Voix et téléconférence : présentation
Comment les entreprises utilisent-elles les services voix et téléconférence?
Pour démarrer avec les services voix et téléconférence
Les cinq grandes questions à poser à votre partenaire

Voix et téléconférence : présentation

Combinez vos systèmes voix et données pour communiquer et partager des renseignements plus facilement. En unifiant les réseaux téléphonique et informatique de votre entreprise, les membres de vos équipes peuvent facilement se joindre, où qu'ils se trouvent, et vos clients, existants ou potentiels, sont rapidement redirigés vers les ressources les plus adaptées à leurs besoins.

À mesure qu'évolue votre entreprise, les technologies de communication IP vous permettent d'ajouter de nouveaux employés, bureaux régionaux et télétravailleurs avec un minimum de coûts et d'efforts. À chaque étape, votre équipe dispose des outils de communication dont elle a besoin pour mener votre entreprise sur la voie de la réussite.

La combinaison parfaite

Pour bien comprendre le concept de « communications unifiées », pensez à tous les outils que votre entreprise utilise aujourd'hui : téléphones de bureau, téléphones cellulaires, télécopieurs, Internet, messagerie vocale et sûrement bien d'autres. Pensez maintenant à toutes les applications bureautiques que vous utilisez : calendriers, solutions pour conférences et réunions clients, courrier électronique et messagerie. Dorénavant, au lieu d'être pris en charge par plusieurs outils distincts, toutes ces ressources feront partie d'une solution unique, grâce à laquelle vous pourrez aisément :

• Organiser des réunions à distance en utilisant les technologies audio, vidéo ou Web
• Aider les employés à communiquer entre eux immédiatement et éliminer le chassé-croisé téléphonique
• Accéder aux principales technologies avec des appareils sans fil
• Mettre les clients en relation avec la bonne personne au bon moment
• Permettre à vos employés de travailler n'importe où
• Ajouter et intégrer facilement de nouveaux employés pour gagner du temps et de l'argent
• Protéger votre entreprise contre le piratage, les virus et autres menaces informatiques.

Voici comment chaque élément d'un système de communications unifiées doté de services voix et téléconférence fonctionne.

Téléphonie IP
Vos services téléphoniques (tonalité, transfert, mise en attente, téléconférence et autres fonctions standard) sont connectés sur votre réseau de données. Les employés peuvent transférer des appels à n'importe qui dans l'entreprise, où qu'il se trouve, et les télétravailleurs peuvent accéder à tous les services téléphoniques par une connexion RPV sécurisée au bureau.

Logiciel
Le logiciel voix et téléconférence permet à vos employés de configurer facilement des téléconférences pour organiser des réunions, partager des présentations, utiliser la visioconférence, envoyer des messages instantanés, etc. Toutes ces fonctions sont désormais possibles avec un seul logiciel frontal facile à utiliser.

Solutions de présence
Finis les chassés-croisés téléphoniques et le temps perdu à tenter de joindre une personne à l'extérieur du bureau. Les applications de « présence » (servant à vous informer en temps réel des personnes qui sont disponibles en ligne) vous permettent de connaître en temps réel la disponibilité, l'emplacement et les coordonnées du collaborateur que voulez joindre.

Messagerie unifiée
Imaginez que vous receviez tous vos courriers électroniques, messages vocaux et télécopies directement dans votre boîte de réception électronique. La messagerie unifiée offre cette possibilité, ce qui vous permet de rester facilement connecté aux outils que vous utilisez tous les jours.

Conférences multimédias
Les solutions de téléconférence permettent aux employés et aux équipes à distance d'organiser des conférences en utilisant les fonctions voix, vidéo et Web. Les solutions de conférence multimédia permettent d'organiser des réunions auxquelles chacun peut participer facilement et collaborer efficacement.

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Comment les entreprises utilisent-elles les services voix et téléconférence?

Les outils de voix et téléconférence enrichissent vos communications pour que vous puissiez offrir un meilleur service à votre clientèle, permettre à vos employés de travailler lorsqu'ils sont en déplacement et offrir à vos partenaires un accès à la chaîne d'approvisionnement.

Voici quelques-uns des avantages que procurent les solutions de voix, de téléconférence et de communications unifiées aux entreprises :

Relations clients

• Moyens simples et rapides offerts à vos clients pour joindre votre entreprise
• Affichage des renseignements clients sur l'écran des employés lors de chaque appel de client

Avec les technologies de centre de relations clients intégrées à la solution de communications unifiées, votre entreprise peut être jointe de multiples façons (téléphone, télécopieur, courriel ou messagerie instantanée). La solution de Cisco regroupe toutes ces fonctions pour permettre à votre équipe d'assistance d'offrir des services plus rapides et mieux ciblés.

Mobilité

• Accès à distance au bureau par transmission voix, vidéo ou données
• Options complètes pour organiser des conférences à distance
• Travailleurs mobiles joignables plus facilement et plus rapidement

Les employés ne sont plus rivés à leur bureau : ils sont en visite, à l'aéroport, à la maison ou dans d'autres services de l'entreprise. Les employés peuvent utiliser un numéro de téléphone unique pour recevoir immédiatement tous leurs appels professionnels entrants (sur leur téléphone cellulaire, leur téléphone fixe personnel ou n'importe quel téléphone de télétravail temporaire) et ce, où qu'ils se trouvent.

Collaboration

• Facilité d'accès aux outils de collaboration
• Services de calendrier et de messagerie pour une meilleure coordination

Les solutions de voix, de téléconférence et de communications unifiées vous permettent d'accéder aux outils de collaboration dont vous avez besoin pour vos réunions, vos conférences par téléphone ou sur le Web, vos communications vidéo, votre messagerie vocale et bien d'autres grâce à une seule interface conviviale disponible sur de nombreux appareils câblés ou sans fil.

Productivité accrue pour des coûts minimes

• Réduction de votre facture de téléphone grâce aux systèmes téléphoniques IP
• Installation et gestion simplifiées grâce au réseau combiné voix et données
• Moins de temps passé à la gestion des messages grâce à la messagerie unifiée
• Amélioration de la productivité et réduction des frais de déplacement grâce aux fonctions de conférence téléphonique et sur le Web

Pour tout vous dire, l'utilisation d'un réseau combiné pour les communications voix et données a permis à plusieurs petites entreprises d'épargner des milliers de dollars par an sur leurs coûts d'appels interurbains, leurs frais administratifs et leurs déplacements, le tout en améliorant leur productivité.

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Pour démarrer avec les services voix et téléconférence

Vous êtes prêt à vous lancer? Voici une liste de facteurs à prendre en compte :

L'état de votre réseau actuel
En règle générale, un réseau plus récent possède une meilleure structure pour accueillir les services voix et conférence. Avant de commencer, tenez compte des facteurs suivants :

• Âge : si votre réseau a plus de cinq ans, vous devrez probablement le renouveler.
• Avis des revendeurs : votre partenaire revendeur peut procéder à une évaluation afin de déterminer la capacité et l'état de votre réseau.

Votre système téléphonique
Si vous passez à un système téléphonique IP, que comptez-vous faire de votre système de communication voix existant? Il n'est pas forcément nécessaire de vous débarrasser de votre autocommutateur privé : vous pouvez passer au réseau unifié progressivement. Votre entreprise peut ainsi adopter le nouveau système téléphonique IP à son rythme.

Engagement des employés
Pour permettre à votre entreprise de rentabiliser son investissement, vous devez choisir un système que les employés utiliseront réellement. Aidez vos employés à comprendre :

• Pourquoi vous apportez de tels changements : les employés seront plus disposés à utiliser le nouveau système et à tolérer quelques changements à effectuer s'ils comprennent l'importance du système pour eux et pour l'entreprise.
• Ce qu'ils doivent faire : les employés s'investiront davantage dans les changements auxquels ils participent. Communiquez avec vos employés sur la manière dont vous souhaitez les voir travailler ou partager de l'information pendant et après la transition.
• Les avantages qu'ils pourront en tirer : les systèmes voix et téléconférence offrent de précieux avantages. Insistez régulièrement sur ces avantages auprès de vos employés pour les aider à accueillir favorablement le changement.

Formation
Les solutions de voix et téléconférence donnent à vos employés de nouveaux moyens de partager l'information et de communiquer. Une formation offre un moyen rapide et simple d'obtenir une meilleure productivité, d'améliorer les communications et de gagner du temps. Il est conseillé de réaliser une formation afin d'exploiter tout le potentiel de ces outils et d'aider les employés à profiter pleinement de votre investissement. Discutez avec votre partenaire revendeur du meilleur moment pour effectuer la formation et de la manière de communiquer au mieux les avantages de la solution à votre équipe.

Securité
Votre entreprise a besoin de protéger son infrastructure, ses données et ses applications. Une planification efficace de la sécurité vous donne l'assurance d'une protection capable d'éliminer les menaces actuelles et futures.

• Avez-vous besoin de plusieurs niveaux d'accès pour les différents membres de votre équipe?
• Serez-vous en mesure de contrôler l'accès aux données et aux réseaux sur tous types d'appareil?
• Comment le système protégera-t-il les communications de votre entreprise et limitera-t-il les accès non autorisés aux renseignements de votre entreprise?
• Votre solution offre-t-elle une protection à court et long terme?

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Les cinq grandes questions à poser à votre partenaire concernant cette solution

Voici cinq grandes questions que vous devez poser aux partenaires qui proposent les solutions Cisco pour PME :

1. Travaillez-vous spécialement avec les petites et moyennes entreprises (PME)? Cisco dispose de tout un réseau de partenaires certifiés qui sont spécialisés dans les solutions technologiques et les services d'assistance pour PME. Bon nombre de ces partenaires sont eux-mêmes des PME, ce qui signifie qu'ils comprennent parfaitement vos défis et vos objectifs en tant qu'entreprise. Pour être certifiés, les partenaires Cisco ont démontré leur expertise dans certaines technologies spécialisées. Ils disposent de la formation, du soutien et des services nécessaires pour concevoir, développer et optimiser des solutions réseau adaptées à votre entreprise. Ils se tiennent également informés des dernières évolutions logicielles et matérielles ainsi que des prochains produits et solutions Cisco.
2. Quels types de services et d'assistance technique proposez-vous? Demandez à votre partenaire de vous présenter en détail le type de service après-vente qu'il propose. Par exemple : le partenaire offre-t-il des services d'assistance en dehors des heures normales de bureau ou des services d'urgence? Si oui, sur quels créneaux horaires ces services sont-ils disponibles? Les niveaux d'assistance spécifiques proposés doivent être détaillés dans un accord sur les niveaux de service. De nombreux partenaires Cisco proposent des services d'assistance technique primés qui vous permettent d'accéder à tout moment aux techniciens Cisco ainsi qu'à de nombreuses ressources techniques.
3. Comment cette nouvelle solution va-t-elle s'intégrer dans mon environnement informatique existant? Vous pourrez examiner vos besoins professionnels avec un partenaire Cisco qui vous aidera à évaluer votre infrastructure et vos systèmes de réseau actuels. À partir de là, un partenaire Cisco peut vous présenter des solutions capables de répondre à vos besoins actuels, de s'adapter aux besoins de votre entreprise et de se conformer à vos contraintes budgétaires.
4. Comment cette solution peut-elle m'aider à réaliser des économies et à maîtriser mes coûts? Il est plus facile de gérer et d'assurer l'assistance technique d'une solution Cisco de bout en bout que d'une solution offerte par des fournisseurs multiples. Lorsque vous établissez le budget des améliorations de votre réseau, vous devez également tenir compte du coût de tous les logiciels qui ne sont pas fournis avec le matériel que vous achetez, sans oublier les frais de maintenance, de formation, de soutien, d'embauche de personnel supplémentaire (le cas échéant), ainsi que d'autres facteurs. D'après une étude du cabinet Gartner, ces coûts indirects peuvent représenter jusqu'à 60 % des dépenses technologiques totales d'une entreprise. En faisant confiance à un partenaire Cisco, vous pouvez donc obtenir le meilleur coût total de possession.
5. Que devons-nous faire pour nous préparer? Avant de procéder à l'installation, demandez à votre partenaire de quels renseignements il a besoin concernant votre réseau, vos utilisateurs, vos procédures d'entreprise et vos besoins en sécurité pour garantir une mise à niveau du réseau aussi simple que possible. Demandez également à votre partenaire quelles sont les erreurs courantes ou les difficultés que rencontrent les entreprises comme la vôtre lorsqu'elles mettent à niveau leurs réseaux, et comment vous y préparer.

Des questions?

Communiquez avec un partenaire Cisco pour en savoir plus et obtenir exactement ce dont vous avez besoin.

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