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2004年9月,搜狐做出了战略性部署,将其总部由光华长安大厦搬迁至清华科技园威新国际大厦。同年年底搜狐告别租用7年的光华长安大厦,正式搬迁新居。走入新总部,让总裁张朝阳和其员工满意的不仅有更为宽敞的办公环境、齐备的办公设施、优惠的租金和税收政策,还包括摆放在每位员工办公桌上的“IP电话”——一部插网线的电话。

思科IP电话与搜狐“百年老店”梦想

2005年05月15日

搜狐公司(NASDAQ:SOHU)是中国最领先的新媒体、电子商务、通信移动增值服务公司,是中文世界最强劲的互联网品牌。在2003年底至2004年,搜狐连续并购17173.com、焦点房产网和GoodFeel,从单一门户走向门户矩阵,其规模骤然扩大。目前总部人员发展逾千人,选择更适合未来发展的办公场所被其高层提上日程。而搬迁总部这一契机,也使得IP语音技术得以在搜狐的新总部——威新国际大厦落户。

搜狐与威新华清(北京)置业有限公司于2004年9月正式签订入驻协议后,搜狐公司内部IT部门就开始和行政部门共同讨论各种新网络和通讯系统的建设方案。搜狐管理层长期对新技术的敏感度提醒他们,VOIP一定是未来的发展方向。

据一向关注网络技术的Synergy调研公司统计数据显示,VoIP设备市场像企业和包括电话、硬件和软件等其他企业销售的产品,在2004年的销售收入增长了78%达到30.7亿美元,预计今年将能够增长到44.2亿美元。到2009年的销售收入将接近110亿美元。

搜狐考虑应用VOIP的另一个出发点是,搜狐设想成为互联网的“百年老店”,他们希望建设一张能够支撑公司长久发展的通讯系统网络,从而帮助企业实现这一宏伟壮志,而不是每三到五年就需要重建或投入大量资金升级通讯系统。目前搜狐在上海、广州、福州、香港等地设都有分支机构,随着其不断扩张,分支机构的增多,VOIP技术无疑能很好的适应这种发展和变化。

VOIP不容置疑的成为其新总部最适合的通讯方案选择。最终,思科公司凭借与搜狐长期的良好合作和最为成熟的网络、IP语音产品与服务,适时的赢取到IP语音产品在中国互联网公司中迄今为止最大的一单。目前,搜狐安装了IP电话服务器,并且部署了1000门IP电话和30多部无线IP电话。

让人耳目一新的IP电话

当搜狐员工搬入新总部大楼后不久,就有人在搜狐内部论坛上留言道:“来到新办公楼,发现周围吃饭的地方太少,但电话很好、功能强大。”

员工们对桌上那部新奇的IP电话和通信系统感到非常满意,他们在IP电话上能够查到公司任何一个成员的电话号码,可以将任一台电话设置成自己的分机号码,可以呼叫转移,可以召开多方电话会议。
有一天,搜狐网络运营部MIS经理王振宇忽然发现,员工的电话响时发出不同的铃声,这让他觉得非常有趣。原来,这种IP电话可以设置不同的铃声,员工们在捉摸电话功能时,先将这个较有趣的功能学会了。这让王振宇非常欣喜,作为这一项目的技术负责人,去年他还在担心IP电话能否被大多数员工接受的问题。“去年筹划VOIP项目时,内部也有不同的声音:大家要是不能接受IP电话的工作方式怎么办?而且搜狐的分支机构不多,长话费用并不算多,找人的话大部分打手机就可以了,那么IP电话的应用效果怎么体现?”王振宇回忆道。但现在员工主动使用IP电话新功能的热情打消了他从前的顾虑。

让沟通更便捷

除了桌面的摆放的IP电话,思科还给搜狐员工电脑配备了soft phone(软电话)系统。这个软件可以把员工桌上的IP电话功能原封不动地移植到电脑上。事实上,只要有这台电脑,员工不论在家办公或出差,只要能连通互联网,他们都可以和在办公室一样使用IP电话。

当员工在外地出差,通过soft phone系统呼出电话时,显示在对方的电话或手机的号码将是其公司电话号码。接听客户拨打他的办公室电话号码时,它同样可以接听。

一次,王振宇和行政经理到南方一个城市出差,王振宇教会该经理如何使用笔记本电脑中的软电话功能与北京员工通话。当拨通后,北京员工看到呼入的电话显示该经理本人的名字和分机号,大家都以为他没有出差。这位经理开玩笑道:“这个东西简直太方便了,别以为我出差了你们就可以放羊,现在你们看不出我人在哪里了。”

王振宇希望全公司能尽快熟悉强大的IP电话的所有功能,他经常正忙着给员工们培训IP电话的功能。他在内部网中上链接了功能介绍的页面,在吃饭或平时聊天中,会告诉同事们IP电话的功能。“我还想录制一些不同场景如何应用IP电话的视频资料,挂在网上让大家学习。”

而搜狐上下对VOIP培训的积极性也空前高涨。关于VOIP的培训,大家都是非常主动的参加,而通常参加其他培训时,是需要组织者费一番功夫的。还没有轮到培训的员工会找王振宇商量,你们什么时候到我们这个部门来培训啊,网上学的效果还是稍微差一点,最好能给我们亲自培训一下。

随着搜狐在其广州、上海、福州分公司逐渐开始部署软电话,年内全面部署IP电话,IP电话的带来的效益也将逐渐显现。

VOIP收益逐渐显现

IP电话一个最重要的亮点就是节省话费。对于搜狐公司,由于目前公司分支机构并不太多,而且国外分支也比较少,所以从节省话费上看来不是特别明显。“但可以肯定,这一技术的使用会大大降低员工的手机通话费,过去找人经常打手机,现在拨分机或者接入语音信箱系统即可解决问题”,王振宇说。
从IP电话另外一方面的作用来看,它很好的节省了管理费用上的开支。搜狐自己算了一笔帐:如果购买可支持1000多部电话的模拟电话交换机,需要两三百万元,加设特殊的功能,如语音留言等需要单加钱,但PBX后期维护的成本很高。而对于VOIP方案,虽然每部IP电话机一千多要比模拟电话机贵很多,70%以上的VOIP投资都花在话机上,但IP Phone服务器仅有几十万元,理论上还可以支持7500门电话,升级的成本较低。综合看,前期投入VOIP方案高,而后期维护则是PBX方案高。

虽然在直接投入上两者各有优势,但搜狐看到VOIP对降低企业日常管理通讯系统的成本非常有益。

对搜狐这样的IT公司,其人员、部门的变动很快,经常“这个部门要拆,那几个部门要合”。如果员工变换办公室,每一个人又都希望自己的分机号一直跟着自己走,在传统交换机模式下,管理员只能在交换机上按一个一个号码去“跳线”——即做电话线物理改变,效率很低。而在VOIP模式下,员工无论移到哪个位置,只需输入自己的用户名和密码,分机的号码自动会设置自己的分机号,管理员这部分相应的工作由此减少,系统日常管理成本由此降低。这同时加强了搜狐的工作效率和快速响应能力。

此外,由于数据网、语音网合一,搜狐不再需要IT部门和电话管理部门之分,只要一个部门即可,IT维护人员和电话维护人员也合而为一,这也为搜狐精简了很多相关工程师。

再有,搜狐使用IP电话可以支持一方主叫、六方通话的电话会议,“大家觉得特别的方便”。现在搜狐某老总,经常早上一上班就先开一个电话会议,他只需拿起任一部IP电话,直接拨对方的分机,或者外线的手机,再进行简单操作就要开这种电话会议。而过去,老总的秘书需要先到一个专门的会议室,用专门的设备去拨通参会人员的电话,非常繁琐。

总而言之,在搜狐看来,“VOIP的价值集中体现在两个方面:流动和沟通”,这对一个一心要做“百年老店”的IT公司至关重要。VOIP 其作为直接交流的工具,无论在资费的低廉还是增值服务的多样性方面,VOIP都有着传统电话无可比拟的优越性,它的价值会在与企业管理的不断的融合中越发显现。

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