Reference - Holbæk Kommune

Holbæk Kommune valgte Cisco IP-telefoni:

Bedre borgerservice med IP-telefoni

Holbæk Kommune reducerer det administrative arbejde ved hjælp af IP-telefoni og kanaliserer de sparede ressourcer over i bedre service til borgerne. IP-telefonerne understøtter desuden de nye arbejdsformer i kommunen.

Se videocase (3,15 min, ADSL 256 Kb/s, Windows Media Player)
          - 100 Kbit/s (WMV - 2,867KB)
          - 500 Kbit/s (WMV - 12,288KB)

Flere timer til hjemmehjælp og færre timer til administration. Så enkelt forklarer økonomidirektør Erik Kjærgaard Andersen strategien for prioriteringen af arbejdet i Holbæk Kommune.

"Da vi for et par år siden så nærmere på udgifterne til telefoni, samtidig med at vi overvejede at udskifte den centrale omstilling på rådhuset, undersøgte vi mulighederne for at overføre ressourcer fra det administrative arbejde til en mere målrettet service over for borgerne," fortæller Erik Kjærgaard Andersen.

"Det viste sig, at Ciscos løsning til IP-telefoni kunne bidrage afgørende til den kommunale strategi. For det første var der oplagte besparelsesmuligheder ved at gennemføre alle interne opkald via et kommunalt net. For det andet kunne IP-telefonerne på afgørende måde understøtte de nye arbejdsformer i kommunen."

Bedre borgerservice

Etablering af et lokalt netværk til IP-telefoni til omkring 1.000 brugere har kostet kommunen omkring 6 mio. kr., og man forventer besparelser på omkring 700.000 kr. årligt.

"Vi kunne have opnået en tilbagebetalingstid på 3-4 år. I stedet valgte vi en afskrivning over otte år. Det skyldes ønsket om at konvertere de sparede timer til bedre borgerservice. Besparelserne bliver i institutionerne, efterhånden som udgifterne til telefoni reduceres," forklarer Erik Kjærgaard Andersen.

Understøtter nye arbejdsformer

Personalet i omstillingen var i starten skeptiske over for indførelsen af IP-telefoni. Medarbejderne kunne nemlig betjene det gamle system på rygraden, og pludselig skulle de vænne sig til at arbejde med pc. Til gengæld har brugerne straks kunnet glæde sig over de mange fordele i det daglige.

"Arbejdsformerne i kommunen har ændret sig igennem de senere år. I dag arbejder vi ofte i projektgrupper, og derfor er det vigtigt at kunne afholde møder via telefon. Desuden er der et stigende behov for hjemmearbejdspladser. Disse ønsker kan opfyldes med indførelsen af IP-telefoni," fortæller Erik Kjærgaard Andersen.

Økonomidirektøren fremhæver desuden goder som headset og voicemail. Ikke mindst displayet er medarbejderne glade for: "Når det er muligt at se, hvem der ringer, kan man i travle perioder lade andre tage telefonen, hvis de lige så godt kan klare opgaven."

Nye faciliteter efterspørges

Efterhånden som brugerne oplever fordele ved IP-telefonens nye muligheder efterspørges nye funktioner. Ønskerne vurderes løbende, og de bedste indgår i kommunens planer, efterhånden som økonomien tillader det. Blandt andet ønsker man at kunne optage samtaler med tilbagevirkende kraft. Ikke alle borgere taler lige pænt til sagsbehandlerne, og man forventer mere positive samtaler, når man gør opmærksom på denne særlige facilitet.

Tidskrævende proces

De indledende overvejelser om overgang til IP-telefoni indledtes i 2000, og den endelige beslutning blev truffet umiddelbart før sommerferien 2001.

"Først måtte vi undersøge hvilke behov, der var i kommunen, og hvilke muligheder systemet kunne give os. Dernæst måtte vi vurdere medarbejdernes og politikernes ønsker om bærbare eller stationære computer og behovet for kabling. Desuden måtte vi se nærmere på skattereglerne. Ikke mindst behovet for kabling overraskede os," siger Erik Kjærgaard Andersen.

Tryg implementering

Implementeringen af IP-telefoni indledtes i efteråret 2001 og blev afsluttet umiddelbart før sommerferien 2002.

I dag er der stor tilfredshed med løsningen overalt i kommunen.

"Der er tale om et godt produkt, og så har Ciscos certificering af samarbejdspartnerne givet os en god tryghed. NetDesign, som har stået for installationen, har sørget for et forløb helt uden problemer, hvor alle deadlines er blevet overholdt," slutter Erik Kjærgaard Andersen.

Lad os hjælpe dig

  • Ring på 8088 5967 eller
  • Deltag i en diskussion
  • teknisk support
  • Find en forhandler i dit område

Del