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应对SARS:远程办公和草药茶

2003年,33岁的Rosa将在6月做妈妈,她是思科系统香港地区企业业务开发主管,对于严重急性呼吸道综合症(简称SARS)的爆发,Rosa非常担心,因此,她决定暂时不到位于人群密集的湾仔区的思科办公室,而在家办公,但这并不影响她的正常工作。思科公司为所有员工都提供了宽带互联网接入和一个无线局域网,大约25%的员工都开始了远程办公。因此,在位于香港新界西贡群山的家中工作,Rosa不会延误任何重要事务,她说:"在家工作一样可以获得无缝的工作体验。"

应对SARS:远程办公和草药茶

面对这场突如其来的SARS之变,很多公司都实施了紧急应对计划。在SARS流行期间,除了必要的消毒通风措施以外,思科中国公司还为员工准备了口罩和草药茶,同时,跟据工作情况与主管经理进行协调后,员工可以选择在家进行远程办公。

建立在信息技术基础上的灵活多样的办公形式,是思科公司一直所提倡并切实执行着的,即使没有今天的SARS突袭,在一切正常的情况下,思科公司对员工的办公时间和地点也采取的是灵活掌控的方式。在位于东方广场的思科中国办公区,没有复杂的布线,员工携带着笔记本自由穿梭在这个办公点和那个办公点之间,由于无线局域网的部署,使人们摆脱了网线的束缚。

一直以来,思科公司都是自身创新技术的第一个用户,因此拥有一个相对完备的内部信息平台。思科内部员工管理程序大部分是通过网络进行的,这为员工建立一种自助式的工作环境打下了良好的基础。在不同软件的帮助下,思科员工几乎可以在网上独立完成包括制定会议日程、预订会议室、报销旅行开支、调整工资抵扣等在内的任何事情。思科中国公司部署的宽带应用、IP电话、Same Time等为所有员工创造了灵活的在家办公条件。

远程办公:方便、舒适、高效

宽带接入--高速、灵活、安全

思科的IT基础架构能够保证员工利用宽带接入,通过使用VPN等方式连接到公司的内部网络,同时保证各种应用的运行自如。思科公司在香港、新加坡,悉尼、台湾及中国上海等地都推出了移动办公室计划:思科员工都配有配置了无线网卡的笔记本电脑,通过无线局域网的部署,帮助商业用户在办公室或远离办公室的家中、商务旅途中安全、高速地接入互联网,更可以通过VPN(虚拟专用网)访问公司内部网络。正如互联网改变了人们工作、生活、学习的方式一样,移动办公室改变了互联网接入的方式。

对于差旅不断的商务人士,在场地提供商、服务提供商和集成厂商的共同努力下,他们可以随时随地在公共场所享受到安全、高速的互联网接入服务;而对于有需要在家办公的人士来说,企业则可以应用移动办公室解决方案向在家加班和远程办公的员工提供高速、安全的连接,从而实现同样高效的家庭办公。

宽带接入--高速、灵活、安全

IP电话--功能强大

思科公司已部署的IP电话系统,具有十分便捷的呼叫转移功能,新开发的"软电话"(softphone)则以软件形式,将电话设置在笔记本电脑上,员工可以随时随地接听电话。思科公司的统一消息系统,使所有员工可以将其固定座位的分机电话及语音留言、传真等都转移到家庭电话、手机、个人邮件,或者笔记本上安装的IP软电话上。

此外,电话会议也有效地满足了差旅或在家办公人士进行多方沟通的需要。通过IP电话的简单电话会议功能就可以实现2-3人的电话会议,参加会议的同事可以远程共享会议资料,在同一桌面上一起讨论工作。在思科公司,通过全球会议系统,会议发言者可以将他的演讲幻灯片放到特定的网站上,以供所有其他在全球各地的参会者观看,同时,与会者还可以通过互联网进行有必要的沟通和交流。在SARS的情况下,越来越多的企业开始使用电话会议开展工作,从而避免面对面的近距离接触可能带来的危险。

IP视频--实时、面对面

思科公司的IP视频服务系统主要包括两方面:一是远程视频点播(VOD),这项功能服务可以满足在家办公的员工对放松神经赶走疲劳的娱乐要求;二是可视电话,它有效地实现了异地的双方甚至多方人员实时、面对面的交流与沟通,还可以大大降低差旅费用。IP视频不仅仅被应用在各种商务活动中,在公安部门,无线IP视频监视解决方案也使神探更加耳聪目明。

E-learning

思科的E-learning电子学习工具,包括数据、语音和视频三项性能,不仅可以供员工在任何地方通过网络进行学习,而且也是传达公司一些重要讲话及会议精神的有效工具。与传统学习环境相比,E-Learning具有三大特点,一,所有学习内容都通过Web进行发送;二,对学习进行电子化管理,包括学习跟踪、报告及评价;三,在学习过程中,学员之间可以进行电子化协作。通过E-learning,思科将最新的产品、技术、销售培训课程等传递给分布在自身无法直接覆盖城市的合作伙伴。

SARS的突发,对于人类无异于一场深刻的考验,同时也是对网络信息技术应对突发事件的一种考验。思科公司认为,有效地利用先进的网络信息技术,各个行业都可以从中获得显著的收益,提高生产效率,并能在面对危急事件时保持镇静并尽可能地减少损失。今天面对SARS,远程办公与草药茶助企业走出困境。

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