A beszédátvitel és a konferenciabeszélgetés fogalma
A beszédátvitel és a konferenciabeszélgetés használatának módja a vállalatokban
Ismerkedés a beszédátvitellel és a konferenciabeszélgetéssel
Az 5 legfontosabb kérdés, amelyet fel kell tennie partnerének

A beszédátvitel és a konferenciabeszélgetés fogalma

A vállalat beszéd- és adatátviteli rendszereinek egyesítésével könnyebbé válik a kapcsolattartás és az információk megosztása. A vállalat telefonos és számítógépes hálózatának egyesítésével a munkacsoport tagjai tartózkodási helytől függetlenül könnyen el tudják érni egymást, a lehetséges üzletfelek pedig gyorsan a legmegfelelőbb erőforrásokhoz irányíthatók.

A vállalat növekedésével az internetprotokollt (IP) használó kommunikációs technológiának köszönhetően minimális erőfeszítéssel és kiadással adhat hozzá új alkalmazottakat, új irodákat és távmunkásokat. A munkacsoport tagjai minden fázisban rendelkeznek a vállalat sikeres működéséhez szükséges kommunikációs eszközökkel.

Egyesítés, egységesítés

Az egységes kommunikáció lényegét segít megérteni, ha számba veszi, hogy milyen eszközöket használ jelenleg vállalata: irodai telefonokat, mobiltelefonokat, faxkészülékeket, internetet, hangpostát és feltehetően más eszközöket is. Majd vegye sorra a termelékenység javítását célzó alkalmazásokat, ezek: a naptárak, a konferenciák, az ügyfelekkel való találkozók, az e-mail üzenetek és az üzenetkezelés. Az egységesítés hatására ezek a rendszerek nem különálló eszközökként működnek, hanem egyetlen olyan megoldásként, amelyben egyszerű lehetősége nyílik az alábbiakra:

• Távoli helyeken tartózkodó résztvevőkkel való találkozók tartása beszéd-, video- és webes technológiák felhasználásával.
• Lehetőség arra, hogy a munkacsoport tagjai kapásból elérhessék, és ne kelljen többé sikertelenül visszahívogatniuk egymást.
• A kulcsfontosságú technológiákhoz való hozzáférés vezeték nélküli készülékeken keresztül.
• A megfelelő időben összekapcsolhatja az ügyfeleket a megfelelő személlyel.
• Lehetővé teheti alkalmazottai számára, hogy tetszőleges helyen végezhessék munkájukat.
• Könnyen hozzáadhatja és integrálhatja az új alkalmazottakat, ezzel pedig időt és pénzt takaríthat meg.
• Megvédheti vállalatát a számítógépes kalózok, vírusok és az egyéb biztonsági veszélyek ellen.

Az alábbiakban olvashatja, hogyan képesek egy beszédátvitelt és a konferenciabeszélgetést lehetővé tévő egységes kommunikációs rendszer egyes elemei mindezeket megvalósítani.

IP-telefónia
Az adathálózaton keresztül csatlakoztatott – tárcsahangos vezérlést, átadást, tartást, konferenciabeszélgetést és egyéb szabványos funkciókat is magában foglaló – telefonszolgáltatás. Az alkalmazottak a vállalat tetszőleges helyen tartózkodó munkatársának át tudják adni a hívást, a távol lévő alkalmazottak pedig az összes telefonos szolgáltatáshoz hozzá tudnak férni az irodával létesített biztonságos virtuális magánhálózaton (VPN) keresztül.

Szoftver
A beszédátvitelhez és a konferenciabeszélgetéshez való szoftverekkel az alkalmazottak egyebek mellett könnyen létesíthetnek konferenciahívást a találkozókhoz, megoszthatják egymással a bemutatókat, a videokonferencia révén láthatják is egymást és azonnali üzeneteket válthatnak egymással. Mindez egyetlen, könnyen használható felületen megvalósítható.

Jelenléti állapotot ellenőrző megoldások
Többé nem kell hiábavaló időt fecsérelni olyan munkatársak hívására, akik éppen nem elérhetők. „Jelenléti" alkalmazások (amelyek valós időben mutatják azt, hogy ki elérhető online) segítségével ellenőrizheti a munkatárs elérhetőségét, helyét és elérhetőségi információit, valós időben.

Egységes üzenetkezelés
Képzelje el, hogy hozzáférhet e-mail üzeneteihez, hangos üzeneteihez és faxaihoz közvetlenül a bejövő e-mail üzenetek között. Az egységes üzenetkezelés ezt lehetővé teszi, ennek köszönhetően egyszerűen csatlakozhat a mindennap használt eszközökhöz.

Sokfunkciós médiakonferencia-beszélgetés
A konferenciabeszélgetés-megoldásoknak köszönhetően a távollévő munkatársak és csoportok értekezleteket tarthatnak hang- és videoalkalmazások, a web vagy e három kombinációjának segítségével. A sokfunkciós médiakonferencia-beszélgetés olyan értekezleteket tesz lehetővé, amelyben mindenki egyszerűen részt vehet és együttműködhet.

Vissza az elejére

A beszédátvitel és a konferenciabeszélgetés használatának módja a vállalatokban

A beszédátviteli és konferenciabeszélgetési eszközök javítják a kommunikációt, hogy jobb ügyfélszolgálati tevékenységet nyújthasson, hogy alkalmazottai útközben is dolgozhassanak, és partnereinek hozzáférést adhasson beszerzési láncához.

Íme néhány mód, amint a vállalkozások hasznot húzhatnak a beszédátviteli, konferenciabeszélgetési, valamint az egységes kommunikációs megoldásokból.

Ügyfélkapcsolat

• Adjon ügyfeleinek egyszerű és azonnali hozzáférést üzleti vállalkozásához.
• Jelenítse meg az ügyfél adatait a képernyőn, amint az ügyfél telefonál.

Az ügyfélkapcsolati központ technológiával az egységes kommunikációs megoldás részeként a vállalat többféle elérhetőségi módozatot kínálhat: telefonon, faxon, e-mailen vagy akár „kattintással történő csevegés" (click-to-chat) útján. A megoldás valamennyit egy csoportba fűzi, hogy támogatási csoportja gyorsabb és célzottabb szolgáltatást nyújthasson.

Mobilitás

• Tegye lehetővé az irodai hozzáférést távoli helyszínekről, legyen szó hang-, video- vagy adatátvitelről.
• Biztosítsa a sokfunkciós telekonferencia-beszélgetés lehetőségét
• Javítsa az úton lévő munkatársak elérhetőségét és válaszadási képességét:

Az alkalmazottak többé már nem csak íróasztaluk mellett dolgoznak, hanem értékesítési látogatásokon, repülőtéren, otthon vagy a vállalat más részlegeiben is. A munkatársak egyesíthetik az összes bejövő üzleti hívást (a mobiltelefonjukra, otthoni telefonjukra vagy bármely tetszőleges ideiglenesen távmunkára használt telefonra) egyetlen üzleti telefonszámra, és azonnal fogadhatják azokat, munkavégzési helyüktől függetlenül.

Együttműködés

• Egyszerű hozzáférés az együttműködési eszközökhöz
• Naptárbejegyzések és üzenetküldés az összehangolás egyszerűsítése érdekében

A beszédátviteli, konferenciabeszélgetési és egységes kommunikációs megoldások lehetővé teszik az olyan együttműködési eszközökhöz való hozzáférést, amelyek az értekezletek tartásához, a beszéd- és webalapú konferenciabeszélgetésekhez, videoalkalmazásokhoz, hangpostához és egyéb alkalmazásokhoz szükségesek, egyetlen egyszerűen használható kezelői felületen, többféle vezetékes és vezeték nélküli készüléken.

Csökkenő költségek, javuló termelékenység

• Az IP telefonrendszerek segítenek megtakarítást elérni a telefonköltségek terén
• Az egyesített hang- és adatátviteli hálózat egyszerűsíti a telepítést és a kezelést
• Az egységes üzenetkezelés csökkenti az üzenetek kezelésének időigényét
• A beszédátviteli és a webalapú konferenciabeszélgetés alkalmazás fokozza a termelékenységet és csökkenti az utazási költségeket.

Valójában az egyesített hang- és adatátviteli hálózat évente több ezer dollárt takarít meg a kisvállalkozásoknak a távolsági telefonhívások költsége, az adminisztrációs költségek, valamint utazási költségek terén, és támogatja a nagyobb hatékonyságot.

Vissza az elejére

Ismerkedés a beszédátvitellel és a konferenciabeszélgetéssel

Felkészült a kezdésre? Alább találja a megfontolandó kérdések listáját:

A jelenleg használt hálózat állapota
Főszabályként: az újabb hálózatok erősebb alapot nyújtanak a beszédátviteli és konferenciabeszélgetési alkalmazásokhoz. A folyamat elején a következőket kell megfontolnia:

• Életkor: Ha a hálózat öt évnél idősebb, akkor nagy eséllyel tovább kell fejleszteni.
• Viszonteladó véleménye: A viszonteladó partner képes elvégezni a hálózati kapacitás és a felkészültség értékelését.

A telefonrendszer
Ha átáll az IP telefonrendszerre, mi lesz a meglévő hangkommunikációs rendszerrel? Nem feltétlenül kell felszámolnia vállalata PBX-ét; saját ütemében állhat át az új hálózatra. Ennek köszönhetően a vállalat saját ütemében állhat át az új IP telefonrendszerre.

Az alkalmazottak részéről való elfogadtatás
Ahhoz, hogy a vállalati beruházás megtérüljön, olyan rendszerre van szükség, amelyet az alkalmazottak ténylegesen használni fognak. Segítse alkalmazottait a következők megértésében:

• Miért hajtja végre ezeket a változtatásokat - ha az alkalmazottak értik az új rendszer számukra és vállalat számára fennálló jelentőségét, motiváltak lesznek annak használatában és elviselik a kiigazításokat..
• Mit kell tenniük - az emberek többet fektetnek az olyan változtatásokba, amelyekben részt vesznek. Ismertesse alkalmazottaival azokat a módozatokat, ahogyan az átállás során és a projekt befejezését követően a munkát végezniük kell, és az információkat meg kell osztaniuk.
• Milyen hasznuk származik a dologból - a beszédátviteli és a konferenciabeszélgetési alkalmazások nyeresége jelentős lesz. Hozza ismételten alkalmazottai tudomására ezeket az előnyöket, hogy kedvezően fogadják a változást.

Betanítás
A beszédátvitel és a konferenciabeszélgetés új és tartalmas lehetőségeket nyit alkalmazottai számára az információmegosztás és a kapcsolattartás terén. A betanítás gyorsan és egyszerűen teszi lehetővé a fokozott termelékenység, a fejlett kommunikáció és az időmegtakarítás elérését. A betanítás ajánlott annak biztosítására, hogy az eszközöket teljesen kihasználják és az alkalmazottak a beruházás lehető legtöbb előnyét élvezzék. Beszélje meg viszonteladó partnerével, hogy melyik időpont a legalkalmasabb a betanításra, és a betanítás előnyeit miként lehet a csoport számára a legmegfelelőbben kommunikálni.

Biztonság
Vállalata igényli az infrastruktúra, az információk és az alkalmazások védelmét. A megfelelő biztonsági tervezés fogja azt biztosítani, hogy működjön a jelenlegi és újonnan felmerülő fenyegetések elhárítására szolgáló alkalmazás.

• Különböző hozzáférési szintekre van szükséges különböző munkatársak számára?
• Képes lesz ellenőrizni, hogy ki fért hozzá valamely információhoz és hálózathoz bármelyik készülékről?
• Hogyan fogja a rendszer megvédeni a vállalati kommunikációt és korlátozni a vállalati információkhoz való nem kívánt hozzáférést?
• A megoldás rövid és hosszú távon is biztosít védelmet?

Vissza az elejére

Az 5 legfontosabb kérdés, amelyet fel kell tennie partnerének ezzel a megoldással kapcsolatban

Az alábbiakban olvasható az az öt kulcsfontosságú kérdés, amelyet fel kell tennie a kis- és középvállalatok számára fejlesztett megoldásokat kínáló potenciális partnereinek:

1. Van az Önök vállalatának tapasztalata a kis- és középvállalatokkal (kkv) való együttműködésben? A Ciscónak olyan hitelesített partnerekből álló hálózata van, amely partnerek kifejezetten a kis- és középvállalatok számára nyújtanak technológiai megoldásokat és támogatást. E partnerek közül többen maguk is kis- és középvállalatok, így tisztában vannak az Önök vállalatának üzleti kihívásaival és lehetséges céljaival. A Cisco által hitelesített partnerek különféle szakterületeken bizonyították alkalmasságukat. Ezek a partnerek rendelkeznek az Ön vállalata számára hálózati megoldások megtervezéséhez, kiépítéséhez és optimalizálásához szükséges képzettséggel, támogatással és szolgáltatásokkal. Lépést tartanak a legújabb szoftver- és hardverfejlesztésekkel, valamint az újonnan bevezetésre kerülő Cisco termékekkel és megoldásokkal.
2. Milyen eladási után szervizelési és támogatási szolgáltatásokat kínál az Önök cége? Kérdezzen rá a partnere által kínált eladás utáni támogatás részleteire. Például: munkaidő után, illetve sürgős esetben is kínál-e támogatást a partnere? Ha igen, mely órákban áll rendelkezésre ez a jellegű támogatás? A kínált támogatás meghatározott szintjeit egy szolgáltatási szint szerződésben (SLA) kell részletezni. Fontos tudni, hogy a Cisco partnerei magaszintű technikai támogatási szolgáltatást nyújtanak, amelynek keretében bármikor kapcsolatba kerülhet a Cisco mérnökeivel, valamint hozzáférhet a technikai erőforrások széles tárházához.
3. Hogyan integrálható ez az új megoldás a már meglévő informatikai környezetbe? Egy Cisco-partnerrel megbeszélheti üzleti igényeit, ő képes felmérni a vállalatban jelenleg használt rendszereket és hálózati infrastruktúrát. Ennek alapján a Cisco-partner már olyan megoldási lehetőségeket tud kínálni, melyek kielégítik a vállalat jelenlegi igényeit, a vállalat növekedésével együtt bővíthetők, és beleférnek az előirányzott költségvetésbe.
4. Hogyan lehet spórolni ezzel a megoldással, és mi módon tarthatom vele kézben a költségeimet? Egyetlen végponttól végpontig terjedő Cisco megoldást könnyebb karbantartani és támogatni, mint a több forgalmazó termékét/szolgáltatását vegyesen magában foglaló megoldásokat. A hálózat továbbfejlesztési költségvetésének kialakításakor ne feledkezzen meg a hardverbeszerzések során külön megvásárolandó szoftverek áráról, a karbantartás, a betanítás, a támogatás költségeiről, (szükség esetén) a további munkaerő áráról, valamint egyéb tényezőkről. A Gartner kutatócég becslése szerint ezek a közvetett költségek egy szervezet teljes technológiai ráfordításainak akár 60%-át is kitehetik. Így egy Cisco-partnerrel való együttműködésnek köszönhetően a lehető legjobb teljes bekerülési költséget érheti el.
5. Milyen előkészületeket kell tennünk? Telepítés előtt kérdezze meg partnerétől, hogy a hálózattal, a felhasználókkal, az ügymenettel és a biztonságot érintő követelményekkel kapcsolatban milyen információkra van szüksége ahhoz, hogy a lehető leginkább zökkenőmentesen mehessen végbe a hálózat fejlesztése. Azt is kérdezze meg a partnerétől, hogy saját hálózataik fejlesztése során milyen lényeges kérdésekről szoktak elfeledkezni az Önéhez hasonló vállalkozások, milyen nehézségekkel néznek szembe, valamint azt, hogy hogyan lehet mindezekre felkészülni.

Kérdések?

További tájékoztatásért forduljon egy Cisco-partnerhez.

Vissza az elejére