科罗拉多打造电子政府

"新世纪的科罗拉多"计划采用互联网业务策略,提供在线服务,提高工作效率。

【目标】

通过实施"新世纪科罗拉多"计划,采用新技术来提供在线服务,提高工作效率,建立一个更加高效的政府。

【策略】

建立一个网络来连接全州的政府机构,加强信息基础设施建设,降低工作成本,方便数据资料的交换。同时,该州还将推出上百项的在线服务--从补办驾驶执照到发放建筑许可证。

【预期效果】

预计最初每年可以为州政府节省至少4100万美元的开支。更重要的是,该计划可以提高政府的工作效率,改善工作效果和对人们的亲和力。

科罗拉多打造电子政府

虽然政府领导和公司领导一样,都认为提高工作效率是最重要的,但在公司里很多被认为是理所当然的事情,在政府部门却因为没有条件而无法实施,这使政府部门通常都缺少实现高效工作的技术。

对于美国科罗拉多州长比尔·欧文斯(Bill Owens)来说,他并不缺乏创新的理念,因为他具有20多年公司工作经验,对政府部门目前的运行效率并不满意。他说:"建立一个有效率的政府来满足公众的需要是非常重要的。信息技术可以帮助我们实现这个目标,它能使政府履行职能的能力一体化,从而使工作效率大大提高。"

欧文斯正在改变科罗拉多州政府的技术应用面貌。从1999年1月上任以来,他就着手采用新技术,将一系列改变了公司运作面貌的网络应用方案引入政府部门,以优化政府的工作效率,率领科罗拉多州政府朝着一个技术应用的顶峰迈进。技术秘书马克·霍斯曼说:"这看起来是一个野心勃勃的计划,但对科罗拉多来说很重要。"

新的领域

"新世纪的科罗拉多"计划是整个项目的核心,该计划制定了如何建立一个富有工作效率和成果、并与公众具有亲和力的"电子政府"的细节。在未来几年中,随着这个计划的逐步实施,州政府的预算开支将减少4100万美元。

这个计划最初设想是在20世纪90年代初期提出的,当时欧文斯担任该州法院的法官,他注意到,在采用新技术方面,政府部门严重滞后于公司企业。随后,欧文斯以"将科罗拉多州带入电子化时代"作为竞选纲领,角逐州长职位;当选后,他迅即开始推动该州实现电子化蓝图。

同时,州政府的20个主要机构也面临更大的工作压力,迫使政府必须关注现有的网络状况和技术能力,并考虑如何整合建立统一网络。毕马威(KPMG)咨询公司和思科系统公司接受了此项重任,开始帮助州政府咨询和建立网络应用方案。

一年半之后,各方付出的努力取得了显著的成功。马克·霍兹曼认为,科罗拉多州不仅正在成为美国在线程度最高的州政府之一,而且也正在使政府雇员的想法发生转变。他说:"我们正在推动一种文化上的转变,使州政府的雇员们真切地感受到信息化带来的收益。应用新技术,迫使雇员在工作中更加注重策略,减少官僚作风,同时也减少他们感受挫折的机会。"

值得强调的是,尽管新技术使工作效率大为提高,但是州政府并没有裁员。为了利用这些新技术,州政府为一些雇员重新安排了工作岗位,并对他们进行了培训。

新的问题

采用新技术,一个最大的障碍是如何将政府部门不同机构和互不相同的系统整合到一个统一的标准和平台上。在欧文斯1999年开始担任州长的时候,科罗拉多州政府的20多个机构的信息系统几乎都是独立运作的。在大多数情况下,各政府部门之间不能共享数据,而且各自都有大量的工作程序需要处理,这使政府部门的信息系统难以像"财富500强"企业那样实现规模效率。

以采购为例。以前,科罗拉多政府有70多个部门负责采购。"一个部门一次购买5台或者10台电脑,实际购买都不是通过网上交易完成的,结果是州政府必须为每台电脑支付大约1700美元。"州长革新和技术办公室主管阿兰·菲利浦说,"相比之下,公司购买同档每台只需1200美元。"

在建立统一网络后,这一问题迎刃而解。据估计,仅采购一项,利用新的网上采购系统,通过集中购买来降低费用在第一年就可以为政府节省700万美元的开支。

同时,新的技术平台还将建立一个全州范围内的并行系统,以完成大范围的在线授权和注册任务。登录一个为在线服务定制的门户网站,公众可以快速地在线申请驾驶执照,机动车重新注册、申请建筑许可、申请商业执照、纳税,或获得野营许可。州政府总共可以在网上接受700种左右的申请,并提供授权和注册。科罗拉多州首席技术官保罗·奎德说,这个系统将使公众不必排队就可以完成所有的申请,得到授权或注册。

集中的系统

另外一个目标是通过逐步建立一个集中的数据、信息和知识管理体系结构,以降低系统应用成本,提高系统性能。对于奎德来说,科罗拉多州政府最令人头痛的技术难题是如何将过去25年中投入使用的、像大杂烩一样的电脑系统和应用程序复制下来,并重新加以应用。

从伽利略国际旅游服务公司借调来的奎德,目前的任务是让州政府各部门达成共识,以建立一个全州范围内的信息技术机构。现有的一批应用环境不支持新兴的在线服务解决方案,由各部门建立的独立的网络也造成了网络资源的浪费。因此,现有的网络基础设施反而成了建立有效联系和信息技术管理的障碍。

在随后两年中,科罗拉多州计划建立一套集中的、基于企业资源计划(ERP)的管理系统,将现有的人力资源、财政管理和商务系统进行统一。州政府还将建立集中的实时和在线采购系统,以及人力资源优化方案,这个方案可以使31000名州政府雇员通过网络系统来访问信息,也可以处理一些个人事务,诸如确定收益选择、申请补偿,更新自己的个人信息,查询自己的养老金帐户等等。此外,在线招聘和工作申请系统可以让个人通过访问科罗拉多州网站来申请工作。

新的连接

科罗拉多政府的整个网络解决方案以一个构建于思科系统上的多用途网络来进行连接。与既往显得支离破碎的机构组织相比,现在整个州政府的动作就像是一个高效的企业,而且实现了各部门之间的信息共享和充分合作。

预期的收益

尽管政府部门的发展受到联邦法规的约束,不可能像公司那样富有灵活性和发展前途,但是,欧文斯州长还是乐观地相信,网络应用将给州政府带来巨大的收益。他说:"网络是一个可以帮助州政府进行自身改造和更新的工具。而转变政府以适应作息时代的需要和期望是非常重要的,因为技术就是未来。"

科罗拉多州政府积极寻求利用互联网带来的便利,这一点也不奇怪。在欧文斯看来,"新世纪的科罗拉多"计划并不是一个最终的目标,而像一幅正在展开的地图,需要更多的注意力和精力,并沿着这条路一直走下去。他说,虽然政府不像公司那样会面临直接的竞争威胁,但我们同样面临压力,必须使政府机构变得更有效率,更加节省开支,并对公众更具亲和力。只有这样,我们才不会被公众所抛弃。

比尔!·欧文斯(科罗拉多州长)

"建立一个有效率的政府来满足公众的需要是非常重要的。"

比尔!·欧文斯

欧文斯以一种比较平和的热情应对这些变化,试图建立一个21世纪的电子政府模式,并已成功地推动和实施。"我们已经看到许多公司作出了积极响应,以应对新经济带来的挑战。他们减少了官僚作风并将注意力转到提高效率和改善客房服务上。"欧文斯强调说,"现在,是政府开始采取行动的时候了。"

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