la tua zienda ed essere in linea con le tue esigenze di budget.
  4. In che modo la soluzione potrà aiutarmi a risparmiare e controllare i costi? La manutenzione e l'assistenza di una soluzione Cisco end-to-end sono più facili di quelle di una soluzione multi-vendor. Se poi devi pensare al budget per i miglioramenti della rete, tieni sempre presente il costo relativo a ogni prodotto software non incluso negli acquisiti hardware, la manutenzione, la formazione, l'assistenza, l'impiego di altro personale e altri fattori. Secondo una stima della società di ricerca Gartner, questi costi indiretti costituiscono il 60% della spesa tecnologica totale di un'azienda. Ecco perché, con la collaborazione di un partner Cisco, potrai ottenere il massimo risultato possibile in termini di costo totale di proprietà.
  5. Quali sono le attività preliminari di cui dobbiamo occuparci? Prima dell'installazione, chiedi al partner di quali informazioni ha bisogno su rete, utenti, procedure aziendali e requisiti di sicurezza per rendere l'aggiornamento della rete il più agevole possibile. Chiedi anche quali sono le negligenze o i problemi comuni a cui le aziende come la tua vanno incontro quando aggiornano le loro rete e come prepararsi ad affrontarle.

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