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Des entreprises plus efficaces grâce aux outils de collaboration

Date de publication: 04.07.2012

Quels sont les outils de Collaboration ?

Téléphonie sur IP, messagerie unifiée et instantanée, vidéo et web conférences, partage de contenus, centre d'appels, portail social d'entreprise…sont les principaux outils de Collaboration utilisés à ce jour dans l'univers professionnel. Ces solutions permettent de communiquer par la voix, la vidéo, le web, quel que soit le terminal ou la situation géographique.

Mieux communiquer. Un enjeu stratégique ?

En matière de solutions de communication, plusieurs facteurs impactent progressivement mais durablement les attentes, les besoins et les usages des utilisateurs.

D'un point de vue technologique, nous assistons depuis quelques années déjà à une transition vers l'Ere du Post – PC. Les tablettes et les smart-phones explosent, les Applications prolifèrent, la vidéo devient le média principal sur les réseaux IP, les réseaux sociaux et la messagerie instantanée sont un modèle d'échanges, en passe de supplanter l'email à moyen terme, et bien avant pour la génération Y.

D'un point de vue économique, les temps sont à l'optimisation des processus, la rationalisation des coûts, la simplification des circuits de communication, aussi bien au sein des entreprises que des organismes publics. La course à la productivité, en plus de s'adresser aux modes d'organisation ou de production, passe également par l'individu.

Apporter aux Dirigeants et aux collaborateurs les outils pour mieux communiquer et gagner en efficacité est donc, plus que jamais, un enjeu stratégique.

Outils de collaboration : Quels bénéfices ? Quels Retours sur investissement ?

Les solutions de Collaboration sont une source de valeur ajoutée et de bénéfices considérables, capables de transformer la façon dont les entreprises communiquent, échangent, produisent, accueillent leurs clients, unifient leurs fournisseurs, animent leurs distributeurs…

Les principaux types de retours sur investissements

On peut classer les ROI de ces solutions en 3 catégories : Financier / Productif / Compétitif.

Financier : En permettant aux entreprises de mieux communiquer à distance, on impacte directement les déplacements, avec une baisse systématique des coûts voyages. C'est le ROI naturel et automatique de la mise en place de solutions de communication « Collaboratives ».

Exemples :

  • Le groupe de logistique TNT, qui a équipé ses principaux sites internationaux avec 120 systèmes de vidéoconférence, a économisé 10,9 Millions € uniquement en frais de déplacement, sur les 4 premières années d'utilisation (Sources Etude Forrester-Tandberg.)
  • La banque HSBC, en équipant plusieurs milliers de collaborateurs d'applicatifs PC de vidéoconférence économise plus de 600,000 $ par an. (Sources Cisco)

Productif : Les outils Collaboratifs permettent une prise de décision accélérée, une meilleure fluidité de l'information, une intégration des équipes distantes…avec des impacts métiers importants en matière de gain d'efficacité dans les fonctions clés de l'entreprise (Vente, production, finances, logistiques…). Ces bénéfices internes ont des conséquences externes stratégiques : lancements de produits plus rapides, résolution des besoins clients facilitée, meilleure coordination entre les équipes de ventes, de fabrication et de logistique…

Exemples :

  • Le groupe textile Tommy Hilfiger réalise des réunions de design et de création, à distance, en vidéoconférence HD, entre l’Europe et ses installations en Asie, pour simplifier le processus de choix des textiles et de création de certains modèles. (Sources Cisco).
  • Le groupe AXA optimise la formation et l’animation de ses équipes commerciales avec la webconférence (Webex).
  • Le groupe pharmaceutique Astra Zeneca, relie ces centres de R&D par des solutions collaboratives et réduit le temps de développement de ses projets de recherches.

Compétitif : L’utilisation ultime des solutions collaboratives consiste à les utiliser pour créer de nouveaux services –ou les améliorer - pour ses clients, fournisseurs ou partenaires. Gérer le support clients en webconférence, accueillir des usagers en vidéoconférence, dans des centres publics, pour mieux les orienter, proposer des services interactifs accessibles à distance…sont autant d’utilisations collaboratives externes à l’entreprise qui apportent de nouvelles valeurs ajoutées. Dans le secteur Public également, ces technologies viennent par exemple, enrichir des cours en université (intervention d’un professeur en vidéoconférence), faciliter le traitement des malades (Télémédecine, suivi médical à distance), faciliter la gestion des appels entrants (Mairie d’Issy les Moulineaux), etc.

Exemples :

  • Les banques Rabobank (Pays-Bas) ou Nordea (Norvège), ont installé des salles de vidéoconférence dans leurs petites agences, dans des régions éloignées, afin de permettre à leurs clients de solliciter des rendez-vous avec des conseillers spécialisés (Immobilier, placements, Epargne…) à distance.
  • L’Académie de Montpellier a enrichi son offre éducative en faisant intervenir des professeurs (langues rares) ou experts externes (chercheurs du CNRS), à distance, dans certains cours de collège ou d’université pour compléter les cours académiques.

Le point de vue des utilisateurs

Si les individus réduisent leurs déplacements, travaillent plus facilement en équipe, accèdent plus vite aux informations nécessaires à leurs missions ou encore gèrent des projets en mode télétravail… ils optimisent alors leur agenda, diminuent le stress ou la fatigue liés aux déplacements et gagnent en confort de travail.

Une étude réalisée par l'institut Ipsos-Mori en juin 2010 (Panel de 500 entreprises de plus de 250 salariés) illustre cette réalité. A la question « quel est l'impact de l'utilisation de solutions de communication à distance sur votre quotidien ? », voici les réponses obtenues :

Taux de citation par les utilisateurs

Bénéfices exprimés par les utilisateurs

86%

Baisse des déplacements

81%

Baisse des coûts

76%

Meilleur travail en équipe

70%

Prise de décision accélérée

69%

Gestion de projets plus rapide

58%

Meilleur Equilibre de vie


En résumé.

Malgré des coûts d’acquisition qui peuvent parfois paraître non négligeables, les retours sur investissement sont rapides et importants et même souvent exponentiels, au fur et à mesure que progressent l’usage et l’adoption dans les différents départements de l’entreprise ou de l’organisme public. Des modèles d’utilisation, à la demande ou en version Cloud, avec des facturations mensuelles, par utilisateur, existent désormais et permettent de « consommer » ces outils comme n’importe quel autre service IT de l’entreprise.

Bénéfices financiers, stratégiques, compétitifs, humains…les solutions de collaborations sont une source de valeur ajoutée considérable pour les entreprises et les organismes publics.

Elles permettent de transformer les méthodes de travail, de production, de formation, de services clients et d’apporter un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et personnelle de ses utilisateurs.

Enfin, l’évolution technologique (tablettes, vidéo, cloud) et comportementale (instantanéité de l’accès à l’information, mobilité, télétravail, portails communautaires…) que nous connaissons actuellement, va s’accélérer à très court terme et positionner les outils de collaboration comme une solution naturelle et indispensable pour maintenir la compétitivité des organisations.

La question n’est plus « pourquoi ? » déployer ces outils, mais plutôt « quand et pour qui ? »…


Philippe Bralet

Responsable Marketing, Gamme Collaboration.
Cisco, Europe du sud.
Juin 2012

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