迁移到IP电话的十个技巧

迁移到IP电话的十个技巧

要成功地转换到IP电话,正确的产品、人员和流程缺一不可。

当一个机构考虑可能影响到每个员工的变革时,例如部署覆盖整个企业的IP电话,变革流程通常注重硬件、软件和如何尽快地将技术投入使用。但是必须意识到,人员也是企业基础设施的重要组成部分。

依据这条原则,下面给出了管理覆盖整个企业的IP电话部署项目的十个技巧。它们关注的焦点不是技术架构,而是通过实际部署获得的最佳实践。

技巧1:组建一个跨部门团队

组建一个具有技术专长,能够代表用户的团队。关键成员包括一位高层管理人员,一位项目负责人,技术专家,以及来自于整个机构的相关领域的专家。在涉及到全球或者跨国区域时,包含来自于各个地区的成员。

技巧2:让您的用户参与

对于变革的抗拒心理是很正常的,几乎总是会出现。通过教育手段和经常的交流,控制用户预期,消除项目的神秘性和不确定性。

技巧3:做好前期调研工作

理解机构的文化对于在很大范围内成功部署新技术具有重要的意义。需要考虑下列问题:

  • 您的企业是否鼓励承担风险?
  • 根据以前的技术部署项目,用户对接受培训的积极性有多高?

利用在过去行之有效的措施,并吸取别人的教训。

技巧4:确保根据用户需求制定设计需求

进行调查和组建焦点小组,找出用户喜欢的服务和功能。以调查为手段,发现关键的通信功能,验证重要的业务需求,了解风险承受能力和用户目前遇到的困难,以及找出那些对您的业务具有重要意义的关键功能。

技巧5:谨慎启动,稳步发展,积极进取

您的部署战略应当让您可以随着经验的增长而逐步加快行动速度。员工数量、用户需求的复杂度、机构规模和所有员工的分散程度都会影响您的迁移战略。制定一项考虑到所有可能发生变化或者影响网络实施的因素的战略。

技巧6:遵循80/20规则

成功取决于很多要素,其中最重要的是规划。事实上,部署项目通常包含80%的准备和20%的安装。简而言之,如果您将计划放在最重要的位置,部署任务将会变得顺利得多。

技巧7:确保成功的切换

成功的第二日切换(即在采用新的IP电话解决方案割接之后)需要一个精心制定的支持计划,其中包含四个要素:

  • 团队:可以解决全部问题的人员
  • 流程:利用已有的流程,而不是创建新的流程
  • 服务:内部和外部团队、管理工具和全球覆盖
  • 工具:用于在用户发现问题之前解决问题的网络监控工具

技巧8:保持新网络的整洁

大部分大型企业都拥有数百条线路和电路。随着时间的发展,其中有很多会被遗忘,或者没有得到充分的使用。将您的IP电话部署项目视为重建网络,清理和准备IP基础设施的重要机会。因此,当部署团队开始转换时,尽可能多地清理PBX上的无用线路,只转换那些目前正在使用的线路。

技巧9:为返还租用的PBX制定计划

负责设备更新的团队人员应当将所有PBX租约输入到一个电子表格之中,为及时返还这些PBX设备制定一个项目计划。

技巧10:回顾过去,向前迈进,展望未来

无论一个IP电话部署项目涉及200还是20000部电话,变革管理都将成为最具挑战性的长期流程,但这并不是因为日常改动或者软件升级而造成的。保持一个既严格,而又便于管理、可扩展,流程对于您的成功具有重要意义,因此,您需要通过记录您的部署过程和获得的教训,尽可能多地消除未知因素。

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