Products

Tout ce que vous devez savoir sur la voix et la conférence

Tout ce que vous devez savoir sur la voix et la conférence

Voix et conférence : présentation
Comment les entreprises utilisent-elles la voix et la conférence ?
Voix et conférence : vos premiers pas
Les 5 grandes questions à poser à votre partenaire

Voix et conférence : présentation

En combinant les systèmes voix et données de votre entreprise, vous pouvez aider vos employés à rester plus facilement en contact et à partager les informations. En unifiant les réseaux téléphonique et informatique de votre entreprise, les membres des équipes peuvent facilement se joindre, où qu'ils se trouvent, et les clients et prospects être rapidement redirigés vers les meilleures ressources.

Au fur et à mesure qu'évolue votre entreprise, les technologies de communication IP vous permettent d'ajouter de nouveaux employés, bureaux distants et télétravailleurs avec un minimum de coûts et d'efforts. À chaque étape, votre équipe dispose des outils de communication dont elle a besoin pour guider votre entreprise sur la voie de la réussite.

Combiner toutes les fonctionnalités

Pour bien comprendre le concept de « communications unifiées », pensez à tous les outils que votre entreprise utilise aujourd'hui : téléphones de bureau, téléphones portables, fax, Internet, messagerie vocale, etc. À présent, dressez la liste de toutes les applications bureautiques que vous utilisez : calendriers, clients de conférence et de réunion, courrier électronique et messagerie. Tous ces outils distincts et cloisonnés sont désormais réunis en une seule et même solution qui vous permet de :

  • Organiser des réunions depuis des sites distants en utilisant les technologies audio, vidéo ou Web
  • Aider les employés à communiquer entre eux immédiatement (plus d'attente au téléphone)
  • Accéder aux principales technologies via des périphériques sans fil
  • Mettre les clients en contact avec la bonne personne au bon moment
  • Permettre aux employés de travailler partout où ils disposent d'une connexion à Internet
  • Ajouter et intégrer facilement de nouveaux employés (gain de temps et d'argent)
  • Protéger votre entreprise contre les pirates, virus et autres risques de sécurité

Voici comment fonctionne chaque élément d'un système de communication unifiée comprenant des fonctions voix et conférence :

Téléphonie IP
Service téléphonique (y compris tonalité, transfert, mise en attente, téléconférence et autres fonctions standard) connecté via votre réseau données. Les employés peuvent transférer les appels à n'importe qui dans l'entreprise, quelle que soit sa situation, et les employés distants peuvent accéder à tous les services téléphoniques via une connexion VPN sécurisée au bureau.

Logiciel
Le logiciel voix et conférence permet à vos employés de configurer facilement des téléconférences pour organiser des réunions, partager des présentations, se voir les uns les autres grâce à la vidéoconférence, communiquer ensemble instantanément, etc. Toutes ces fonctions sont désormais possibles avec une seule interface frontale facile à utiliser.

Solutions de présence
Finis les délais d'attente ou le temps perdu à tenter de joindre une personne hors du bureau. Les applications de « présence » (qui fournissent le statut en temps réel des personnes disponibles en ligne) vous permettent de vérifier la disponibilité, l'emplacement et les informations de contact d'un collaborateur en temps réel.

Messagerie unifiée
Imaginez que vous receviez tous vos courriers électroniques, messages vocaux et fax directement sur votre boîte de réception électronique. La messagerie unifiée offre cette possibilité et vous permet de rester facilement connecté avec les outils que vous utilisez tous les jours.

Conférences enrichies par multimédias
Les solutions de conférence permettent aux employés et équipes à distance d'organiser des conférences en utilisant les fonctions voix, vidéo et/ou Web. Les conférences enrichies par multimédias permettent d'organiser des réunions auxquelles chacun peut participer facilement et y collaborer efficacement.

Haut de la page

Comment les entreprises utilisent-elles la voix et la conférence ?

Les outils de voix et conférence améliorent les communications pour vous aider à offrir un meilleur service client, à permettre à vos employés de travailler lorsqu'ils sont en déplacement et à offrir à vos partenaires un accès à la chaîne d'approvisionnement.

Voici quelques avantages qu'une entreprise peut tirer des solutions de voix, conférence et communications unifiées :

Contact client

  • Permettre aux clients d'accéder rapidement et facilement à votre entreprise
  • Afficher les informations client sur l'écran des employés à chaque appel client

Avec les technologies de centre de contacts intégrées à la solution de communications unifiées, votre entreprise peut offrir toute une série d'options de contact (téléphone, fax, e-mail ou fonction « click-to-chat »). La solution combine toutes ces fonctionnalités pour permettre à votre équipe de support de fournir un service plus rapide et mieux ciblé.

Mobilité

  • Garantir un accès au bureau à distance, que ce soit par voix, vidéo ou données
  • Fournir des options complètes pour des conférences à distance
  • Améliorer la joignabilité et la réactivité des employés nomades

Les employés ne sont plus rivés à leur bureau : ils sont en visite, à l'aéroport, à la maison ou dans d'autres services de l'entreprise. Les employés peuvent transférer tous leurs appels professionnels entrants (sur leur téléphone portable, leur téléphone fixe personnel ou n'importe quel téléphone de télétravail temporaire) vers un seul numéro de téléphone et les recevoir immédiatement, quel que soit l'endroit où ils se trouvent.

Collaboration

  • Facilité d'accès aux outils de collaboration
  • Services de calendrier et de messagerie pour une meilleure coordination

Les solutions de voix, conférence et communications unifiées vous permettent d'accéder aux outils de collaboration nécessaires pour organiser des réunions, des conférences voix et Web et utiliser les fonctions voix, messagerie vocale et autres grâce à une seule interface conviviale disponible sur de nombreux périphériques avec ou sans fil.

Réduire les coûts, améliorer la productivité

  • Les systèmes téléphoniques IP vous aident à réaliser des économies sur vos factures de téléphone.
  • Un réseau voix et données combiné simplifie l'installation et la gestion
  • La messagerie unifiée réduit le temps passé à la gestion des messages
  • Les conférences voix et Web améliorent la productivité et réduisent les frais de déplacement

Haut de la page

Voix et conférence : vos premiers pas

Vous êtes prêt à vous lancer ? Voici une liste de facteurs à prendre en compte :

L'état de votre réseau actuel
En règle générale, un réseau plus récent offre une meilleure structure pour les services voix et conférence. Avant de commencer, tenez compte des facteurs suivants :

  • Âge : si votre réseau a plus de cinq ans, vous devrez probablement le renouveler.
  • Avis des revendeurs : vos revendeurs partenaires peuvent procéder à une évaluation afin de déterminer la capacité et l'état de votre réseau.

Votre système téléphonique
Si vous basculez sur un système téléphonique IP, que comptez-vous faire de votre système de communication voix existant ? Il n'est pas nécessaire de désinstaller l'autocommutateur privé de votre entreprise : vous pouvez migrer vers un réseau unifié à votre propre rythme. Cela permettra à votre entreprise d'adopter le nouveau système téléphonique IP à son rythme.

Engagement des employés
Pour permettre à votre entreprise de rentabiliser son investissement, vous devez choisir un système que les employés utiliseront réellement. Aidez vos employés à comprendre :

  • Pourquoi vous apportez de tels changements : les employés seront disposés à utiliser un nouveau système et à tolérer quelques ajustements de leur part s'ils comprennent l'importance du système pour eux et pour l'entreprise.
  • Ce qu'ils doivent faire : les employés s'investiront davantage dans les changements auxquels ils participent. Communiquez avec vos employés sur la manière dont vous souhaitez les voir travailler ou partager les informations pendant et après la transition.
  • Les avantages qu'ils pourront en tirer : les systèmes voix et conférence offrent de précieux avantages. Insistez régulièrement sur ces avantages auprès de vos employés pour les aider à accueillir favorablement le changement.

Formation
Les solutions voix et conférence ouvrent à vos employés de nouvelles opportunités de partager les informations et de rester en contact. Une formation offre un moyen rapide et simple d'obtenir une meilleure productivité, d'améliorer les communications et de gagner du temps. Une formation est recommandée pour exploiter tout le potentiel de ces outils et aider les employés à obtenir le meilleur retour sur investissement possible. Discutez avec votre revendeur partenaire de la période la plus adéquate pour votre formation et de la manière de communiquer au mieux les avantages de la solution à votre équipe.

Securité
Votre entreprise a besoin de protéger son infrastructure, ses informations et ses applications. Une planification efficace de la sécurité garantira une couverture suffisante pour éloigner les menaces actuelles et futures.

  • Avez-vous besoin de différents niveaux d'accès pour les différents membres de votre équipe ?
  • Serez-vous en mesure de contrôler les accès aux informations et aux réseaux depuis n'importe quel type de périphérique ?
  • Comment le système protégera-t-il les communications de votre entreprise et limitera-t-il les accès non autorisés aux informations de votre entreprise ?
  • Votre solution offre-t-elle une protection à court et long terme ?

Haut de la page

Les 5 grandes questions à poser à votre partenaire concernant cette solution

Voici cinq grandes questions que vous devez poser à d'éventuels partenaires qui proposent des solutions PME :

  1. Avez-vous l'habitude de travailler avec des petites et moyennes entreprises (PME) ? Cisco dispose de tout un réseau de partenaires certifiés qui sont spécialisés dans la fourniture de solutions technologiques et de services de support aux PME. Bon nombre de ces partenaires sont eux-mêmes des PME, ce qui signifie qu'ils comprennent parfaitement vos défis potentiels et vos objectifs. Les partenaires certifiés Cisco ont démontré leur expertise dans des technologies spécialisées. Ils disposent de la formation, du support et des services nécessaires pour concevoir, développer et optimiser des solutions réseau adaptées à votre entreprise. Ils se tiennent également informés des dernières évolutions logicielles et matérielles ainsi que des prochains produits et solutions Cisco.
  2. Quel type de service et de support après-vente proposez-vous ? Demandez à votre partenaire de présenter en détail le type de support après-vente qu'il propose. Par exemple : le partenaire offre-t-il des services de support après les heures normales de bureau ou des services d'urgence ? Si oui, sur quels créneaux horaires ces services sont-ils disponibles ? Les niveaux de support spécifiques proposés doivent être détaillés dans un contrat de niveau de service (SLA). N'oubliez pas que de nombreux partenaires Cisco proposent des services de support technique récompensés, offrant un accès à tout moment aux ingénieurs Cisco ainsi qu'à de nombreuses ressources techniques.
  3. Comment cette nouvelle solution va-t-elle s'intégrer dans mon environnement informatique existant ? Un partenaire Cisco peut examiner vos besoins métier et évaluer vos systèmes et votre infrastructure réseau actuels. À partir de là, un partenaire Cisco peut présenter des solutions capables de répondre à vos besoins actuels, d'évoluer au rythme de votre entreprise et de se conformer à vos contraintes budgétaires.
  4. Comment cette solution peut-elle m'aider à réaliser des économies et à maîtriser mes coûts ? Il est plus facile de gérer et d'assurer le support technique d'une solution Cisco de bout en bout que d'une solution multifournisseur. Lorsque vous établissez le budget de vos améliorations réseau, vous devez également tenir compte du coût de tous les logiciels qui ne sont pas fournis avec les équipements matériels que vous achetez, sans oublier les frais de maintenance, de formation, de support, de personnel supplémentaire (le cas échéant) ainsi que d'autres facteurs. Le cabinet d'études Gartner estime que ces coûts indirects peuvent représenter jusqu'à 60 % des dépenses technologiques totales d'une entreprise. En faisant confiance à un partenaire Cisco, vous pouvez donc obtenir le meilleur coût total de possession.
  5. Que devons-nous faire pour nous préparer ? Avant de procéder à l'installation, demandez à votre partenaire les informations dont il a besoin (concernant votre réseau, vos utilisateurs, vos procédures d'entreprise, vos besoins en sécurité) pour garantir une mise à niveau du réseau aussi souple que possible. Demandez également à votre partenaire quelles sont les erreurs courantes ou les difficultés que rencontrent les entreprises comme la vôtre lorsqu'elles mettent à niveau leurs réseaux et comment vous y préparer.

Des questions ?

Contactez un partenaire Cisco pour en savoir plus et obtenir exactement ce dont vous avez besoin.

Haut de la page

Besoin d'aide?

Partagez