Conferência multimídia baseada em rede fornece uma forma efetiva de colaboração

Por mais simples que possa parecer, a idéia de reunir vários colegas para uma chamada de conferência parecia bastante avançada há apenas alguns anos. Mas embora não se possa negar os benefícios de conectar pessoas pelo telefone, a audioconferência como ferramenta para empresas é, muitas vezes, ligeiramente inadequada. Você não consegue ver os colegas participantes e não pode exibir arquivos de forma cooperativa; portanto, fica difícil compartilhar dados. "Ele oferece a possibilidade de contar, mas não de mostrar", explica Robert Mahowald, um gerente de pesquisa no IDC.

Com o imediatismo da Internet e a evolução das práticas comerciais centradas na rede, muitas empresas optaram imediatamente por conferências multimídias; outras adotaram aplicativos que permitiram que grupos compartilhassem documentos e colaborassem em projetos em tempo real. Agora, algumas empresas, incluindo um número crescente de empresas de pequeno e médio porte, estão combinando essas capacidades para estabelecer reuniões virtuais e trabalhar de modo mais rápido e eficaz.

Conferência rich media é uma ferramenta poderosa que a sua empresa pode usar para uma colaboração interativa efetiva. Você pode convidar um especialista em um determinado assunto para uma reunião vertical sem a necessidade de marcar com muita antecedência, independentemente da localização geográfica da pessoa. Os representantes de vendas podem oferecer apresentações e demonstrações on-line mais interessantes e completas com vídeos e demonstrações reais dos aplicativos e serviços que eles promovem. Enquanto as grandes empresas podem adotar um conjunto completo de aplicativos, as pequenas e médias empresas podem aproveitar recursos específicos de acordo com as suas necessidades e orçamentos.

Supere as dificuldades

Um dos recursos mais atraentes da conferência de multimídia é a capacidade de ajudar as empresas a superar limitações inerentes de comunicações on-line, criando uma experiência bem mais semelhante a um encontro pessoal. Com a conferência multimídia, os participantes das reuniões normalmente fazem o log-on no aplicativo através de uma interface da Web simples. Em seguida, podem ver os nomes dos outros participantes, identificar quem está falando em um determinado momento e ver arquivos, apresentações, vídeos e outros materiais que outros participantes compartilharem através de seus PCs.

Os usuários também podem participar de sessões de bate-papo on-line, que simulam a interação informal entre colegas que normalmente ocorre em uma reunião física. As ferramentas especializadas permitem que os usuários editem e comentem arquivos, façam pesquisas de opinião e solicitem feedback em tempo real.

Por exemplo, a tecnologia possibilita:

Conduzir um seminário on-line, incluindo uma apresentação com slides, videoclipes e outros elementos. Os usuários remotos podem participar de forma mais ativa do que em uma chamada de conferência, visto que podem assistir a apresentações de quem está falando e acompanhar os slides e outras exposições de seu próprio monitor. Os participantes podem enviar perguntas e, quando solicitados pelo moderador, lê-las em voz alta. Isso pode ser uma forma efetiva de conduzir desde uma apresentação de vendas ou orientação de recursos humanos a uma reunião em toda a empresa.

Colaborar com os membros da equipe em várias zonas de fuso horário diferentes. Sem estarem mais presos a uma sala de conferência em uma única cidade, eles podem participar de seus desktops, quartos de hotel ou outros locais remotos. Os participantes podem compartilhar arquivos facilmente e exibir documentos coletivamente.

Exibir vídeos. Por exemplo, um grupo de médicos pode exibir dados ou videoclipes radiológicos enquanto discute a melhor estratégia de tratamento para um determinado paciente. Da mesma forma, uma equipe de advogados geograficamente dispersos pode visualizar um mesmo depósito on-line sem sair de seus respectivos escritórios.

Além disso, uma conferência multimídia baseada em rede permite a integração com outros aplicativos, incluindo Microsoft Outlook, Lotus Notes, Salesforce.com, Seibel CRM e outros aplicativos que muitas pessoas já estão confortáveis usando.

Melhore os processos da empresa

As mudanças resultantes dos processos da empresa podem ser bastante recompensadoras. Por exemplo:

A conferência multimídia pode reduzir as despesas de viagem e aumentar a produtividade, permitindo que pessoas que normalmente viajariam para reuniões redirecionem o precioso tempo que seria perdido no deslocamento e fora de suas estações de trabalho. Como muitas pequenas empresas não podem pagar instalações em locais diferentes, a conferência multimídia pode ajudá-las a coordenar uma força de vendas móvel ou criar coesão entre diretores que viajam com freqüência.

Obtenha ganhos líquidos

As pequenas e médias empresas devem balancear o custo da conferência multimídia com o retorno de investimento esperado. Os aplicativos de conferência multimídia normalmente variam de aproximadamente $200 a $300 anualmente por usuário, até centenas de dólares por mês para cada sistema conectado. Embora os custos possam parecer altos, o retorno pode ser substancial. Muitas empresas obtêm o retorno do seu investimento em seis meses e algumas conseguem recuperar os gastos em poucas semanas, de acordo com Mahowald.

Os aplicativos de conferência continuam a evoluir. Alguns aplicativos de software para empresa agora permitem que os usuários cliquem com o botão direito em um menu contextual, no Outlook, por exemplo, e iniciem um programa de conferência pela Web imediatamente. Recursos como esses representam o próximo passo na evolução de uma empresa cooperativa, de acordo com Mahowald. "Quando uma organização conecta seus funcionários em um ambiente virtual robusto, a colaboração pode trazer benefícios enormes", afirma.