Sneller, slimmer, flexibeler - dat zijn de kenmerken van uiterst succesvolle ondernemingen. De sleutel tot hun succes is het optimaliseren van de productiviteit. En technologie speelt daarbij een belangrijke rol. Hier ziet u hoe:
Ten eerste beschikken veel uiterst productieve bedrijven over een veilig netwerk dat hen·op elk moment toegang geeft tot informatie en toepassingen.
Ten tweede beschikken ze over een communicatiesysteem op basis van IP (Internet Protocol) waardoor hun medewerkers gemakkelijker en sneller informatie kunnen delen, wat de productiviteit ten goede komt. Medewerkers kunnen op die manier effectiever en efficiënter samenwerken. Ze kunnen online contact hebben met elkaar - persoonlijk of in teamverband - en via hetzelfde netwerk gebruik maken van spraak-, data- en videotoepassingen.
Bovendien hebben productieve bedrijven geïnvesteerd in een strategie voor draadloze communicatie die de productiviteit optimaliseert op de fabrieksvloer, op de verkoopafdeling, in vergaderzalen, in kantines en in filialen - kortom overal waar gewerkt wordt.
Het resultaat: grotere efficiëntie, minder fouten, tevreden medewerkers en klanten, en hogere winsten.
Hoe kan uw bedrijf productiever worden? Begin met het opzetten van een veilige netwerkinfrastructuur, zodat uw medewerkers op elk moment vanaf elke locatie toegang kunnen hebben tot uw klantendatabase, bedrijfstoepassingen en andere middelen. Om de productiviteit nog verder te verhogen kunt u uw netwerkinfrastructuur uitbreiden met spraak en video, draadloze toepassingen en bedrijfstoepassingen die kunnen worden geïntegreerd met uw communicatiesoftware, zoals uw CRM-software (Customer Relationship Management).
Waarom wordt uw bedrijf productiever met een veilige netwerkinfrastructuur die spraak-, video-, draadloze en/of andere toepassingen ondersteunt? Een paar voorbeelden:
Sneller beslissen en problemen sneller oplossenUw medewerkers kunnen gemakkelijk onlinevergaderingen met de juiste mensen beleggen en houden om de juiste beslissingen te nemen, ook als deze gesprekspartners niet op kantoor zijn.
Tijd- en kostenverslindende reistijd verkortenHet netwerk biedt u de mogelijkheid spontaan telefonische vergaderingen te houden en presentaties of toepassingen via internet te delen. U besteedt uw tijd en energie aan belangrijk werk - niet aan energieverslindende reizen die tijd vergen die u anders productief had kunnen besteden.
Laat uw bedrijf groeien.Managers kunnen het netwerk gebruiken om belangrijke informatie te verzamelen voor het maken van strategische analyses, om nieuwe koop- en verkoopkanalen aan te boren en om nieuwe samenwerkingsverbanden aan te gaan. Continue toegang tot de bedrijfsdatabase zorgt ervoor dat uw medewerkers uw klanten beter van dienst kunnen zijn en verhoogt hun productiviteit, wat allemaal bijdraagt tot betere eindresultaten.
Minder vaak oproepen missen en mensen vaker kunnen bereiken.Uw medewerkers missen minder vaak oproepen, omdat ze steeds op hun eigen telefoonnummers bereikbaar zijn, of ze nu definitief verhuizen naar een nieuw kantoor of gewoon de namiddag vrij hebben.
Klanten sneller van dienst zijn Door klanten op het juiste moment te kunnen doorverbinden met de juiste personen bespaart u uw bedrijf en uw klanten tijd. Bij het aannemen van een oproep kan klantinformatie dynamisch op het scherm worden weergegeven, waaronder·bijvoorbeeld notities die collega's hebben gemaakt tijdens eerdere contacten met de klant. Met behulp van deze informatie kunt u uw klantenservice aanzienlijk verbeteren. En het bespaart tijd, want uw medewerkers hoeven niet op zoek te gaan naar het dossier van een klant.
Planning en analyse vooraf zijn onontbeerlijk voor een succesvolle migratie naar een netwerk met geavanceerde communicatietoepassingen, zoals mogelijkheden voor geïntegreerde communicatie en videovergaderingen. Neem de volgende belangrijke aanbevelingen in acht voordat u de overstap maakt.
Betrek belangrijke medewerkers in het besluitvormingsproces.Vraag managers en andere belangrijke medewerkers welke veranderingen ze graag zouden zien, voordat u de manier van werken binnen uw bedrijf verandert. Vraag medewerkers waar mogelijk om inbreng. Hoe eerder u anderen erbij betrekt, hoe groter de kans dat ze de veranderingen die op komst zijn accepteren en hun werkwijze aanpassen.
Bereid uw medewerkers op veranderingen voor.Een netwerk dat spraak-, video-, draadloze en andere toepassingen ondersteunt is ontworpen om de productiviteit van uw bedrijf drastisch te verbeteren. Medewerkers zullen zich moeten aanpassen aan een nieuwe manier van werken en communiceren. Een dergelijke verandering is voor mensen niet altijd gemakkelijk te accepteren. Maak een overgangsplan dat uw medewerkers attent maakt op de komende veranderingen. Benadruk op welke manier ze direct baat hebben bij de verandering - hoe de verandering hun taken verlicht en zorgt dat ze efficiënter communiceren.
Bepaal in hoeverre training nodig is. Als u uw medewerkers nieuwe hulpmiddelen geeft, hebben ze een zekere mate van training nodig om optimaal te kunnen profiteren van de voordelen. Vraag uw Cisco Certified Partner in de planningfase, of zelfs daarvoor, om advies over de training die uw medewerkers nodig hebben. Hou rekening met die training in uw plannen.
Vraag uw partner om een schatting van de duur van het upgradeproces. De tijd die nodig is om uw netwerk te upgraden en toepassingen toe te voegen hangt af van verschillende factoren, zoals het aantal medewerkers en het aantal locaties van uw bedrijf. Vraag uw partner om u een realistische schatting te geven van de duur van het implementatieproces en wat hij of zij adviseert om de overgang zo vlot mogelijk te laten verlopen. Vraag ook welke maatregelen kunnen worden genomen om mogelijke uitvaltijd te minimaliseren. De uitvaltijd als gevolg van het upgraden van het netwerk is meestal minimaal en de gevolgen ervan kunnen nog verder worden beperkt door de implementatie buiten de kantooruren of in het weekend uit te voeren.
Wees realistisch.Grote veranderingen worden·niet van de ene op de andere dag tot stand gebracht. Na het upgraden van uw netwerk hebben uw medewerkers even de tijd nodig om alle nieuwe functies onder de knie te krijgen. Maar als dat eenmaal is gelukt, merkt u al gauw dat de productiviteit toeneemt - en uw medewerkers zullen dat ook merken.
Ontwikkel een langetermijnvisie.Productiviteit is een continu proces. Bent u van plan later software of toepassingen aan uw netwerk toe te voegen, bijvoorbeeld door een CRM-toepassing in uw telefoniesysteem te integreren? Hou in dat geval in uw huidige plannen rekening met uw toekomstvisie.
Bepaal hoeveel ondersteuning en onderhoud u nodig zult hebben.Overleg met uw partner over een servicecontract (Service Level Agreement (SLA)) dat bepaalde niveaus van ondersteuning garandeert bij verschillende tariefstructuren. In plaats daarvan of in aanvulling daarop kunt u voor continue ondersteuning en onderhoud ook een of meer experts inhuren. Welke oplossing u ook kiest, weeg in een zo vroeg mogelijk stadium alle pro's en contra's zorgvuldig af.
U kunt niet vroeg genoeg beginnen met plannen hoe u de lat van de productiviteit in de toekomst hoger kunt leggen. Met een veilige Cisco-netwerkinfrastructuur die data-, spraak-, video-, draadloze en andere toepassingen ondersteunt, zijn de mogelijkheden voor toekomstige productiviteitsverbeteringen eindeloos. Als u er klaar voor bent, kunt u bijvoorbeeld het volgende gemakkelijk en kosteneffectief realiseren:
In korte tijd nieuwe locaties openen. Naarmate uw bedrijf groeit, heeft het wellicht meer fysieke ruimte nodig. Met een draadloos netwerk kunt u ervoor zorgen dat uw medewerkers toegang houden tot het telefoniesysteem en gegevensbronnen, zoals uw klantendatabase, en vermijdt u de kosten en beperkingen van vaste verbindingen. En als u uw netwerk uitbreidt met een virtueel particulier netwerk (VPN), duurt het operationeel maken van een nieuwe locatie niet langer dan het openklappen en aansluiten van een laptop op internet.
Nieuwe medewerkers, leveranciers en klanten toevoegen.Uw flexibele netwerkinfrastructuur past zich aan uw toenemende behoeften aan. U kunt de omvang en reikwijdte van uw netwerk gemakkelijk uitbreiden zonder apparatuur weg te hoeven doen, omdat die het tempo van de groei niet kan bijhouden.
Toepassingen toevoegen.Uw netwerkinfrastructuur biedt u de mogelijkheid toepassingen toe te voegen aan en te integreren in uw spraak- en datanetwerk, zoals agendabeheer- en CRM-toepassingen die de productiviteit verhogen.
Oproepen doorschakelen naar de meest geschikte medewerker die op dat moment beschikbaar is.Door CRM te integreren in uw telefonie- en datanetwerk kunnen oproepen intelligent worden doorverbonden met callcentermedewerkers of medewerkers die de beller het best van dienst kunnen zijn. Callcentermedewerkers ontvangen relevante klantgegevens zodra een klant belt. Bovendien kan het management overzicht houden over het callcenter, zodat ze de bezetting op peil kunnen houden, het functioneren van callcentermedewerkers kunnen controleren en de klantenservice kunnen optimaliseren.
Globaliseer. Een geïntegreerd netwerk dat toepassingen als geïntegreerde communicatie, instant messaging en video- en webvergaderingen ondersteunt, maakt het gemakkelijker om efficiënt en betaalbaar zaken te doen met zakelijke partners, leveranciers en klanten over de hele wereld.
Werk samen met klanten Laten uw klanten hun winkelwagentjes op uw website al te vaak leeg achter? Via interactieve, onlinechatsessies kunt u klanten de informatie en de persoonlijke service geven die ze nodig hebben om een aankoopbeslissing te nemen.
Digitaliseer. Uw papieren documenten digitaliseren levert allerlei voordelen op. Medewerkers verliezen geen tijd meer met zoeken naar klantendossiers. Bovendien kunnen digitale dossiers vanaf elke locatie worden geraadpleegd, niet alleen op kantoor. De klantenservice wordt er sterk door verbeterd. U bespaart op de kosten die toe te schrijven zijn aan papierwerk, afdrukken, archivering en kantoorruimte. En door te digitaliseren afficheert u uw bedrijf als duurzame of milieubewuste onderneming - wat voor klanten bij het nemen van een aankoopbeslissing steeds vaker de doorslag kan geven.
Onlinetraining bieden.Uw medewerkers onlinetraining bieden verhoogt de productiviteit aanzienlijk. Uw medewerkers zijn geen reistijd kwijt en kunnen training krijgen wanneer dat het best schikt, zonder hun werkplek te hoeven verlaten.
Contact houden. Met draadloze IP-telefoons kunnen uw medewerkers gaan en staan waar ze willen en vanaf elke locatie - verkoopafdeling, kantoor, campus of magazijn - vragen van klanten beantwoorden en toegang hebben tot bedrijfsgegevens, zoals een voorraaddatabase.
Potentiële partners die oplossingen voor kmo's bieden kunt u de volgende vijf vragen stellen:
Specialiseert u zich in producten/diensten voor kleine tot middelgrote ondernemingen (kmo's)? Cisco beschikt over een netwerk van gecertificeerde partners die zich speciaal richten op het verschaffen van technologische oplossingen en ondersteuning aan kmo's. Veel van deze partners zijn zelf kmo's en kennen de zakelijke uitdagingen waarmee u te maken hebt en de doelstellingen die u voor ogen staan. Cisco Certified Partners hebben als leverancier van gespecialiseerde IT-oplossingen hun strepen verdiend. Ze kunnen de training, de ondersteuning en de diensten bieden om voor uw bedrijf netwerkoplossingen te ontwerpen, te implementeren en te optimaliseren. Bovendien volgen zij de laatste software- en hardwarewijzigingen op de voet, evenals nieuwe Cisco-producten en -oplossingen.
Wat voor een service en ondersteuning biedt u na de verkoop? Stel uw partner specifieke vragen over de ondersteuning die hij of zij kan bieden na de verkoop. Bijvoorbeeld: biedt de partner ondersteuning buiten de kantooruren of ondersteuning in noodgevallen? Indien ja, op welke uren is deze ondersteuning beschikbaar? De specifieke niveaus van ondersteuning die worden geboden dienen te worden gespecificeerd in een servicecontract of Service Level Agreement (SLA). Vergeet ook niet dat veel Cisco-partners bekroonde technische ondersteuning bieden waarmee u altijd toegang hebt tot Cisco-engineers en een groot aantal technische hulpmiddelen.
Hoe kan deze nieuwe oplossing worden geïntegreerd in mijn bestaande IT-omgeving? U kunt met een Cisco-partner uw bedrijfsbehoeften bespreken en hij of zij kan uw huidige systemen en netwerkinfrastructuur evalueren. Op basis daarvan kan de Cisco-partner mogelijke oplossingen voorstellen die aan uw huidige behoeften voldoen, met uw bedrijf meegroeien en passen binnen uw budgettaire ruimte.
Hoe kan ik met deze oplossing geld besparen en mijn kosten beheersen? Een end-to-end oplossing van Cisco is gemakkelijker te onderhouden dan oplossingen afkomstig van verschillende leveranciers. Daarnaast moet u bij het begroten van uw netwerkverbetering altijd rekening houden met de kosten van software die niet bij uw hardware wordt geleverd, onderhoud, training, ondersteuning, extra personeel (indien noodzakelijk) en andere factoren. Onderzoeksbureau Gartner schat dat dergelijke indirecte kosten tot 60% kunnen uitmaken van de totale uitgaven van een bedrijf aan technologie. Kortom, met Cisco als partner kunt u uw totale kosten optimaal beheersen.
Wat moeten we doen om ons voor te bereiden? Vraag voor de installatie aan uw·partner wat voor gegevens over uw netwerk, gebruikers, bedrijfsprocedures en beveiligingseisen hij of zij nodig heeft om het netwerk zo vlot mogelijk te upgraden. Vraag uw partner ook naar de vergissingen en problemen waarmee bedrijven als het uwe te maken kunnen krijgen bij het upgraden van hun netwerk en hoe u zich daarop kunt voorbereiden.
