Come creare una modalità di comunicazione accurata, efficace, affidabile

Il mondo in cui viviamo presenta aspetti contraddittori: la tecnologia ci permette di espandere le attività di business a livello internazionale, ma questo aumenta le difficoltà e i costi legati agli spostamenti umani. Sedi differenti richiedono una costante e tempestiva collaborazione tra colleghi, partner e clienti, e diminuisce la produttività di chi è costretto ad essere continuamente in viaggio. Ciò è inevitabile, perchè la qualità delle relazioni con gli altri (fornitori, società collegate, aziende con cui si collabora e consulenti, per fare alcuni esempi) è assolutamente fondamentale.

I vantaggi della telepresenza
Cisco TelePresence nasce proprio per permettere interazioni umane senza alcuno spostamento. Permette una comunicazione ed una collaborazione tra due persone o tra gruppi più estesi in tempo reale, attraverso la rete, mantenendo elevatissima la qualità dell'incontro.

Ecco alcuni esempi di utilizzo di Cisco TelePresence:

• Management: riunioni tra dirigenti
• Risorse Umane: colloqui di lavoro
• Customer Service: risoluzione di problematiche complesse e consulenza da parte di esperti in sedi lontane
• Vendite: presentazioni e demo di prodotti e servizi
• Progettazione: collaborazione tra team distribuiti in varie sedi e coinvolgimento di esperti situati in altri paesi
• Consulenza: interazione tra fornitori e clienti

A livello individuale, la telepresenza assicura vantaggi decisivi sia nella sfera professionale, sia in quella personale: migliora la qualità del lavoro e la qualità della vita.

In breve:

• diminuiscono i viaggi
• migliorano i rapporti con colleghi, partner e clienti che si trovano in sedi distanti
• migliora la comunicazione interna e quella verso aziende con cui si collabora

Perchè la telepresenza è un concetto nuovo
sistemi video tradizionali rimangono spesso inutilizzati nelle sale riunioni aziendali, per vari motivi, non da ultimo la loro scarsa qualità ed affidabilità e la difficoltà d'uso. La pianificazione delle riunioni secondo i metodi tradizionali richiede spesso la combinazione di e-mail, corrispondenza e telefonate. A cui seguono non di rado problematiche tecniche per attivare la videochiamata o la necessità di continui aggiustamenti della configurazione durante la riunione.

Cisco TelePresence appartiene invece ad una nuova categoria di applicazioni collaborative che offre numerosi e significativi vantaggi.

• L'integrazione con il groupware aziendale (ad esempio, Microsoft Outlook) permette agli utenti di pianificare i meeting con la stessa semplicità con cui invierebbero un messaggio di posta elettronica.
• Il collegamento alle riunioni con Cisco TelePresence semplicemente premendo un pulsante del telefono IP Cisco, senza dover usare telecomandi proprietari. Il telefono della sala riunioni comprende infatti un display su cui viene visualizzato il nome della riunione a partire dall’ora e dal minuto in cui era stata pianificata. Per attivare la chiamata gli utenti devono semplicemente selezionare il nome della riunione dal display. Analogamente, le telecamere vengono posizionate in anticipo per garantire una copertura ottimale dell'intera sala e non devono essere regolate durante la riunione.
• L'elevata affidabilità della rete e qualità del sistema permette di utilizzare la soluzione Cisco TelePresence anche per riunioni con altre aziende, per esempio clienti importanti e prestigiosi.

Il risultato: le riunioni iniziano puntuali e proseguono senza intoppi e difficoltà audio-visive. L'esperienza visiva e uditiva è tale che le sfumature comunicazionali (gestuali, mimiche, espressive) sono analoghe a quelle degli incontri di persona, e rispetto alla videoconferenza tradizionale si evitano gli errori di interpretazione e la confusione delle videochiamate vecchio stile. In breve, con Cisco TelePresence è possibile concentrarsi sui contenuti della riunione e sulle relazioni, invece che sugli aspetti tecnologici del mezzo che la rende possibile.

Dove, come, quando
Cisco TelePresence trasporterà virtualmente migliaia di persone nei prossimi anni, portandole in altri ambienti, non solo aziendali, senza spostarle fisicamente. Un obiettivo impossibile con le tecnologie video tradizionali. Per le aziende alla costante ricerca di fattori di competitività, la telepresenza rappresenta un'occasione unica, dato ciò che è possibile ottenere in termini di incremento della produttività, miglioramento dei processi organizzativi, riduzione dei costi.