Telefoni og konferencetjenester: Hvad det går ud på
Sådan bruger virksomheder telefoni og konferencetjenester
Sådan kommer du i gang med telefoni og konferencetjenester
5 vigtige spørgsmål, som du kan stille din partner

Telefoni og konferencetjenester: Hvad det går ud på

Ved at samle din virksomheds telefoni- og datasystemer kan du gøre det nemmere at opretholde kontakten og dele oplysninger. Når du samler din virksomheds telefon- og computernetværk, kan teammedarbejdere nemt finde hinanden, uanset hvor de er, og eksisterende og potentielle kunder viderestilles nemt til de bedste ressourcer.

I takt med at din virksomhed vokser, giver IP-baseret kommunikation dig mulighed for at tilføje nye medarbejdere, eksterne kontorer og telearbejdere med et minimum af besvær og udgifter. Dit team har de nødvendige kommunikationsværktøjer til at sikre din virksomheds fortsatte succes på alle trin i processen.

Saml det hele

For at forstå unified communication er det nødvendigt at tænke på alle de værktøjer, din virksomhed benytter på nuværende tidspunkt: Telefon, mobiltelefon, fax, internet, voicemail og sandsynligvis andre. Tænk så på de produktivitetsfremmende funktioner, I benytter: kalendere, konferencetjenester, kundemøder, e-mail og meddelelsesservice. I stedet for at være separate værktøjer arbejder de nu sammen som én samlet løsning, som gør det nemt at:

• Holde møde fra eksterne lokationer vha. audio-, video- eller web-teknologi
• Hjælpe teammedarbejderne med at finde hinanden med det samme - ikke mere spildtid i telefonen
• Få adgang til nøgleteknologier via trådløse enheder.
• Stille kunder videre til den rigtige person på det rigtige tidspunkt
• Gøre medarbejdere i stand til at arbejde fra ethvert sted, hvor der er en internetforbindelse
• Tilføje og integrere nye medarbejdere og derved spare tid og penge
• Beskytte din virksomhed mod hackere, virusangreb og andre sikkerhedsrisici

Sådan arbejder alle elementer i et unified communications-system med telefoni og konferencetjenester sammen for at få tingene til at ske.

IP-telefoni
Telefonservice - inklusive ringetone, viderestilling, parkering, telefonkonference og andre standardfunktioner - forbundet via dit datanetværk. Medarbejderne kan viderestille opkald til alle i virksomheden uanset placering, og eksternt placerede medarbejdere kan få adgang til alle telefontjenester via en sikker VPN-forbindelse (virtuelt, privat netværk) til kontoret.

Software
Telefoni- og konferencesoftware gør det blandt andet nemt for dine medarbejdere at arrangere konferenceopkald til møder, dele præsentationer, se hinanden vha. videokonference og lynhurtigt sende meddelelser til hinanden. Alt dette er tilgængeligt fra én brugervenlig forside.

Tilstedeværelsesløsninger
Ikke mere spildtid i telefonen, hvor du prøver at få fat på en, som ikke er på kontoret. "Tilstedeværelses"-programmer (som giver aktuelle oplysninger om, hvem der er online) gør dig i stand til at undersøge tilgængelighed, placering og kontaktoplysninger for en medarbejder her og nu.

Unified messaging
Forestil dig at få alle e-mail, talemeddelelser og faxer direkte fra din e-mail-indbakke. Unified messaging gør dette muligt og giver dig en nem måde, hvorpå du kan opretholde forbindelsen til de værktøjer, du benytter hver dag.

Rich-media-konference
Konferenceløsninger lader eksternt placerede medarbejdere og team afholde konferencer vha. telefoni, video, internettet eller en kombination af alle tre. Rich-media-konference gør det muligt at holde møder, hvor alle nemt kan deltage og samarbejde bedre.

Tilbage til toppen

Sådan bruger virksomheder telefoni og konferencetjenester

Telefoni- og konferenceværktøjer forbedrer kommunikationen og gør dig i stand til at yde en bedre kundebetjening. De hjælper medarbejdere med at arbejde, når de er på farten, og giver dine partnere adgang til din forsyningskæde.

Her er nogle af de måder, hvorpå virksomheder udnytter telefoni, konferencetjenester og unified communications-løsninger:

Kundekontakt

• Nem og hurtig adgang for kunderne til virksomheden
• Pop-op-vindue med kundeoplysninger på medarbejdernes skærm, når kunderne ringer ind

Med kundekontaktcenter-teknologi som en del af jeres unified communications-løsning kan din virksomhed tilbyde en række kontaktmuligheder som f.eks. telefon, fax, e-mail eller "klik-og-chat". Løsningen binder dem sammen, så det er nemmere for supportteamet at yde hurtigere og mere målrettet service.

Mobilitet

• Tillad kontoradgang fra eksterne steder via telefoni, video eller data
• Få rige muligheder for fjernkonferencer
• Hjælp med at forbedre mobile medarbejderes tilgængelighed og svartid

Medarbejdere arbejder ikke længere bare ved deres skriveborde. De er ude på salgsbesøg, i lufthavnen, hjemme eller i andre afdelinger af din virksomhed. Medarbejdere kan konsolidere alle deres indgående forretningsrelaterede opkald (til mobiltelefon, telefon på hjemmekontor eller midlertidig telearbejdstelefon) i et enkelt telefonnummer og modtage dem med det samme, uanset hvor de arbejder.

Samarbejde

• Nem adgang til samarbejdsværktøjer
• Kalender og meddelelsesfunktioner, som gør det nemmere at koordinere

Telefoni, konferencetjenester og unified communications-løsninger giver nem adgang til de samarbejdsværktøjer, som er nødvendige til møder, telefoni, web-konference, video, voicemail og andet via en enkel, brugervenlig grænseflade på en række kablede og trådløse enheder.

Reducér omkostningerne, øg produktiviteten

• IP-telefonsystemer hjælper dig med at spare penge på telefonregningen
• Et kombineret telefoni- og datanetværk forenkler installation og administration
• Unified messaging reducerer tidsforbruget i forbindelse med administration af meddelelser
• Telefoni- og webkonferencer forbedrer produktiviteten og reducerer rejseomkostningerne

Tilbage til toppen

Sådan kommer du i gang med telefoni og konference

Klar til at gå i gang? Her er en liste over ting, du bør overveje:

Status på dit nuværende netværk
Generelt udgør nyere netværk et bedre fundament for telefoni og konferencetjenester. Når du påbegynder processen, bør du overveje:

• Alder - Hvis dit netværk er mere end fem år gammelt, er det sandsynligt, at det trænger til at blive fornyet.
• Forhandler-input - Din forhandler kan undersøge netværkskapaciteten og udvidelsesmulighederne.

Dit telefonsystem
Hvad gør du med dit nuværende telefonikommunikationssystem, hvis du går over til et IP-telefonsystem? Du behøver ikke nødvendigvis fjerne din virksomheds PBX - du kan selv bestemme, hvor hurtigt du vil gå over til et samlet netværk. Du kan gå over til det nye IP-telefonsystem, når det passer dig.

Involvering af medarbejdere
Hvis din virksomhed skal have noget ud af sin investering, er du nødt til at have et system, som medarbejderne rent faktisk bruger. Hjælp dine medarbejdere med at forstå:

• Hvorfor du indfører disse forandringer - Medarbejdere bliver motiverede til at bruge et nyt system og acceptere ændringer vedrørende dem selv, hvis de forstår vigtigheden af forandringerne for virksomheden og dem selv.
• Hvad de skal gøre - Folk er mere engagerede i forandringer, som de deltager aktivt i. Fortæl medarbejderne om de måder, du gerne vil have dem til at arbejde eller dele oplysninger på under overgangen, og efter systemet står klar.
• Hvordan det vil komme dem til gode - Fordelene ved telefoni og konferencetjenester vil være mærkbare. Sørg for at formidle disse fordele til medarbejderne, så de tager godt imod forandringerne.

Undervisning
Telefoni og konferencetjenester åbner op for nye og effektive måder, som dine medarbejdere kan dele oplysninger og opretholde kontakt på. Undervisning giver hurtig og nem adgang til øget produktivitet, forbedret kommunikation og tidsbesparelser. Undervisning anbefales som et middel til at sikre, at værktøjerne udnyttes bedst muligt, og at medarbejderne får mest muligt ud af din investering. Tal med din forhandler om det bedste tidspunkt for din undervisning, og hvordan du bedst formidler fordelene videre til dit team.

Sikkerhed
Din virksomhed er nødt til at beskytte sin infrastruktur, sine oplysninger og sine programmer. God sikkerhedsplanlægning vil sikre, at I er fuldt dækkede mod nuværende og nye trusler.

• Har du brug for at give forskellige adgangsrettigheder til forskellige medlemmer i dit team?
• Vil du gerne have kontrol med, hvem der får adgang til oplysninger og netværk fra enhver type enhed?
• Hvordan beskytter systemet virksomhedens kommunikation og forhindrer uønsket adgang til jeres oplysninger?
• Yder din løsning beskyttelse her og nu og på sigt?

Tilbage til toppen

5 vigtige spørgsmål, som du kan stille din partner om denne løsning

Her er fem vigtige spørgsmål, som du bør stille potentielle partnere, som tilbyder SMV-løsninger:

1. Er I specialiseret i at arbejde med små og mellemstore virksomheder (SMV'er) Cisco har et netværk af certificerede partnere, som fokuserer på at levere teknologi og support til SMV'er. Mange af disse partnere er selv SMV'er, så de forstår de forretningsmæssige udfordringer, du står over for, og de målsætninger du har. Ciscos certificerede partnere har bevist deres kvalifikationer inden for specialiserede teknologier. De har den uddannelse, support og de tjenester, der er nødvendige for at udarbejde, implementere og optimere netværksløsninger i din virksomhed. De er også fuldt opdaterede med hensyn til de nyeste software- og hardwareændringer og kommende produkter og løsninger fra Cisco.
2. Hvilken type tjenester og support yder I efter købet? Stil din partner detaljerede spørgsmål om den support, vedkommende kan tilbyde efter købet af produktet. For eksempel: Tilbyder partneren support uden for normal arbejdstid og i nødstilfælde? Hvis det er tilfældet, i hvilket tidsrum er denne support så tilgængelig? Det specifikke supportniveau bør beskrives i detaljer i en serviceaftale (Service Level Agreement). Det er også værd at bemærke, at mange Cisco-partnere tilbyder prisvindende teknisk support, som indeholder adgang til Cisco-ingeniører og en lang række tekniske ressourcer på alle tidspunkter af døgnet alle ugens dage.
3. Hvordan integreres den nye løsning med mit eksisterende it-miljø? Du kan diskutere dine forretningsmæssige behov med en Cisco-partner og få vedkommende til at evaluere dine nuværende systemer og din netværksinfrastruktur. Cisco-partneren kan dernæst præsentere dig for forskellige løsningsmodeller, som passer til dine nuværende behov og din pengepung og er i stand til at vokse i takt med din virksomhed.
4. Hvordan kan denne løsning hjælpe mig med at spare penge og holde omkostningerne nede? En end-to-end-løsning fra Cisco er nemmere at vedligeholde og supportere end en løsning fra flere forhandlere. Husk altid at medregne omkostninger til software, som ikke følger med hardwaren, vedligeholdelse, uddannelse, support, ekstra medarbejdere (hvis der er behov for dem) og andre faktorer, når du lægger budget for netværksudvidelse. Ifølge research-virksomheden Gartner udgør disse indirekte omkostninger op til 60 % af en organisations samlede udgifter til teknologi. Hvis du samarbejder med en Cisco-partner, opnår du de bedst mulige totale omkostninger ved ejerskab.
5. Hvordan skal vi forberede os? Inden installationen bør du spørge din partner, hvilke oplysninger vedr. eksisterende netværk, brugere, forretningsgange og krav til sikkerhed vedkommende har brug for, for at opgraderingen af netværket kommer til at foregå så problemfrit som muligt. Du kan også spørge din partner, hvilke forglemmelser og udfordringer en virksomhed som din typisk støder på under opgraderingen af deres netværk, og hvordan I bedst kan forbedrede jer på dem.

Har du spørgsmål?

Kontakt en Cisco-partner for at finde ud af præcis, hvad du har brug for.

Tilbage til toppen