Dit næste køb af telefonisystemer

Huskeliste til små og mellemstore virksomheders indkøbere.

Skal dit aldrende telefonisystem snart udskiftes, eller har det behov for betydelige opgraderinger?
Er det på tide at revurdere kontrakten med dit telefonselskab? Planlægger din virksomhed at flytte eller at udvide med nye kontorer?

Hvis din virksomhed er i en af disse situationer, så kan du opnå væsentlige nye fordele og omkostningsbesparelser ved købet af dit næste telefonisystem.

At fortsætte med at investere i udstyr, der ikke er opdateret, kan ikke betale sig. Man kan opnå mange nye fordele med de nyeste versioner af telefoner og systemer. Disse systemer bruger den offentligt tilgængelige Internet Protokol (IP)-standard til at forbinde det samme kommunikationsnetværk, som benyttes til e-mails og anden vigtig information, til dine ansattes skriveborde.

Med IP-telefoner kan medarbejderne foretage telefonsamtaler med samme driftssikkerhedsniveau, som de er vant til i dag. Og fordi dine telefoni- og computersystemer er integrerede, kan brugerne også få adgang til værdifuldt webindhold direkte fra deres telefoner. De kan endda integrere deres voice-mail og e-mail indboks i én elektronisk postkasse.

Telefonisystemer, som bygger på internetteknologi, er de mest avancerede og fleksible muligheder, som er tilgængelige i dag. Det er også den type løsning, der bedst beskytter dine netværksinvesteringer. Ud over evnen til at håndtere telefonopkald og vise information på displayet, kan systemet hjælpe dig med at reducere afgifter til forskellige telefonservices. Og med et IP-baseret telefonisystem er installation og vedligeholdelse meget lettere.

Med andre ord så får man væsentligt mere ud af et sådanne system, og det er meget billigere at eje og bruge end ældre telefonisystemer. Og samtidig er din investering beskyttet. De nye systemer kan udvides både med antallet af opkoblinger og typer af understøttede applikationer i samme tempo, som dine virksomhedsbehov udvikler sig. Dette er meget mere omkostningseffektivt end at skulle investere i betydelige opgraderinger eller udskiftninger, efterhånden som din virksomhed vokser og forandrer sig.

Det er disse egenskaber som gør, at IP-telefonisystemerne er det sikreste valg. Men hvordan kan du være sikker på, du vælger den rigtige løsning?

Stil de rigtige spørgsmål
Når man skal vurdere nye telefonisystemer, er det en god hjælp at lave en liste over de egenskaber, man har behov for - både i de produkter, man vil købe og ved den producent, der skal levere dem. Man skal have listen ved hånden, når man taler med en potentiel leverandør eller forhandler, så man er sikker på, at man får spurgt om alle de vigtigste ting.

Her er et forslag til en tjekliste:

• Kan telefonerne vise webbaseret indhold og tekst på displayet?
  IP-telefoner kan vise tekst hentet fra dit computersystem, hvilket gør brugerne mere produktive. Teksten kan for eksempel være den information om en kundes aktiviteter, man kan have brug for under telefonsamtalen med kunden. Eller en medarbejder kan direkte fra telefonen undersøge, om et bestemt produkt er på lager.
• Understøtter telefonerne XML-baserede applikationer?
  Spørg om hvorvidt telefonerne understøtter et åbent applikationsinterface kaldet eXtensible Markup Language (XML). Applikationer, som er udviklet af en tredjepart ved hjælp af XML, kan fungere med telefonisystemer, som også understøtter XML.
  
  Nogle XML-applikationer er designet som generelle produktivitetsværktøjer til brug i enhver virksomhed. Andre er lavet specielt til specifikke vertikale markeder, såsom sundhedssektoren, detailhandelen, den finansielle sektor, uddannelsessektoren eller retslige instanser. Hvis dit håndsæt og telefonisystem understøtter XML, kan du bruge en hvilken som helst sammensætning af disse applikationer.
• Understøtter telefonisystemet Unified Messaging?
  Find ud af om brugerne kan få adgang til og svare på telefonbeskeder, e-mail og fax fra én indboks fra en hvilken som helst telefon eller en hvilken som helst pc.
  
  At integrere elektroniske indbokse sparer brugerne for hele tiden at skulle holde øje med flere indbokse. To research-virksomheder, Radicati Group og InfoTech, undersøger løbende betydningen af Unified Messaging. De vurderer, at det sparer hver medarbejder omkring 30 minutter hver arbejdsdag - tid, som medarbejderne kan bruge på andre opgaver.
• Hvis man bruger Microsoft Customer Relationship Management (CRM), har alle telefonbrugere så adgang til den kundeinformation, der ligger i systemet?
  Integrationen mellem din telefon og Microsoft CRM gør det muligt for dig at se skærmbilleder af en kundes journal på pc'en, når kunden ringer til dig. Brugere kan også ringe ud til en kunde direkte fra kundens journal i CRM-applikationen. Og din virksomhed kan følge opkald og opkaldsvarighed og samle data med de tilsvarende journaler i din kundedatabase.
  
  Med tidligere telefonisystemer har integrerede telefoni- og CRM-funktioner for det meste kun været tilgængelige for ansatte i call centre - og kun efter en dyr og tidskrævende indsats. Men dine IP-telefoner skal derimod automatisk kunne integreres med din Microsoft CRM og dermed udvide disse fordele til alle brugere af disse telefoner.
• Kan man få både trådløse og faste telefoner fra producenten?
  Nogle af dine mere mobile brugere har måske brug for en trådløs telefon. Det kunne dreje sig om medarbejdere, som ofte er til møder i konferencelokaler, eller som arbejder i varehuse eller ude i butikker. Derudover kunne det også omfatte ledelsen og ansatte på skoler eller i sundhedsorganisationer, som hele tiden bevæger sig rundt mellem forskellige bygninger og kontorer.
• Leverer producenten både trådløse og ikke-trådløse håndsæt?
  Hvis dette er tilfældet, kan du undgå problemer med at integrere udstyret, og at leverandørerne sender bolden videre, hvis telefonerne skulle have brug for reparation. I stedet får du konsistent teknisk support og kundeservice fra én virksomhed. Derudover skal du sikre, at de trådløse og ikke-trådløse håndsæt fungerer på samme måde, og at de alle understøtter samme funktioner. Konsistens gør både installationen nemmere for kunderne, og oplæringen af slutbrugerne enklere.
• Leverer producenten udstyr til trådløst netværk?
  Hvis du er interesseret i at benytte trådløse håndsæt, skal du bruge et trådløst netværk, eller et Wi-Fi-netværk, i bygningen. Wi-Fi-netværk med lave omkostninger transmitterer både dine telefonsamtaler og dine computerdata gennem luften. Disse netværk afskaffer faktisk omkostningerne til kabler samtidig med, at de gør brugerne i stand til at forblive opkoblede, mens de bevæger sig rundt. For at opnå mængderabat og konsistent service hjælper det meget, hvis din leverandør også kan levere dit trådløse netværk.
• Kan telefonerne få strøm gennem de samme kabler, som allerede er trukket til medarbejdernes skriveborde og deres pc'er?
  Hvis dette er tilfældet, kan du afskaffe omkostningerne til at trække en omgang kabler mere til hver medarbejders arbejdsplads. Besparelserne ligger både i udgiften til kablet og i arbejdskraften til at installere det. At kunne levere strøm gemmem de samme kabler, som bliver brugt til at forbinde enheder til telefonisystemet, bliver kaldt Power over Ethernet. Spørg efter det!
  
  Udover strømmen så vær sikker på at der kun er brug for ét kommunikationskabel til skriveborde, som både har en pc og en IP-telefon. For det meste betyder det, at en forbindelse med ét kabel sættes til telefonen, som tilsluttes pc'en. Dette afskaffer behovet for at trække to separate kommunikationskabler til at understøtte hver komponent - hvilket igen sparer på materiale og omkostninger til arbejdskraft.
• Kan producenten levere "softphones" - pc-baserede telefoniapplikationer - som alternativ til et IP-håndsæt?
  Hvis producenten kan levere softphones, kan mobile brugere foretage telefonopkald direkte fra deres bærbare computer via virksomhedens telefonnetværk, selv hvis de er væk fra kontoret. Så længe de har en sikker forbindelse til computernetværket, har de adgang til alle deres telefoni-, messaging- og dataapplikationer. De kan også gå direkte ind på virksomhedens netværk og foretage billige eller gratis opkald over internettet.
• Hvilke administrative ændringer skal der foretages for at overgå til det nye system?
  Få forhandleren til at forklare hvad en typisk strategi for overflytningen ville medføre. For eksempel, hvordan overflytter du de eksisterende lokalnumre til de elektroniske adresser, som bliver brugt af den nye telefonomstilling? Er der et hurtigt og nemt værktøj, som kan hjælpe med dette? Hvis ikke, vil forhandleren så stille hjælp til rådighed under overflytningen?
• Hvordan understøtter telefonisystemet din mulighed for at spare penge på opkaldsafgifter?
  At udvide dit telefonisystem til et langdistancenetværk kræver en komponent kaldet en 'gateway'. Denne komponent forbinder dit interne telefonisystem til et eksternt netværk, såsom internettet, der gør det muligt for dig at undgå opkaldsafgifter. Kan den potentielle forhandlere levere dette?
  
  Din gateway skal også have en sikkerhedsfunktion, som automatisk overflytter opkald til det traditionelle offentlige telefonnetværk, hvis der skulle opstå et midlertidigt problem med at få forbindelse til det alternative netværk.
• Hvor økonomisk stabil er producenten?
  Du vil have en leverandør, som du ikke kun kan stole på overlever, men som du også føler dig sikker på har ressourcerne til give dig den bedste service, support og nye funktioner i fremtiden.
  
  Det er en god idé at bede leverandøren om at bevise, at de har haft en stabil indtjening over de sidste seks finansielle kvartaler. Denne optegnelse er en stærk indikator om, hvorvidt leverandøren vil opretholde et solidt virksomhedsgrundlag i de næste seks til tolv kvartaler.
• Er producenten af telefonisystemet førende indenfor kommunikationsteknologi, og leverer de udstyr til telefonselskaber?
  For at du kan få mest muligt ud af din investering, skal du sikre dig, at leverandøren også er den primære leverandør af internetteknologi til telefonselskaber. Telefonselskaber opretholder meget høje standarder for driftssikkerhed. De benytter internetteknologi til at transportere telekommunikation i store mængder over deres netværk. Nu er de også begyndt at tilbyde IP-baserede telefoniservices til deres abonnenter.
  
  Virksomheder, som er hovedleverandører af udstyr til kommunikation over internettet til telefonselskaber, har beviseligt succesfulde integrationer af telefoni- og IP-kommunikation med et meget højt niveau af driftssikkerhed.
  
  
• Hvordan kan man sammenligne den nye Total Cost of Ownership (TCO) med det eksisterende TCO ved PABC eller KST-systemer?
  Få den potentielle leverandør til at hjælpe dig med at udregne din TCO, så du kan vurdere besparelserne forbundet med både kapitalinvesteringen og administrationen over en årrække.

Her er nogle grunde til, at dit TCO skulle være lavere med et IP-telefonisystem:

• IP-telefonisystemer er bygget på åbne industristandarder. Tidligere telefonisystemer derimod bruger en teknologi ejet af den enkelte leverandør. De skal derfor serviceres og opgraderes af netop den leverandør, hvilket kan være dyrt.
• De nyere telefonisystemer benytter standardiserede computerteknologier, som har fordelagtige anskaffelsesudgifter på grund af masseproduktion.
• Overflytning af brugere til et andet arbejdsområde og tilføjelse af nye medarbejdere er nemmere med et IP-telefonisystem. Brugere kan flytte til et andet sted og bare logge ind på telefonen og få deres eksisterende indstillinger. Med andre ord så følger deres lokalnummer og opsætninger (såsom genvejsopkald) med dem rundt. Ligegyldigt om medarbejderen bruger et trådløst eller ikke-trådløst håndsæt eller en softphone.

Beskyt din investering
Den næste beslutning, du tager, kan potentielt have indvirkning på produktiviteten og din virksomheds udgifter i de næste mange år.

Det er praktisk forretningsfornuft at købe et telefonisystem, der gør følgende:

• Udvider og ændrer sig i takt med dine forretningsbehov langt ind i fremtiden, i stedet for at kræve masseopgraderinger eller -udskiftninger
• Understøtter nye integrerede tekstbaserede funktioner og et XML-interface til at betjene tredjeparts telefoniapplikationer
• Koster mindre at eje og bruge
• Understøtter brugermobilitet
• Sparer penge til opkaldsafgifter
• Behandler telefonopkald med mindst det samme niveau af pålidelighed som tidligere systemer

Den intelligente køber vil også undersøge supporten til de specifikke beskrevne funktioner, såvel som leverandørens stabilitet og rygte. For at lære mere om, hvordan du kan få mest muligt ud af dit næste telefonisystem, så kontakt din Cisco Systems ® IP-kommunikationspartner eller repræsentant.