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Wissenswertes über Sprach- und Konferenztechnologie

Wissenswertes über Sprach- und Konferenztechnologie

Grundlagen zu Sprach- und Konferenztechnologie
Einsatz von Sprach- und Konferenztechnologie in Unternehmen
Erste Schritte mit Sprach- und Konferenztechnologie
Fünf wichtige Fragen an Partner

Grundlagen zu Sprach- und Konferenztechnologie

Wenn Sie das Sprach- und Datensystem in Ihrem Unternehmen kombinieren, erleichtern Sie möglicherweise die Verständigung und den Informationsaustausch. Mit einem einheitlichen Telefon- und Computernetzwerk im Unternehmen können Teammitglieder schnell und einfach ihre Kollegen finden, egal wo diese sich aufhalten. Kunden und Interessenten können schnell an die am besten geeigneten Ansprechpartner weitergeleitet werden.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, haben Sie mit IP-basierter Kommunikationstechnologie die Möglichkeit, ohne großen Arbeits- und Kostenaufwand neue Mitarbeiter, Zweigstellen und Telearbeiter hinzuzufügen. Ihrem Team stehen in jeder Phase die Kommunikationsinstrumente zur Verfügung, die für den Erfolg des Unternehmens erforderlich sind.

Bündelung aller Möglichkeiten

Um Unified Communications (also vereinheitlichte Kommunikation) zu verstehen, sollten Sie sich alle Kommunikationsmittel vor Augen führen, die Sie derzeit im Unternehmen einsetzen: stationäres Telefon, Mobiltelefon, Fax, Internet, Voicemail und wahrscheinlich noch mehr. Überlegen Sie dann, welche Geschäftsanwendungen Sie verwenden: Kalender, Konferenzclients, E-Mail und Messaging. Bei Unified Communications sind diese vormals separaten Instrumente zu einer Lösung zusammengefasst. Sie haben damit ganz einfach folgende Möglichkeiten:

  • Abhalten von Konferenzen aus entfernten Standorten unter Verwendung von Audio-, Video- oder Web-Technologie
  • Unmittelbares Erreichen von Kollegen. Vermeiden des Mitteilungsaustauschs von Mailbox zu Mailbox
  • Zugreifen auf wichtige Tools unter Verwendung von drahtlosen Geräten
  • Verbinden von Kunden mit der richtigen Person zum richtigen Zeitpunkt
  • Ermöglichen des Arbeitens von jedem Ort mit Internetzugang aus
  • Einfaches Hinzufügen und Einbinden neuer Mitarbeiter, so dass Zeit und Geld gespart wird
  • Schützen des Unternehmens vor Hackern, Viren und anderen Sicherheitsbedrohungen

Im Folgenden wird kurz erläutert, wie die einzelnen Bestandteile eines Unified-Communications-Systems mit Sprach- und Konferenztechnologie zusammenarbeiten.

IP-Telefonie
Der Telefonservice mit Wählton, Vermittlung, Halten, Telefonkonferenzen und anderen Standardfunktionen läuft über Ihr Datennetzwerk. Mitarbeiter können Gespräche an jeden anderen im Unternehmen (unabhängig vom genauen Aufenthaltsort) weiterleiten. Mitarbeiter an entfernten Standorten haben über eine geschützte VPN-Verbindung (virtuelles privates Netzwerk) Zugang zu allen Telefonservices.

Software
Sprach- und Konferenzsoftware ermöglicht Ihren Mitarbeitern das einfache Einrichten von Konferenzgesprächen, das Vorführen von Präsentationen, Durchführen von Videokonferenzen, Verwenden von Instant Messaging und vieles mehr. All dies steht über ein benutzerfreundliches Front-End zur Verfügung.

Präsenzlösungen
Kein Hinterhertelefonieren mehr, keine vergeudete Zeit beim Versuch, jemanden zu erreichen, der gerade nicht im Büro ist. Über Präsenzanwendungen (mit aktueller Statusanzeige zu online erreichbaren Personen) können Sie Verfügbarkeit, Aufenthaltsort und Kontaktinformationen von Kollegen in Echtzeit abrufen.

Unified Messaging
Stellen Sie sich vor, Sie könnten all Ihre E-Mails, Sprachnachrichten und Faxe direkt über Ihren E-Mail-Eingang abrufen. Mit Unified Messaging ist genau das möglich. So können Sie auf einfache Weise in Verbindung bleiben und dabei auf die gewohnten Instrumente zurückgreifen.

Rich-Media-Konferenzen
Konferenzlösungen ermöglichen Mitarbeitern und Teams an entfernten Standorten das Durchführen von Konferenzen mit Sprach-, Video- oder Web-Technologie oder einer Kombination aller drei Elemente. An Rich-Media-Konferenzen kann jeder einfach teilnehmen. Zudem eröffnen sich damit bessere Möglichkeiten einer Zusammenarbeit.

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Einsatz von Sprach- und Konferenztechnologie in Unternehmen

Sprach- und Konferenztools verbessern die Kommunikation. Sie können damit besseren Kundenservice bieten, Mitarbeitern auch unterwegs eine produktive Tätigkeit ermöglichen und Ihren Geschäftspartnern Zugang zu Ihrer Lieferkette eröffnen.

Dies sind einige der Bereiche, in denen Unternehmen von Sprach-, Konferenz- und Unified Communications-Lösungen profitieren:

Kundenkontakt

  • Bereitstellen von einfachem, direktem Zugang zu Ihrem Unternehmen für Kunden
  • Einblenden von Kundeninformationen für Mitarbeiter, wenn ein Kunde anruft

Mit der Technologie für Kundenkontaktzentren kann Ihr Unternehmen im Rahmen einer Unified Communications-Lösung vielfältige Kontaktmöglichkeiten anbieten, etwa Telefon, Fax, E-Mail oder Chat per Mausklick. Die Lösung verbindet alle Elemente, so dass Ihr Support-Team einen schnelleren, zielgerichteteren Service bieten kann.

Mobilität

  • Ermöglichen des Zugangs zum Büro auch von entfernten Standorten aus mit Sprach-, Video- oder Datenübertragung
  • Bereitstellen umfassender Möglichkeiten für Fernkonferenzen
  • Verbessern der Erreichbarkeit und Reaktionsfähigkeit von mobilen Mitarbeitern

Ihre Angestellten sind nicht mehr nur am Schreibtisch tätig – sie arbeiten bei Verkaufsbesuchen, am Flughafen, zu Hause oder in anderen Bereichen Ihres Unternehmens. Mitarbeiter haben die Möglichkeit, alle eingehenden geschäftlichen Anrufe (auf Handys, dem Home-Office-Telefon oder einem vorübergehend für die Telearbeit genutzten Telefon) zu einer einzelnen Geschäftstelefonnummer umzuleiten und unmittelbar entgegenzunehmen, egal wo sie gerade arbeiten.

Zusammenarbeit

  • Bieten eines einfachen Zugangs zu Collaboration-Tools
  • Nutzen von Kalender- und Messaging-Funktionen zur Vereinfachung der Koordination

Sprach-, Konferenz- und Unified Communications-Lösungen bieten Zugang zu den erforderlichen Collaboration-Tools für Sprach- und Web-Konferenzen, Video, Voicemail und andere Anwendungen über eine benutzerfreundliche Oberfläche bei verschiedenen drahtgebundenen und drahtlosen Geräten.

Geringere Kosten, höhere Produktivität

  • Einsparen von Telefongebühren durch IP-Telefonsysteme
  • Vereinfachen der Installation und Verwaltung durch ein kombiniertes Sprach- und Datennetzwerk
  • Verringern des Zeitaufwands für die Nachrichtenverwaltung durch Unified Messaging
  • Steigern der Produktivität und Senken der Reisekosten durch Sprach- und Web-Konferenzen

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Erste Schritte mit Sprach- und Konferenztechnologie

Sind Sie bereit, den Anfang zu machen? Hier eine Liste von Aspekten, die Sie berücksichtigen sollten:

Status des aktuellen Netzwerks
Generell bilden neuere Netzwerke eine stärkere Basis für Sprach- und Konferenztechnologie. Zu Beginn des Verfahrens sollten Sie Folgendes in Ihre Entscheidungsfindung einfließen lassen:

  • Alter: Wenn Ihr Netzwerk älter ist als fünf Jahre, ist möglicherweise eine Erneuerung erforderlich.
  • Reseller-Meinung: Ihr Reseller-Partner kann eine Analyse durchführen, um Netzwerkkapazität und -potenzial einzuschätzen.

Telefonsystem
Was passiert bei der Umstellung auf ein IP-Telefonsystem mit Ihrem vorhandenen Sprachkommunikationssystem? Sie müssen die Telefonanlage Ihres Unternehmens nicht unbedingt ausrangieren. Sie können das Telefonsystem in Ihrem eigenen Tempo in ein Unified Communications-Netzwerk umwandeln und die Umstellung auf das neue IP-Telefonsystem Schritt für Schritt vornehmen.

Akzeptanz bei den Mitarbeitern
Damit sich die Investition für Ihr Unternehmen rentiert, muss das neue System von den Mitarbeitern auch tatsächlich genutzt werden. Verdeutlichen Sie Ihren Mitarbeitern gegenüber die folgenden Punkte:

  • Gründe für die Umstellung – Mitarbeiter werden zum Verwenden eines neuen Systems und zum Akzeptieren veränderter Abläufe motiviert, wenn sie die Notwendigkeit für den Einzelnen und für das Unternehmen kennen.
  • Erforderliche Aktionen seitens der Mitarbeiter – Menschen engagieren sich stärker für Veränderungen, an denen sie aktiv beteiligt sind. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über erforderliche Tätigkeiten oder Auskünfte, auf die Sie während der Übergangsphase oder nach deren Abschluss angewiesen sind.
  • Vorteile für die Mitarbeiter – der Nutzen aus der Sprach- und Konferenztechnologie wird enorm sein. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter wiederholt auf die Vorteile hin, damit die Änderungen positiv aufgenommen werden.

Schulung
Sprach- und Konferenztechnologie eröffnen Ihren Mitarbeitern vielfältige neue Möglichkeiten für Informationsaustausch und Kommunikation. Schulungen sorgen für einen schnellen und einfachen Zugang, um die Produktivität zu steigern, die Abläufe zu verbessern und Zeit zu sparen. Eine Schulung ist empfehlenswert, damit die Tools optimal genutzt werden und die Mitarbeiter in vollem Umfang von Ihrer Investition profitieren. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Reseller-Partner nach dem günstigsten Zeitpunkt für Ihre Schulung und nach den besten Möglichkeiten, Ihrem Team die Vorteile zu vermitteln.

Sicherheit
Die Infrastruktureinrichtungen, Informationen und Anwendungen im Unternehmen müssen geschützt werden. Eine gute Sicherheitsplanung sorgt dafür, dass ein entsprechender Schutz vorhanden ist, damit aktuelle und zukünftige Bedrohungen abgewendet werden können.

  • Benötigen Sie unterschiedliche Zugriffsstufen für verschiedene Teammitglieder?
  • Werden Sie kontrollieren können, wer mit den unterschiedlichen Gerätetypen auf Informationen und Netzwerke zugreifen kann?
  • Wie wird das System die Unternehmenskommunikation schützen und unerwünschte Zugriffe auf Firmendaten unterbinden?
  • Bietet Ihre Lösung sowohl kurz- als auch langfristigen Schutz?

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Fünf Top-Fragen zu dieser Lösung an Partner

Diese fünf Fragen sollten Sie potenziellen Partnern stellen, die KMU-Lösungen anbieten:

  1. Haben Sie sich auf die Arbeit mit kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) spezialisiert? Cisco unterhält ein Netzwerk zertifizierter Partner (Cisco Certified Partner), die sich auf die Bereitstellung von Technologielösungen und Support für KMU spezialisiert haben. Viele dieser Partner gehören selbst zu den KMU. Sie kennen daher die geschäftlichen Herausforderungen, die sich Ihnen stellen, und verstehen Ihre Ziele. Cisco Certified Partner haben Ihre Qualifikation für den Umgang mit speziellen Technologien unter Beweis gestellt. Sie bieten Schulung, Support und Service für die Entwicklung, Bereitstellung und Optimierung von Netzwerklösungen für Ihr Unternehmen. Die Partner halten ihr Wissen über aktuelle Entwicklungen bei Software und Hardware sowie über neue Produkte und Lösungen von Cisco auf dem Laufenden.
  2. Welche Art von Service und Support bieten sie nach dem Verkauf? Fragen Sie Ihren Partner genau nach dem Support, den er Ihnen im Anschluss an den Verkauf bieten kann. Können Sie z. B. auch außerhalb der üblichen Geschäftszeiten Unterstützung erhalten? Gibt es einen Notfall-Support? Falls ja: Zu welchen Zeiten steht dieser Support zur Verfügung? Die spezifischen Support-Leistungen sollten in einer Dienstgütevereinbarung (Service Level Agreement, SLA) detailliert aufgeführt werden. Denken Sie außerdem daran, dass viele Cisco Partner einen preisgekrönten technischen Support bieten, bei dem Sie sich jederzeit mit Cisco Technikern in Verbindung setzen und auf vielfältige technische Ressourcen zugreifen können.
  3. Wie lässt sich die neue Lösung in die vorhandene IT-Umgebung integrieren? Ein Cisco Partner kann Ihre geschäftlichen Anforderungen ermitteln und die aktuell eingesetzten Systeme sowie die Netzwerkinfrastruktur Ihres Unternehmens beurteilen. Davon ausgehend präsentiert der Cisco Partner Lösungsoptionen, die Ihrem Budget entsprechen, Ihren heutigen Bedarf erfüllen und eine spätere Erweiterung entsprechend dem Unternehmenswachstum ermöglichen.
  4. Wie können Sie mit dieser Lösung Geld sparen und Kosten steuern? Eine durchgängige Lösung von Cisco lässt sich leichter verwalten und unterstützen als eine Alternative mit den Produkten mehrerer Hersteller. Bei der Budgetplanung für Netzwerkerweiterungen sollten Sie immer auch Zusatzkosten berücksichtigen, etwa für nicht im Hardware-Lieferumfang enthaltene Software sowie für Wartung, Schulung, Support, Personal (sofern zusätzliche Mitarbeiter gebraucht werden) und Ähnliches. Einer Schätzung des Marktforschungsunternehmens Gartner zufolge belaufen sich diese indirekten Kosten auf bis zu 60 Prozent der gesamten Ausgaben für Technologie im Unternehmen. Durch die Zusammenarbeit mit Ihrem Cisco Partner können Sie letztlich die günstigsten Gesamtbetriebskosten erreichen.
  5. Welche Vorbereitungen sind nötig? Fragen Sie Ihren Partner vor der Installation, welche Informationen er über Ihr Netzwerk, die Benutzer sowie die Geschäftsabläufe und Sicherheitsanforderungen benötigt, damit das Netzwerk-Upgrade so reibungslos wie möglich durchgeführt werden kann. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Partner außerdem nach häufig vorkommenden Irrtümern oder Herausforderungen bei Netzwerk-Upgrades in Unternehmen wie Ihrem, und klären Sie, welche vorbeugenden Maßnahmen möglich sind.

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Setzen Sie sich mit einem Cisco Partner in Verbindung, um weitere Informationen und eine genau auf Ihre Anforderungen abgestimmte Lösung zu erhalten.

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