Huhtikuu 2002 Hajautettu organisaatio yhdistyy ja viestintäpalveluiden integrointi lisää kustannustehokkuutta TietoEnator-konserniin kuuluva Visual Systems Oy siirtyy Ciscon VoIP (Voice over IP) -pohjaiseen puhelinjärjestelmään. Poikkeuksellista järjestelmässä on, että käyttäjillä ei ole lainkaan fyysisiä puhelinlaitteita, vaan niiden tilalla näyttöpäätteiltä ohjattavat Cisco IP Softphone -puhelinohjelmat. Jokaisella käyttäjällä on lisäksi Cisco Personal Assistant -työkalu puheluiden ja tavoitettavuuden ohjaamiseen. Visual Systems on ottanut käyttöönsä myös CiscoUnity unified messaging -ratkaisun, jonka avulla sähköposti ja puheposti voidaan yhdistää. IP-puhelinjärjestelmä on käytössä yrityksen kolmessa toimipisteessä: Helsingissä, Tampereella ja Tukholmassa. Järjestelmän toimitti kokonaisuudessaan Cygate Networks. Visual Systemsin toimitusjohtaja Pekka Viljakaisen mukaan uuden järjestelmän keskeisiä hyötyjä ovat henkilöstön tavoitettavuuden parantaminen, yhtenäisten palveluiden saattaminen hajautetun organisaation kaikkiin osiin, kustannustehokkuuden lisääminen sisäisissä puheluissa sekä puhepalveluiden keskittäminen yrityksen sisäiseen intranetiin ja samalla turhista päätelaitteista luopuminen. Eroon turhista päätelaitteista Ennen ohjelmistopohjaista IP-puhelinjärjestelmää Visual Systemsillä oli käytössään sekä kiinteän verkon langattomat puhelimet että matkapuhelimet. Pääosalla käyttäjistä oli siis kaksi kannettavaa puhelinta, eikä muuta järkevää tapaa ohjata tavoitettavuuttaan, kuin pitää päällä jatkuvaa soitonsiirtoa matkapuhelimiinsa. Tämä aiheutti usein ylimääräisiä matkapuhelinkuluja. IP-puhelinjärjestelmän Personal Assistant -työkalun avulla käyttäjä voi joustavasti ohjata puhelut haluamaansa paikkaan: puhelinpalveluohjelmaan, matkapuhelimeen, vastaajalle, työkaverille, vaihteeseen jne. Viljakainen toteaa, että päätelaitteiden kirjon ja toiminnallisten erojen kasvaessa herää kysymys, kuinka monta erillistä laitetta on mielekästä hankkia, jos vaihtoehtona on palveluiden keskittäminen yhteen tai kahteen paikkaan. "Työntekijän sähköinen työpöytä sisältää tästä eteenpäin myös puhelinpalvelut. Minne ikinä TietoEnatorin verkossa 15 maassa menemme, saamme kirjauduttuamme kaikki samat palvelut kuin kotitoimistossa. Samoin on luonnollisesti myös kotona ja matkan päällä. Etätyön tekijällä on tämän jälkeen kaikki samat puhelu- ja viestintäpalvelut kuin hän istuisi omalla työpisteellään", hän kertoo.
Vuosi 2002 on keskittämisen ja uudistamisen vuosi Viljakainen visioi 2002 vuodeksi, jolloin yritysten intranetit uudistetaan ja niihin integroidaan yhä useampia palveluita: "Viestintävälineiden määrän kasvaessa ja ohjelmistojen monipuolistuessa on käyttäjän kannalta mielekkäämpää, kun palvelut on keskitetty yhteen paikkaan. Intranetissä voi pyörittää muun muassa tuotannonohjausjärjestelmiä, sähköpostia ja hakupalveluita - miksei yhtä lailla puhelinpalveluita?" Visual Systems on päättänyt karsia aggressiivisesti puheluista aiheutuvia kustannuksia. Viestintävälineiden integroinnilla ja hakemalla kilpailuttamisen kautta kustannustehokkaimmat ratkaisut yritys tähtää jopa 40 prosentin kustannussäästöihin puheluissa. IP-puhelinjärjestelmän avulla voidaan karsia merkittävästi sisäisen viestinnän kuluja, kun kaukopuhelut voidaan korvata suurilta osin maksuttomilla, dataverkossa välitettävillä IP-puheluilla. Helsingin, Tampereen ja Tukholman toimipisteistä soitettavat sisäiset puhelut sekä kotoa ja tien päältä hoidettavat työpuhelut eivät aiheuta kuluja. Uuteen innostuva, mutta kriittinen tietotyöläinen Viljakainen luonnehtii yritystään eräänlaiseksi testilaboratorioksi, jossa uusia teknologioita ja ratkaisuja omaksutaan helposti, mutta mihinkään ei toisaalta suhtauduta täysin kritiikittä. Uusi teknologia otetaan avosylin vastaan, mutta jos teknologia ei ratkaise ongelmaa, se teilataan nopeasti. Visual Systems on jo pitkään käyttänyt IP-verkon yli välitettäviä videokonferensseja yrityksen sisäisissä palavereissa. Ratkaisu on osoittautunut toimivaksi, kun henkilöstö on huomannut sen säästävän aikaa, vaivaa ja kustannuksia. Viljakaisen mukaan IP-puheluihin kohdistuvien epäilyjen aiheena on ollut usein äänen laatu. Visual Systemsillä törmättiin kuitenkin positiiviseen ongelmaan: äänen laatu oli liiankin hyvä, kun taustalta ei kuulu minkäänlaista kohinaa. Jotta langan toisessa päässä oleva henkilö ei hämmentyisi taustahälinän olemattomuudesta, päätettiin taustalle lisätä keinotekoisesti hieman kohinaa. Cisco Systemsille tämäkään ei tuottanut vaikeuksia. Mikä on Cisco IP Softphone? Cisco IP Softphone tarjoaa useita mahdollisuuksia sijainnista riippumattomaan puhelinpalveluiden käyttöön. Cisco IP Softphone on Windows-pohjainen ja sitä voi käyttää joko itsenäisenä ratkaisuna tai fyysisen IP-puhelimen rinnalla. Kannettavalla tietokoneella käytettävä Cisco IP Softphone -ohjelmisto tarjoaa mahdollisuuden pitää puhelinpalvelut käyttäjän mukana. Tien päällä liikkuvat käyttäjät voivat vaivattomasti seurata puhe- ja sähköpostiaan. Käyttäjä voi myös ohjata puheluitaan ja yhdistää tarvittaessa eteenpäin kollegoilleen käyttämällä Cisco IP Softphonen hakemistopalvelua.
Cisco IP Softphonen avulla käyttäjät voivat myös järjestää helposti puhelinkonferensseja. Käyttäjä voi
valita ja kutsua osallistujat klikkaamalla heidän nimensä hakemistosta. Kun konferenssiyhteys on avattu, käyttäjät voivat
avata ja jakaa dokumentteja muiden osallistujien kanssa. Tämä tapahtuu helposti "vetämällä" tiedostojen kuvakkeet
virtuaalisen puhelinkonferenssin sisälle ja avaamalla ne näytölle. Lisätietoja:
Visual Systems
Cisco Systems Finland Oy
Cygate Networks
Seppo Aarnio, myyntipäällikkö
Cygate Networks
Cisco Systems |
