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运营效率来自哪里?

运营效率来自哪里?

技术本身已不再单独构成一项竞争优势。那么你怎样来超越自己的竞争对手呢?

不久前,技术是经营一个高效公司的最大的竞争优势。只要安装电脑并用网络将它们连接在一起,然后再将纸面的工作流程数字化,一个任意规模的公司就有可能以更大的灵活性和更高的效率来运转。但是现在,技术只是底线,是经营活动的一项基本成本;你有技术,你的竞争对手也有。

那么,技术之外的第二大竞争优势是什么呢?分析师、咨询师和中端市场(midmarket)的IT高管们认为,它是一个难以把握、但却并非不可能的目标,即坚持不懈地、战略性地采用技术手段来解决业务问题,使解决问题的效率呈指数提高。

这个目标具有挑战性,因为它既包含了业务知识,也包含了技术知识,而且还要求对业务和技术这两个方面是如何互动的具有敏锐的感觉。它要求IT团队(不管是公司内部的IT人员还是外包的咨询师)要既当老师又当学生,不仅要指导公司内负责业务运营的人员掌握技术知识,而且要对业务过程是怎样进行的有一个清楚的了解。

毫无疑问,要做到这一点是困难的,企业在IT方面失败的案例要比阿加莎·克里斯蒂写的侦探小说还多,但这却是小公司相对于大公司具有优势的一个方面。要发挥这一优势,你需要理解提高运营效率的三个方面:“为什么需要”(Why)、“需要什么”(What)和“怎样实现”(How)。

规模较大的公司可能具有更多财政资源和人力资源,而中小企业却经常更为灵活,内部沟通方面的问题更少,与外部客户和供应商的关系更为密切,这经常使得它们在效率方面占有优势。

让我们从分析“为什么”这个因素入手:为什么非得提高运营效率呢?简单来讲,这个世界越来越符合达尔文优胜劣汰的法则了,效率本身就是一个竞争优势。

AMI-Partners公司负责中小企业解决方案的副总裁Laurie McCabe说:“看看一个兴旺的业务模式消亡得会有多快。”例如,在线DVD电影租赁网站Netflix曾经夺取了Blockbuster的零售市场相当一部分份额,但却面临来自另一家公司——Camcast日益普及的按需电影下载服务的挑战。McCabe说:“成功和失败的周期比过去缩短了。”

即便有竞争优势,很多企业也并不能够自始至终很好地发挥这种优势。McCabe说:“在很多情况下,IT解决方案可能并不符合业务过程的需求和尺度,而很多公司正是在这个方面失败的。”于是便出现了如何让IT和业务为实现共同目标而协同发挥作用这样一个关键问题。McCabe说,今天,为了有效地构建竞争优势,你必须认真考虑自己用的是什么技术,这种技术对你来说其表现到底好不好,并且不单是从IT角度来考虑,更要从业务角度来考虑。

例如,你的公司可能已经制定了一项能让更多人在家里工作的远程办公政策,但随后的评估表明,人们的工作效率并没有他们所想的那么高。这是远程连接方面的问题吗?是宽带方面的问题吗?是安全政策方面的问题影响用户获取文件的能力吗?这肯定是一个业务愿望需要技术支持的情况,业务和IT功能都需要协调。

再来看另一种可能发生的情况:你可能部署使用了跟踪当前客户和未来客户的客户关系管理软件(CRM),但该软件没有与公司的收费系统同步,而该收费系统在涉及到客户资料时通常是最准确的,因为它是进钱的系统。将两个系统集成起来,可提高业务方面的准确性,但你需要与IT部门进行合作,确保他们知道“为什么”你要这么做,以便他们能选择和部署相关技术,来达到你的目标。

你需要什么

实现灵活性的最大障碍之一是系统之间不能相互沟通,所以,你需要尽可能地采用标准的、一致的技术,不管是在桌面上还是在网络上。

美国加州坎贝尔一家既提供网络支持、又提供IT咨询的名为Planet Magpie的公司的总裁Robert Douglas说:“我们经常碰到复杂的环境。企业对其想要发展的方向没有一个明确的战略,结果是本末倒置。”

他举例说,企业的工程部门可能坚持认为它需要运行Linux操作系统的计算机,而另一部门则可能想使用Microsoft Exchange Server。“企业的高管们可能更愿意使用Exchange,但他们不想得罪工程部门,所以他们选择了另一个方案,这个方案适合一个部门,而不适合企业的其他部门,”Douglas说。“一个公司制定其关于计算的企业标准越早,从长远来讲其发展就越好。”

采用标准一致的技术也有利于企业获得技术支持,因为技术支持人员并一定会掌握多种平台。

应用方面也是这样。重要的是,要确保数据库能够被整合,或至少信息能够很容易地进行交换。你所拥有的数据库和应用系统的供应商数量应该尽可能地少,以便能够保持较低的维护和支持成本。与五年前相比,今天针对中小企业市场的独立软件供应商更多了,所以要分析一下你所使用的应用系统,看看你是否能够进行可以提高效率的改变。

退后一步,问问你自己,你需要什么来更新换代,或提高运营效率。哪些老的应用系统你可以扔掉?看看什么样的应用功能现在有了而过去没有。

这并不是说,你必须将所有东西都扔掉,一切都从头开始。事实上,开始时动作不要太大,不要影响企业的正常工作。但要充分考虑到今后的增长和业务计划。要提早规划,为今后能够灵活运作打下基础。

“你的投资方式将影响你以后怎样扩展,”Douglas说。“如果你只为眼下采购,你以后会遇到麻烦。”他举了部署IP语音(VoIP)技术为例。他说,当然有变通的办法来迫使传统的PBX系统同时满足VoIP和标准电话的需要,“但当你开始增长的时候,你就必须增加一个部门,那时对整个系统进行彻底改造所需的费用可能会超过当初只多花一点钱(来实施一个完整的VoIP系统)所需的费用。”

怎样实现你的优势

如果能够将不同系统集成起来,并从中获得更多、更好的信息,企业就会更加灵活。Elliance公司总裁Abu Noaman说,一旦你将互不相干的信息片断关联起来,共享信息就会更容易。该公司是一家在线营销应用软件开发商,并且是思科2005年度“与技术共成长奖”的大奖获得者。“共享信息方面的先行者将会具有一个巨大的竞争优势,”他说。

在确保标准化和一致性的基础上,需要实现系统的灵活性,并依靠度量体系实现管理。对此,Noaman解释说。“你会希望你的决定以数据为依据。靠直觉作出的判断应该有数据支持。”与此相关的是集成和连接的概念,集成的信息可直接转换成运营效率,后者又可变成竞争优势。

思科系统公司负责商业市场管理的高级董事Lauren Ventura说:“网络在提高业务效率方面可扮演举足轻重的角色,因为它可以确保客户、员工和供应商安全获取实时数据,来提高业务决策水平,并最终提高客户服务水平。”

根据IT情报公司IDC所做的研究,雇员人数在100至999人之间的中小企业中有60.2%把提高效率作为其2005年的首要业务目标。而这些企业中只有23%把可以提高效率的基础设施投资(如对网络进行扩建或升级等)作为一项首要任务。

以下是中小企业今天所面临的五个业务挑战,以及思科的安全网络可以帮助你提高效率、削减成本和做很多其他事情的五种方式:

第一,使你能够更容易获得信息: 速度缓慢、频繁宕机、或不安全的网络不能让员工快速工作,这将导致机会丧失和收入减少。有了一个安全的网络,员工就能快速传递和获取核心业务情报。 第二,使你能够随时随地获取信息:一个IP网络能将远方的工作人员与关键的应用系统和电子邮件、即时信息服务系统和其他工具连接起来。一个虚拟专用网使得远程信息获取变得很安全。

第三,与合作伙伴创建有效的业务过程:低效的运作会使得一个本来有资格的中小企业失去与某些公司做生意的资格。一个安全、可靠的网络对于发展和支持符合你的合作伙伴需要的高效业务过程至关重要。 第四,确保更高水平的信息私密性:网络往往需要具有更高水平的信息私密性,这就要求对数据的电子交换、安全和保密采用标准化的方法。一个结合了防火墙和入侵防护的安全的网络可以保证数据安全。

第五,加强员工的合作:一个集成了语音、图像、数据和无线通信功能的IP网络,可提供互动日历工具、基于Web的视频会议工具、IP电话工具和鼓励合作的其他工具。 

最后的挑战

显然,一个目标明确的、勇于创新的公司,一个知道怎样整合其IT资源与业务的公司,能够比竞争者更好地实现运营优势和竞争优势。最大的挑战是同时做两件事情,即既要维持公司运营,又要抓住未来机会,为即将出现的下一次变革做好准备。毫无疑问,下一次变革正在到来,没有什么是一成不变的。

在集成的、一致的系统成为基本需要时,将有一个新的挑战需要面对:运营效率成为所有业务的必要条件。

“仅仅通过管理过程将越来越难以获得竞争优势,”Gartner公司研究员和副总裁Andy Kyte指出,“竞争优势会更多地来自高效工作场所的管理支持,在这样的工作场所,计算机在没有人为干预的情况下做日常工作,人们所想的是他们能够给客户提供什么样的创新产品和服务。”

当这种情况出现时,你将真正看到工作效率呈指数提高。

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