Konzerne / Enterprises

Hintergrund

Die stetige Entwicklung des Internets hat zwar maßgeblich zum jüngsten wirtschaftlichen Aufschwung und zur Steigerung des lokalen und globalen Wettbewerbs beigetragen, allerdings auch den Mangel an verfügbaren Fachkräften mitbewirkt.

Glücklicherweise verdanken wir dem Internet aber auch eine Fülle von Mitteln, die Unternehmen nützen können, um die Produktivität und Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter zu steigern. Durch die Einbindung dieser Internet-basierten Tools in ihre betrieblichen Abläufe können Unternehmen jeder Größenordnung ihre Arbeitskräfte jetzt effizienter und nachhaltiger einstellen, ausbilden und halten als je zuvor.

Mithilfe von Lösungen im Bereich Workforce Optimisation können Mitarbeiter sich durch wertsteigernde Tätigkeiten auf die Hauptaufgaben ihrer Arbeit konzentrieren. So können sie zum Beispiel die ihnen zustehenden betrieblichen Leistungen oder offene Anforderungen selbst einsehen und ändern, an Trainings teilnehmen oder Spesenabrechnungen einreichen - und das alles online. Auch Personalabteilungen können durch diese Tools ihre Effizienz steigern, indem viele zeitaufwändige Verwaltungsaufgaben, wie etwa Personalbeschaffung, Verwaltung der betrieblichen Leistungen oder Mitarbeiter-Aussendungen automatisiert werden. Dies steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und ermöglicht es den Mitarbeitern im Bereich Human Resource (HR) sich auf strategisch wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

Herausforderung

Früher mussten Unternehmen die Anzahl der Mitarbeiter im Support-Bereich mit dem Wachsen ihres Geschäfts aufstocken. Diese Steigerung führte häufig zu kostenintensiven, verwaltungslastigen Strukturen, die nicht imstande waren, eine kohärente, einheitliche Geschäftsstrategie zu entwickeln und sich rasch auf veränderte Marktbedingungen umzustellen. Zusätzlich wurden in solchen Organisationsstrukturen zahlreiche je nach Geschäftsbereich und Standort variierende Methoden für dieselben Prozesse geschaffen.

Diese uneinheitlichen betrieblichen Abläufe hatten viele negative Auswirkungen auf die Produktivität der Unternehmen. Mitarbeiter verfügten nur über begrenzten Zugang zu Informationen, und die Informationen, die sie erhielten, waren oft veraltet oder ungenau. Kundenaufträge oder Lieferanfragen unterlagen oft widersprüchlichen, veralteten Standards, was zu Verzögerungen und Fehlern führte, da Mitarbeiter wie Kunden darauf warteten, dass ihre Anfragen händisch bearbeitet würden.

Die Herausforderung besteht heute für Unternehmen darin, ihre Mitarbeiter mit den nötigen Informationen und Kompetenzen auszustatten, so dass sie über das Wissen und die Mittel verfügen, um taktische wie strategische Entscheidungen zu treffen und danach zu handeln.

Lösung

Um die administrativen Kosten zu senken, die Produktivität zu steigern und eine flexiblere Organisation zu schaffen, binden moderne Unternehmen Web-basierte Hilfsmittel in ihre Infrastruktur ein anstatt mehr Personal einzustellen. „Ein wichtiger Ratschlag“, so Mary deWysocki, Direktor im Bereich Workforce Optimisation bei Cisco, „ist die Schaffung einer starken Basis, auf der man rasch aufbauen kann - einer Basis, die auf einer stark Web-zentrierten, die Möglichkeit zur Selbsthilfe fördernden Umgebung beruht.“

Führende Unternehmen verwenden gemeinsame Unternehmensdaten, Fortbildungsunterlagen - inklusive so genannter „job aids“ - und Leistungsstandards, um uneinheitliche und widersprüchliche Prozesse zu eliminieren, die sich in den verschiedenen Geschäftsbereichen und an den unterschiedlichen Standorten herausgebildet haben. Sie nutzen das Internet, um Prozesse zu standardisieren, indem sie Informationen zwischen den verschiedenen Applikationen verlinken, und um Web-basierte Interessensgruppen rund um die Anwendung und Verbesserung dieser Prozesse zu bilden.

Heute hängt die Produktivität der Belegschaft von einfachem Zugriff auf Informationen ab - ob es sich nun um innerbetriebliche Verwaltungsinformationen handelt, durch die ein Mitarbeiter Zeit spart, oder um Marktwissen, das die Beziehung zwischen Mitarbeitern und Kunden verbessern kann. Web-basierte Unternehmenssysteme vermitteln den Angestellten jene dynamischen Informationen, die sie benötigen, um bessere Entscheidungen in kürzerer Zeit treffen zu können. Sie ermöglichen eine Reihe von Tätigkeiten: So können Mitarbeiter ihre eigenen Leistungspläne genauso verwalten wie der Manager eines Geschäftsbereiches seine Abteilung aufbauen kann.

Vorteile

Workforce-Optimisation-Tools bringen Arbeitgebern und Arbeitnehmern taktische und strategische Vorteile:

• Reduzierung der Kosten: Lösungen im Bereich Workforce Optimisation vereinfachen und automatisieren administrative Routineaufgaben. Ihre HR-Mitarbeiter können sich auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren, die Einkünfte schaffen. Dadurch dass manuelle Prozesse in den Online-Bereich verlegt werden und jene Mitarbeiter, die einen Vorgang beginnen, auch die technischen Mittel erhalten, um ihn auszuführen, können sich Unternehmen rasch auf unterschiedliche Situationen einstellen und gleichzeitig das Personalwachstum im Support-Bereich unter der Wachstumsrate für den gesamten Personalbestand und den Geschäftsverlauf halten.
• Mitarbeiter-Empowerment: Durch den Einsatz von Lösungen zum Ressourcen-Management können Ihre Mitarbeiter über das Internet nach Bedarf und unabhängig vom Ort aktuelle, präzise Informationen abrufen. Mitarbeiter, die mit den nötigen Informationen, Leitlinien, Schlüsseldaten und mit Entscheidungsverantwortung ausgestattet sind, können dynamisch reagieren. Im direkten Kundenkontakt etwa können befähigte Mitarbeiter die Qualität der Interaktion mit dem Kunden entscheidend verbessern, indem sie Angelegenheiten prompt und kompetent behandeln anstatt Aufgaben und Entscheidungen an Vorgesetzte abzugeben.
• Steigerung der Produktivität: Mithilfe von Selbstbedienungs-Tools können Mitarbeiter selbst auf Informationen zugreifen und in einer Web-basierten Umgebung Arbeitsvorgänge an der Quelle durchführen. Mitarbeiter können diese Tools verwenden, um sich über Personalbelange zu informieren oder Spesenabrechnungen für die Rückerstattung der Kosten zu übermitteln, ohne sich in der Personalabteilung einen Termin besorgen oder in der Buchhaltungsabteilung Formulare abholen zu müssen. Durch den Einsatz von Technik - anstelle von Personen - zur Prüfung und Kontrolle dieser Prozesse erlangen Unternehmen Vorteile in Form von geringeren Verwaltungskosten, gesteigerter Zufriedenheit seitens der Mitarbeiter und schnelleren und genaueren Arbeitsabläufen.

Nächste Schritte

In der heutigen von schnellem Wachstum, ständigem Technologiewechsel und geringer werdenden Ressourcen gekennzeichneten Wirtschaft können Lösungen zur Workforce-Optimierung sichtbare Ergebnisse in den Bereichen Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität schaffen sowie allgemeine Kosteneinsparungen und effizientere Arbeitsabläufe ermöglichen.

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