处处皆是Office

互联网周刊 2003年07月21日 蔡虹

工作就是生活！只是环境快速转变：或在西贡群山的家中，或在流转的机场，或在父母有花朵的露台，或在公司的Pantry，当然还有在固定的办公桌上……

2003年，33岁的Rosa将要做妈妈，她是思科系统公司香港地区企业业务开发主管。因为SARS的缘故，她决定暂时不到位于人群密集的湾仔区的思科办公室。Rosa开始在位于香港新界西贡群山的家中工作。一台笔记本电脑和互联网使在家工作完全没有问题。Rosa并不例外即使在一切正常的情况下，思科公司员工的办公时间和地点也采取灵活的方式。

"刚进公司的时候，非常enjoy公司的办公方式"，已经在思科工作了五年的高级PR经理商容说："这种兴奋感至今也没有消退。因为实在是太方便了。"例如费用报销，北京的员工出差去上海，在上海就可以在网上完成报销的工作。在网上完成报销内容的填写后，系统会给每一单报销一个跟踪号码，员工只需要在特制的信封上写上这个号码，装上原始发票、单据等寄回北京的财务部门就可以了。此时系统也会自动通知该员工的上司，如果老板三天"不反应"，就表示默许，系统就会自动给该员工的帐号上打钱了。财务部门甚至不会检查每一个信封里的发票，只有很少比例的抽查。当然系统有一些对"高危人群"的风险控制措施，如吃饭的金额只能在几百块钱以内，超过了，系统上就不能通过。每个月还会有全公司的"排队"，每个人都会知道自己的手机话费或其他费用在所有人里排第多少位，他的上司和相关的人也会知道。所以人人都会自觉。

Greg和他曾驾驶过的战斗机。现任 IT经理的Greg曾是有12年驾龄的战斗机飞行员，他十分enjoy现在的工作。

来自澳大利亚的Greg Dixon有一间没有一张纸片的办公室，位于东方广场的思科北京分公司。一方面是他觉得真的不需要，另一方面也是因为这种工作环境的style是他一直倡导的。现任思科系统中国公司IT经理的他，曾担任皇家澳大利亚空军的战斗机飞行员达12年之久。因为对IT产生了浓厚的兴趣，后来辗转加入了思科。Greg说："思科的所有东西都构筑在TCP/IP标准之上，所以应用都不是独立的。"他最深的感触就是自己去到全球任何一个思科的办公室，不用给行政人员打电话要求安排，不用麻烦任何人，马上就能开始工作。首先用自己的胸卡可以打开任何办公室的大门，每位员工都像挂钥匙一样佩有三张胸卡，包括办公区的出入卡、公司远景目标卡以及企业文化卡。随身携带的笔记本电脑只要连上任何一条空闲的cable就可以工作。将来或许是更加方便的无线连接方式，Greg说这在韩国的办公室已经成为现实，可能很快成为全球思科办公室配置的新标准。在个人电脑里也集成了软件形式的"IP电话"，个人分机等于随身带，只要使用上习惯，实体电话都不需要了。

每位新进员工，都会配备同样的笔记本电脑和智能IP Phone。电脑预装同样的软件；电话有大屏幕和芯片，新的产品已经有彩色屏幕和摄像头，方便可视通话。

这部电话的最大特色是能智能、自动地搜寻最"便宜"的通话路径，而员工不用麻烦，直接拨电话号码就可以。公司内部不同地区间的办公室通话，系统自动走IP，都不用给电信交钱。（但是这不能在所有国家实现，例如新加坡就限制企业的此种行为。）再有如北京打往香港的电话，系统也会选择先从北京到香港思科公司，然后再走公众电话网络以市话方式打出。系统还提供"虚拟会议室"，只要先在公司网页上提交时间和参加人数等信息预订，开会时每个人只需在自己的办公桌前拨8888，根据一步步的语音提示进入，几个人就不用面对面而可以方便地开会了。Greg揭示了这套电话系统的背后：不再用老式方法于每个地方的办公室安装程控交换机。一台安装在北京，他们称之为Call Manager的小型服务器就可以服务大陆、中国香港、中国台湾以及韩国等整个北亚区。这样可以大大节省安装的费用和提高灵活性，开新办公室时方便多了。Greg说："技术发展得非常快，6个月前一台Call Manager甚至不能覆盖整个中国大陆地区。将来我想全球只用一台Call Manager都可以实现。"

而那人手一台的"工作电脑"更是用处多多，所有操作都会被自动备份到公司系统上。SARS的时候Greg意识到要准备应对，考虑个人资料的备份以及企业系统的正常运转，结果他发现自己根本不用做什么特别的事情，一切如常即可。工作是项目型的，根据结果评判。即使在父母的家中，也可以很容易地通过互联网用自己的ID进入公司的VPN（虚拟专网）；在机场等公共区域可以使用运营商提供的无线上网服务接入。内部的目录体系使找人变得容易，每个人都有自己的网页，钱伯斯也一样。输入名字就可以查找。Greg的网页上可以看见他处在思科系统中钱伯斯下的第五层，而他又管着13个工程师；还有他所有的联系方式以及他的上司的联系方式。鼠标在电话联系方式上点一点，就可以进入通话方式。（IP Phone上也可以进入这个目录体系。）许多思科员工每年都参加多个公司组织的e-learning（电子学习）项目，"可怜"的上司们常常来不及反应，员工就已经开始参加"上课"了。上司们要从部门的费用额度中为本部门员工支付给公司"学费"。公司出台新法规，也会以电子课程的形式让每位员工在自己的电脑上学习。通常员工要回答几个问题以体现了解的程度，最后还必须点击同意的按钮，表示今后将与新规则保持一致。

只是一切都太方便了，会使人超时工作，时时处于工作状态中而不自觉。固定座位的分机电话及语音留言、传真等都可以转移到家庭电话、手机、个人邮件、或者笔记本电脑上安装的IP软电话上。这些"思科人"们常常下班路上也在听语音留言，回复留言。商容说"非典"的时候她也很早就开始在家办公，一边陪伴学校放假了的小女儿。经常到下午两点了，同事打电话来，才发现自己还没有吃午饭。不像在办公室还有人来"打扰"，中午时分同事会相携着外出午餐。

Greg一周工作50个小时，他说这是他所选择的方式。当初他之所以选择思科，是因为"思科招募各种专业人士，公司也把他们当专业人士对待。"Greg那个不大的独立办公室里最显眼的是一张很新的中国地图，他经常用来和同事开会时指点网络架构；以及一张从潘家园淘来的，城墙尚未毁坏时的1958年老北京地图，这是出于他对中国文化的爱好。

办公室族群们自有他们乐在其中的方式。

无纸办公室

身为IT经理的Greg倡导新style从自身做起。

工作在别处

Rosa在位于香港新界西贡群山的家中可以如常工作。

一卡走天下

每个员工的胸卡都可以打开思科公司在全球任何地方的办公室的大门。

全能武器

每个员工都配备笔记本电脑和大屏幕的IP Phone。

"三天不反应"

"可怜"的老板们！天天收到系统传来的"请示"，三天没来得及反对，就是默许。财务部门已经自动给员工的卡上打报销的钱了；员工已经去参加培训了，费用还要部门付给公司……

思科得到回报

思科全球一年花在IT建设上10亿美元，超过总收入的6%（去年思科销售收入190亿美元），这个数字比大多数公司多。但是高投入在大大提高效率和销售人员讲解生动性方面已经值了回票。思科一直做自己的第一个用户。销售人员时常拿自己公司的应用实例去说服客户。还有如1998年的时候中国区的新进员工还都全部送往新加坡培训，后来实施了e-learning之后，公司省下了一大笔费用。