Voz e conferência: Definição
Como as empresas usam voz e conferência
Informações básicas sobre voz e conferência
5 perguntas que você precisa fazer ao seu parceiro

Voz e conferência: Definição

Combinar os sistemas de dados e voz da empresa torna mais fácil a recuperação e compartilhamento de informações. Ao unificar o telefone comercial e a rede de computadores, os membros da equipe podem facilmente encontrar aos outros, onde quer que estejam, e os clientes e prospectos podem ser facilmente roteados para os recursos mais apropriados.

Conforme o seu negócio cresce, a tecnologia de comunicação com base em IP permite que você adicione funcionários, escritórios remotos e funcionários remotos com o mínimo de esforços e despesas. Em cada etapa, a sua equipe tem as ferramentas de comunicação necessárias para que os negócios sejam bem sucedidos.

Reunindo todas as comunicações

Para entender as comunicações unificadas, considere todas as ferramentas usadas pelo seu negócio no momento: telefone comercial, telefone celular, fax, Internet, correio de voz, entre outros. Em seguida, considere em todos os aplicativos de produtividade que você usa: calendários, clientes de conferência e reunião, e-mail e de mensagens instantâneas. Agora, em vez de serem ferramentas separadas, estão trabalhando todas juntas como se fossem uma única solução, com grande facilidade para:

• Realizar reuniões de locais remotos usando tecnologia de áudio, vídeo ou Web
• Ajudar que membros da equipe entrem em contato diretamente uns com os outros - o rótulo telefônico não é mais necessário
• Acessar as principais tecnologias através de dispositivos sem fio
• Conectar clientes com a pessoa certa no momento certo
• Permitir que funcionários trabalhem em qualquer lugar
• Adicionar e integrar facilmente novos funcionários, economizando tempo e dinheiro
• Proteger o negócio contra hackers, vírus e outros riscos de segurança

Cada parte do sistema de comunicação unificada com voz e conferência trabalha em conjunto para realizar as tarefas da melhor maneira possível.

Telefonia por IP
Serviço telefônico - inclusive tom de discagem, transferência, suspensão, conferência por telefone e outros recursos padrão - conectado pela rede de dados. Os funcionários podem transferir chamadas para qualquer outra pessoa na empresa, independentemente do local, e os funcionários remotos têm acesso a todos os serviços telefônicos através de uma conexão VPN (rede privada virtual) com o escritório.

Software
Software de conferência e voz permite que os seus funcionários realizem facilmente chamadas de conferência para reuniões, compartilhem apresentações, consultem ao outro através de videoconferência e enviem mensagens instantaneamente, entre outros recursos. Todos esses recursos ficam disponíveis através de uma interface de uso fácil.

Soluções de presença
Não há mais rótulo telefônico ou tempo desperdiçado para tentar entrar em contato com um funcionário que não está no escritório. Aplicativos de "presença" (que apresentam o status de disponibilidade em tempo real) permitem que você verifique a disponibilidade, local e informações de contato de um colega de trabalho em tempo real.

Sistema de mensagens unificadas
Imagine ter todas as mensagens de e-mail, todas as mensagens de voz e os faxes diretamente na caixa de entrada de e-mail. O sistema de mensagens unificadas permite que você tenha isso, oferecendo uma forma muito fácil para permanecer conectado com as ferramentas usadas todos os dias.

Conferência rica em multimídia
As soluções de conferência permitem que funcionários e equipes remotas realizem conferências usando voz, vídeo ou Web, ou uma combinação dos três. Conferências ricas em multimídia permitem que reuniões sejam realizadas, todos participem facilmente e colaborem uns com os outros.

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Como as empresas usam voz e conferência

Ferramentas de conferência de voz aperfeiçoam as comunicações para ajudá-lo a prestar um atendimento ao cliente superior, permitindo que os funcionários trabalhem remotamente, e concedendo acesso ao seu supply chain para os parceiros.

A seguir, algumas das formas usadas pelas empresas para usufruir das soluções de voz, conferência e comunicações unificadas:

Contatos com clientes

• Conceda acesso instantâneo e fácil ao seu negócio para os clientes.
• Faça com que as informações do cliente sejam exibidas na tela do funcionário assim que o cliente ligar.

Com a tecnologia do centro de contato com o cliente, como parte de uma solução de comunicações unificadas, a sua empresa pode oferecer uma grande variedade de opções de contato: telefone, fax, e-mail, ou chat. A solução vincula todos esses recursos para que a sua equipe de suporte ofereça um atendimento rápido e personalizado.

Mobilidade

• Permita o acesso ao escritório de áreas remotas, seja por voz, vídeo ou dados
• Proporcione opções ricas para a conferência remota
• Aperfeiçoe o alcance e tempo de resposta do funcionário remoto

Os funcionários simplesmente não trabalham mais nas suas mesas: eles estão em pontos de vendas, no aeroporto, em casa ou em outros locais da empresa. Os funcionários podem consolidar todas as ligações comerciais recebidas (para telefones celulares, telefone comercial residencial ou qualquer outro telefone remoto temporário) em um único número de telefone comercial e receber ligações independentemente do local de trabalho.

Colaboração

• Fácil acesso às ferramentas de colaboração
• Calendário e sistema de mensagens para uma coordenação mais fácil

Soluções de voz, conferência e comunicações unificadas permitem o acesso às ferramentas de colaboração para realizar reuniões por voz e conferência na Web, vídeo, correio de voz e outros através de uma única interface de uso fácil em uma grande variedade de dispositivos com e sem fio.

Custos reduzidos, produtividade aperfeiçoada

• Sistemas telefônicos por IP reduzem os custos com ligações
• Uma rede combinada de voz e dados simplifica a instalação e gerenciamento
• O sistema unificado de mensagens reduz a quantidade de tempo gasto no gerenciamento de mensagens
• A conferência de voz e Web aumenta a produtividade e reduz os custos com viagens

Inclusive, usar uma rede combinada para voz e dados fez com que pequenas empresas economizassem milhares de dólares anualmente em ligações de longa distância, custos administrativos e despesas de viagens, além de ter colaborado para uma produtividade maior.

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Informações básicas sobre voz e conferência

Você está pronto? Você deve considerar o seguinte:

O status atual da sua rede
Como regra geral, redes mais recentes fornecem uma base mais forte para voz e conferência. Ao iniciar o processo, considere:

• Ciclo de vida - se a sua rede tiver mais de cinco anos, eis uma boa chance para uma atualização.
• Colaboração da revenda - o seu parceiro de revenda pode fazer uma avaliação para determinar a capacidade e tempo de resposta da rede.

Seu sistema telefônico
Se você estiver mudando para um sistema telefônico por IP, o que você fará com o sistema de comunicação de voz já existente? Você não precisa necessariamente remover o PABX da sua empresa; você pode migrar para uma rede unificada no seu próprio ritmo. Isso permite que a empresa mude para o novo sistema de telefone por IP da melhor maneira possível.

Incorpore os funcionários
Para que a sua empresa tenha um retorno sobre o investimento, será necessário um sistema que os funcionários realmente usarão. Faça com que os seus funcionários compreendam:

• Os motivos pelos quais você está fazendo todas essas mudanças - Os funcionários devem ser motivados a usar o sistema novo e tolerar os ajustes que precisarem ser efetuados e entenderem a importância do processo para eles e para a empresa.
• O que eles precisam fazer - as pessoas entendem melhor as mudanças quando participam delas. Compartilhe com os funcionários como você gostaria que eles interagissem com o processo, trabalhando ou compartilhando informações, durante a transição ou após a sua conclusão.
• Como eles serão beneficiados - explique como as vantagens dos recursos de voz e conferência serão importantes. Repita esses benefícios diversas vezes e de diversas formas aos funcionários para que a transição seja melhor compreendida e recebida.

Treinamento
A voz e conferência apresenta novos e robustos métodos para que os funcionários compartilhem informações e se comuniquem entre eles. Um treinamento gerará maior produtividade, melhoria nas comunicações e menos desperdício de tempo. O treinamento é muito recomendado para garantir que essas ferramentas sejam totalmente aproveitadas e que os funcionários sejam beneficiados com o seu investimento. Converse com o parceiro e revendedor de sua preferência sobre o melhor momento para realizar o treinamento e como comunicar os benefícios para a equipe da melhor forma.

Segurança
A sua empresa precisa proteger a sua infra-estrutura, informações e aplicativos. Um bom planejamento de segurança garantirá que essa cobertura seja bem implantada para resolver ameaças atuais e futuras.

• Você precisa de níveis diferentes de acesso para vários membros da sua equipe?
• Você poderá controlar quem tem acesso às informações e rede de qualquer tipo de dispositivo?
• Como o sistema protegerá as comunicações da empresa e restringirá o acesso indesejado a informações corporativas?
• A sua solução proporciona proteção a curto e longo prazo?

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5 perguntas que você deve fazer ao seu parceiro sobre esta solução

A seguir, cinco perguntas que você não pode deixar de fazer aos parceiros em potencial que oferecem soluções para pequenas e médias empresas (SMB):

1. Você é especializado em soluções para pequenas e médias empresas? A Cisco tem uma rede de parceiros certificados que se concentram especificamente no fornecimento de soluções de tecnologia e suporte para pequenas e médias empresas. Muitos desses parceiros também são pequenas e médias empresas, então eles entendem os desafios comerciais que você enfrenta e os objetivos que você tem em mente. Os parceiros certificados pela Cisco já provaram as suas qualificações em tecnologias especializadas. Eles têm o treinamento, suporte e serviços necessários para projetar, implementar e otimizar soluções de rede para o seu negócio. Esses parceiros também estão sempre atualizados sobre as mudanças mais recentes em software e hardware, bem como de produtos e soluções da Cisco.
2. Que tipo de serviço e suporte pós-venda você oferece? Faça perguntas detalhadas ao parceiro a respeito do suporte que ele pode efetuar após a venda. Por exemplo: o parceiro em questão oferece suporte em horários alternativos e suporte de emergência? Se isso for oferecido, em quais horários o suporte está disponível? Os níveis específicos de suporte oferecidos devem ser detalhados em um ANS (contrato de nível de serviço). Além disso, tenha em mente que muitos parceiros certificados pela Cisco prestam serviços de suporte técnico reconhecidos e premiados que oferecem acesso a engenheiros da Cisco e a uma grande variedade de recursos técnicos.
3. Como essa nova solução se integrará com o meu ambiente de TI? Um parceiro Cisco pode discutir os requisitos do negócio e avaliar os seus sistemas atuais e infra-estrutura de rede. A partir daí, o Cisco Partner pode apresentar opções de soluções que atendem às suas necessidades atuais, que crescem juntamente com o seu negócio ao longo do tempo e que se ajustam aos seus requisitos de orçamento.
4. Como essa solução me ajudará e reduzir e controlar os meus custos? É mais fácil manter e fazer o suporte de uma solução completa da Cisco do que uma solução de vários fornecedores. Além disso, ao fazer o orçamento para aperfeiçoamentos de rede, sempre considere o custo de qualquer software não incluso nas compras de hardware; manutenção; treinamento; suporte; equipe adicional (se necessária); entre outros fatores. A agência de pesquisa Gartner estima que esses custos indiretos totalizam até 60% do total de despesas com tecnologia das organizações. Desse modo, ao trabalhar com um parceiro Cisco, você pode alcançar o melhor custo total de propriedade (TCO) possível.
5. Como podemos nos preparar? Antes da instalação, pergunte ao seu parceiro quais informações sobre a rede, usuários, procedimentos de negócio e requisitos de segurança ele precisa saber para que o upgrade da rede seja realizado da melhor forma possível. Além disso, pergunte ao seu parceiro quais são os enganos ou desafios mais comuns que empresas como a sua enfrentam ao fazer o upgrade da rede, e como você deve se preparar para tudo isso.

Perguntas?

Entre em contato com um parceiro Cisco para obter mais informações e adquirir exatamente o que a sua empresa precisa.

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