Sistemas de voz y conferencias

Lo que necesita saber sobre los sistemas de voz y conferencias

Lo que necesita saber sobre los sistemas de voz y conferencias

Sistemas de voz y conferencias: Conceptos
Cómo utilizan los negocios los sistemas de voz y conferencias
Introducción a los sistemas de voz y conferencias
Cinco preguntas principales para realizar a su distribuidor

Sistemas de voz y conferencias: Conceptos

La combinación de los sistemas de voz y datos de la empresa facilita la forma de ponerse en contacto y de compartir información. Al unificar las redes telefónicas e informáticas de la empresa, los miembros de un equipo pueden ponerse en contacto fácilmente, estén donde estén, y los clientes actuales y potenciales pueden dirigirse rápidamente a los recursos más adecuados.

Mientras su negocio crece, la tecnología de comunicaciones basada en IP permite agregar nuevos empleados, oficinas remotas y teletrabajadores con un mínimo esfuerzo y dinero. En cada paso, su equipo tiene las herramientas de comunicación necesarias para ayudarle a que su negocio tenga éxito.

Unión de todos los elementos

Para comprender las comunicaciones unificadas, tenga en cuenta todas las herramientas que su negocio utiliza actualmente: teléfono de la oficina, teléfono móvil, fax, Internet, buzón de voz y otros. A continuación, piense en todas las aplicaciones de productividad que utiliza: calendarios, clientes de conferencias y reuniones, correo electrónico y mensajería. Ahora, en lugar de utilizar herramientas diferentes y por separado, estarán funcionando todas de forma conjunta como una solución que facilita las siguientes acciones:

  • Organice reuniones desde delegaciones remotas utilizando audio, vídeo o tecnología Web
  • Ayuda a los miembros del equipo a encontrarse inmediatamente. Se olvidarán de perseguirse por teléfono continuamente.
  • Acceso a tecnologías clave mediante los dispositivos inalámbricos.
  • Posibilidad de conectar a los clientes con la persona adecuada en el momento justo.
  • Permite a los empleados trabajar desde cualquier lugar desde donde puedan conectarse a Internet
  • Añada e integre fácilmente nuevos empleados, lo que podría ahorrarle tiempo y dinero
  • Protega su negocio de piratas informáticos, virus y otros riesgos de seguridad

A continuación se describe cómo cada parte de un sistema de comunicaciones unificadas con funcionalidades de voz y conferencias funciona de forma conjunta para hacerlo posible.

Telefonía IP
Servicio telefónico: Incluyendo tono de marcación, transferencia, retención de llamada, conferencia y otras caracterísitcas estándar, todas conectadas a través de su red de datos. Los empleados pueden transferir llamadas a cualquier persona de la empresa, independientemente de la ubicación; los empleados remotos tienen acceso a todos los servicios telefónicos mediante una conexión VPN (Virtual Private Network, Red privada virtual) con la oficina.

Software
El software de voz y conferencias permite a sus empleados configurar fácilmente las llamadas en conferencia para reuniones o presentaciones; también permiten a los participantes de la conferencia verse y enviarse mensajes al instante. Todo esto estará disponible a través de un servidor único muy fácil de utilizar.

Solución de presencia
Olvídese de perseguirse por teléfono continuamente y del tiempo. Las aplicaciones de "presencia" (que proporciona en tiempo real el estado de los usuarios disponibles en línea) permiten comprobar la disponibilidad, ubicación e información de contacto de un colaborador en tiempo real.

Mensajería unificada
Imagine que puede obtener todo su correo electrónico, mensajes de voz y faxes directamente desde su cuenta de correo. La mensajería unificada permite todo esto y le proporciona una forma fácil de permanecer conectado con las herramientas que utiliza diariamente.

Conferencias con medios de alta calidad
Las soluciones de conferencias permiten a los equipos y trabajadores remotos realizar conferencias utilizando voz, vídeo, Web, o bien una combinación de las tres. Las conferencias de alta calidad permiten la celebración de reuniones en las que todos pueden participar fácilmente y colaborar mejor.

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Cómo utilizan los negocios los sistemas de voz y conferencias

Las herramientas de voz y conferencias mejoran las comunicaciones y le ayudan a proporcionar un mejor servicio de atención al cliente, permitiendo a los empleados atender sus innumerables obligaciones y proporcionar acceso a la cadena de suministro a sus partners.

A continuación se describen algunas de las formas en las que los negocios aprovechan las soluciones de voz, conferencias y comunicaciones unificadas:

Contacto con el cliente

  • Proporciona a los clientes un acceso fácil e instantáneo a su negocio
  • Cuando el cliente llama, se presenta inmediatamente una ventana emergente en la pantalla del empleado con la información del cliente.

Con la tecnología de centro de contacto del cliente, como parte de una solución de comunicaciones unificadas, su empresa puede ofrecer una gran variedad de opciones de contacto: telefónico, por fax, por correo electrónico o por chat. La solución une todas estas opciones para permitir a su equipo de soporte proporcionar un servicio más rápido y más orientado.

Movilidad

  • Permite el acceso a la oficina desde las áreas remotas, ya sea mediante voz, vídeo o datos
  • Proporciona opciones de alta calidad para realizar conferencias
  • Mejora la capacidad de respuesta y alcance del trabajador móvil

Los empleados ya no sólo trabajan desde sus mesas, pueden estar vendiendo fuera de la oficina, en el aeropuerto, en casa o en otras zonas de la empresa. Los trabajadores pueden consolidar todas sus llamadas comerciales entrantes (a teléfonos móviles, teléfonos de la oficina o de la casa o cualquier teléfono de teletrabajador temporal) en un único número de teléfono comercial e inmediatamente recibirlas en el lugar en el que estén trabajando.

Colaboración

  • Fácil acceso a las herramientas de colaboración
  • Aplicaciones de calendario y mensajería para facilitar la coordinación

Las soluciones de voz, conferencias y comunicaciones unificadas permiten acceder a las herramientas de colaboración necesarias para celebrar reuniones de voz y conferencias Web, vídeo, buzón de voz y otras, mediante un único interfaz en una variedad de dispositivos cableados e inalámbricos.

Reduce costes, mejora la productividad

  • Los sistemas de Telefonía IP le ayudarán a ahorrar en costes de teléfono
  • Una red combinada de voz y datos simplifica la instalación y gestión
  • La mensajería unificada reduce el tiempo empleado en la gestión de mensajes
  • Los sistemas de conferencias Web y de voz mejoran la productividad y reducen los costes de desplazamiento

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Introducción a los sistemas de voz y conferencias

¿Está preparado para empezar? Tenga en cuenta los siguientes puntos:

El estado actual de su red
Como regla general, las redes más recientes proporcionan unas bases más sólidas para los sistemas de voz y conferencias. Cuando inicie el proceso, tenga en cuenta:

  • Antigüedad: Si su red tiene más de cinco años, ésta es una buena oportunidad para actualizarla.
  • Entrada de revendedor: su distribuidor revendedor puede realizar una evaluación para determinar la capacidad y la preparación de la red.

El sistema telefónico
Si se está cambiando a un sistema de Telefonía IP, ¿qué hace con su sistema de comunicaciones de voz existente? No es necesario que quite la centralita de la empresa, puede migrarla a una red unificada a su ritmo, en fases. Esto permitirá a su compañía desplazarse al nuevo sistema de Telefonía IP de forma progresiva.

Apoyo de los Empleados
Para que su empresa obtenga beneficios en sus inversiones, necesitará tener un sistema que los empleados realmente utilicen. Ayude a sus empleados a entenderlo:

  • El motivo por el que se están realizando los cambios: Los empleados estarán motivados para utilizar un nuevo servicio y aceptar cualquier ajuste que les afecte si comprenden la importancia del cambio y lo que supondrá para ellos y para la compañía.
  • Acciones que deben realizar: Las personas se motivan más con los cambios en los que están implicados. Comparta con sus empleados las formas en las que usted necesita que ellos trabajen o compartan información durante la transición y hasta su total finalización.
  • Beneficios que obtendrán: El provecho que recibirán por los sistemas de voz y conferencias será significativo. Comunique estos beneficios continuamente a los empleados para que acojan el cambio con actitud positiva.

Formación
Los sistemas de voz y conferencias abren una puerta a nuevas formas en las que los empleados comparten información y se mantienen en contacto. La formación proporcionará un acceso rápido y sencillo al aumento de productividad, mejorando las comunicaciones y el ahorro de tiempo. Se recomienda realizar la formación para asegurarse de que se aprovechan al máximo estas herramientas y que los empleados obtienen un considerable beneficio de sus inversiones. Hable con su distribuidor sobre el mejor momento para realizar la formación y sobre cómo comunicar mejor los beneficios a su equipo.

Seguridad
Su empresa necesita proteger su infraestructura, información y aplicaciones. Una planificación adecuada de seguridad asegurará que la cobertura sea correcta para impedir las amenazas actuales y emergentes.

  • ¿Necesita diferentes niveles de acceso para varios miembros de su equipo?
  • ¿Podrá controlar quién accede a la información y a las redes desde cualquier tipo de dispositivo?
  • ¿Cómo protege el sistema de comunicaciones de la empresa y restringe el acceso no deseado a la información de la empresa?
  • ¿Su solución proporciona protección a corto y largo plazo?

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Cinco preguntas principales para realizar a su distribuidor sobre esta solución

A continuación, se muestran las cinco preguntas clave que puede realizar a los partners potenciales que ofrecen soluciones para PYMEs.

  1. ¿Está especializado en el trabajo con pequeñas y medianas empresas (PYMEs)? Cisco dispone de una red de partners certificados que se centran específicamente en suministrar soluciones de tecnología y soporte para PYMEs. Muchos de estos partners son PYMEs, por lo que comprenden perfectamente los retos empresariales a los que se debe enfrentar y los objetivos que tiene. Los partners certificados de Cisco han probado sus cualificaciones en tecnologías especializadas. Disponen de la formación, el soporte y los servicios necesarios para diseñar, implementar y optimizar las soluciones de red para su negocio. Se mantienen siempre actualizados con los últimos cambios de software y hardware, así como con los próximos productos y soluciones de Cisco.
  2. ¿Qué tipo de servicio y soporte ofrece después de la venta? Realice preguntas detalladas a su distribuidor sobre el soporte que puede ofrecer después de la venta. Por ejemplo: ¿Ofrece el partner soporte de emergencia o fuera del horario de oficina? Si es así, ¿cuál es el horario disponible de soporte? Los niveles de soporte específicos se deben detallar en un acuerdo de nivel de servicio (SLA). Tenga también en cuenta que muchos partners de Cisco ofrecen un servicio de soporte técnico que ofrece acceso permanente a los ingenieros de Cisco y una amplia gama de recursos técnicos.
  3. ¿Cómo se integrará esta nueva solución con mi entorno de TI? Los partners de Cisco pueden analizar los requisitos de su negocio y evaluar los sistemas actuales y la infraestructura de red. A partir de este punto, los partners de Cisco pueden presentar opciones de soluciones que satisfagan las necesidades actuales, crecer con su negocio a lo largo del tiempo y ajustarse a sus requisitos de presupuesto.
  4. ¿Cómo me ayudará esta solución a ahorrar dinero y a controlar mis costes? Una solución de extremo a extremo de Cisco es más fácil de mantener y soportar, que las soluciones de múltiples proveedores. Además al realizar el presupuesto de mejora de red siempre tienen en cuenta el coste de cualquier software no incluido en las adquisiciones de hardware, mantenimiento, formación, soporte, personal adicional (si es necesario), entre otros factores. La empresa de investigación Gartner calcula unos costes indirectos de hasta un 60% en los gastos totales de tecnología de la organización. Por lo tanto, al trabajar con un distribuidor de Cisco, podrá obtener el mejor Coste Total de Propiedad (TCO) posible.
  5. ¿Qué tenemos que hacer para prepararnos? Antes de la instalación, pregunte a su distribuidor qué información necesita sobre su red, usuarios, procedimientos de negocio y requisitos de seguridad para que la actualización de la red sea lo más gradual posible. Pregunte también a su distribuidor cuáles son los errores y retos más comunes a los que se enfrentan los negocios como el suyo al actualizar sus redes y cómo debe prepararse para superarlos.

¿Tiene alguna pregunta?

Póngase en contacto con un distribuidor de Cisco para obtener más información y conseguir exactamente lo que necesita.

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