TimeCardView 7.0 GUI ガイド
Intuit QuickBooks との統合
Intuit QuickBooks との統合
発行日;2012/02/01 | 英語版ドキュメント(2009/02/14 版) | ドキュメントご利用ガイド | ダウンロード ; この章pdf , ドキュメント全体pdf (PDF - 1MB) | フィードバック

目次

Intuit QuickBooks との統合

QuickBooksで の自動ログイン設定

QuickBooks サーバへの TCVQBConnector のインストール

QuickBooks の に対するアクセス許可の設定

QuickBooks の に対するアクセス許可の確認

QuickBooks Payroll Items の設定

Payroll サーバ設定

QuickBooks サーバ設定

同期

同期スケジュール

[Synchronize Now] を利用したスケジュール外(手動)同期

Intuit QuickBooks との統合

この章は、次の項で構成されています。

「QuickBooksで TimeCardView の自動ログイン設定」

「QuickBooks サーバへの TCVQBConnector のインストール」

「QuickBooks の TimeCardView に対するアクセス許可の設定」

「QuickBooks の TimeCardView に対するアクセス許可の確認」

「QuickBooks Payroll Items の設定」

「Payroll サーバ設定」

「QuickBooks サーバ設定」

「同期」

QuickBooks を使用している場合は、次のチェックリストのタスクをすべて、順に実行します。

QuickBooks と統合すると、TimeCardView から QuickBooks payroll サーバへのタイムシート データの直接転送が可能となり、その結果手動データ入力によるミスがなくなります。


他の給与管理アプリケーションを使用している場合は、そのアプリケーションでデータをインポートできるように、TimeCardView はタイムシート データを CSV ファイルとしてエクスポートできます。この操作は Cisco Unity Express 管理者が行います。


TimeCardView は QuickBooks の従業員データを使用して、TimeCardView ユーザや Cisco Unity Express 登録者を作成できます。つまり、いずれかのシスコ製品を初めて導入する場合でも、従業員の名前を個別に入力する必要はありません。QuickBooks からインポートできます。

QuickBooks を初めて使用する場合、TimeCardView を使用して、Cisco Unity Express から QuickBooks へ登録者の情報をエクスポートします。

QuickBooks と統合するには、次のタスクを完了する必要があります。

 

QuickBooksで TimeCardView の自動ログイン設定

次の説明は、QuickBooks Enterprise Solutions Version 8.0 に適用されます。QuickBooks のバージョンが異なる場合は、オンライン ヘルプを参照してください。

QuickBooks で、Time Tracking や Payroll Manager 権限のユーザとしてログインできるよう TimeCardView に自動ログイン設定をします。


ステップ 1 QuickBooks で [Company] メニュー項目をクリックし、[Users] > [Set Up Users and Roles] を選択します。

ステップ 2 [Users and Roles] ウィンドウの、[User List] タブで、[New] ボタンをクリックします。

ステップ 3 [New User] ウィンドウで、[User Name] フィールドに TimeCardView の名前を入力します。パスワードは入力 しません

ステップ 4 [Available Roles] リストボックスで [Payroll Manager] を選択し、[Add] ボタンをクリックして、右側の [Assigned Roles] に移動します。

ステップ 5 [Available Roles] リストボックスで [Time Tracking] を選択し、[Add] ボタンをクリックして、右側の [Assigned Roles] に移動します。

ステップ 6 [OK] ボタンをクリックします。[Users and Roles] ウィンドウが再表示されます。[Close] ボタンをクリックします。

TimeCardView の QuickBooks でのアクセス許可と権限の設定 の詳細については、QuickBooks のマニュアルを参照してください。


 

QuickBooks サーバへの TCVQBConnector のインストール

Cisco Unity Express の管理者が、Cisco.com より Connector の実行ファイルをダウンロードします。これにより、TimeCardView は QuickBooks と通信できるようになります。


ステップ 1 QuickBooks サーバが正常に動作していることを確認します。

ステップ 2 QuickBooks サーバのデスクトップまたは一時ディレクトリに TCVQB-Connector-Installer- version .exe をコピーします。

ステップ 3 ダブルクリックして実行ファイルを起動します。

ステップ 4 ウィザードの指示に従います。インストール中に、QuickBooks から TimeCardView が会社ファイルにアクセスを要求していることを通知されます。QuickBooks の TimeCardView に対するアクセス許可の設定 の記載に従って応答します。


 

QuickBooks の TimeCardView に対するアクセス許可の設定

TCVQB-Connector のインストール中に、QuickBooks から TimeCardView が会社ファイルにアクセスを要求していることが通知されます。

次の説明は、QuickBooks Enterprise Solutions Version 8.0 に適用されます。QuickBooks のバージョンが異なる場合は、オンライン ヘルプを参照してください。


ステップ 1 [QuickBooks - Application with No Certificate] ダイアログで [Yes, always; allow access even if QuickBooks is not running] オプション ボタンを選択します。

ステップ 2 [Login as] リストボックスから、 QuickBooksで TimeCardView の自動ログイン設定ステップ 3 で設定した名前を選択します。


[Allow this application to access personal data...] チェックボックスを選択する必要はありません。


ステップ 3 [Continue] をクリックします。

ステップ 4 [Confirm to Proceed] ダイアログで、アプリケーションがデジタル証明書で署名されていないと表示される場合は、[Yes] をクリックしてアクセスを許可します。

ステップ 5 [Access Confirmation] ダイアログに TimeCardView アプリケーションとアクセスできるファイルの一覧が表示される場合は、[Done] をクリックして確認します。QuickBooks で統合したアプリケーションのリストに、Connector が設定したカスタム名で表示されます。

ステップ 6 給与小切手を生成するためにタイムシートのデータの使用を許可する選択肢を有効にします。


 

QuickBooks の TimeCardView に対するアクセス許可の確認

通常、この処理は必要ではありませんが、同期が失敗する場合などにトラブルシューティングとして役立ちます。

次の説明は、QuickBooks Enterprise Solutions Version 8.0 に適用されます。QuickBooks のバージョンが異なる場合は、オンライン ヘルプを参照してください。


ステップ 1 QuickBooks のメニュー バーで [Edit] > [Preferences...] をクリックします。タブの左側のリストから、[Integrated Applications] を選択します。

ステップ 2 TimeCardView から会社ファイルへのアクセスが 必要 ですので、[Company Preferences] タブで、[Don't allow any applications to access this company file] チェックボックスがチェック されていない ことを確認します。

ステップ 3 [Company Preferences] タブで、[Applications that have previously requested access to this company file] のリストから、TimeCardView またはアプリケーションの自動ログインを設定した時に、そのアプリケーションにつけた名前を選択します(QuickBooksで TimeCardView の自動ログイン設定 を参照してください)。[Properties] ボタンをクリックします。

ステップ 4 [Properties - TimeCardView]ダイアログの [Access Rights] タブで、[Allow this application to read and modify this company file] チェックボックスをチェックします。

ステップ 5 同じタブで、[Allow this application to log in automatically] チェックボックスをチェックします。チェックボックスの下のリストボックスから、自動ログインするユーザ名を選択します。


[Allow this application to access Social Security Numbers, customer credit card information, and other personal data] チェックボックスをチェックする必要はありません。TimeCardView ではこの情報は必要ではありません。



[Details] タブをチェックすると、TimeCardView に証明書が無いことが確認できます。これは想定されている動作です。


ステップ 6 [Properties - TimeCardView]ダイアログで、[OK] ボタンをクリックします。


 

QuickBooks Payroll Items の設定

TimeCardView は は QuickBooks の会社ファイル内の従業員用の特定の Payroll Items にデータを渡す必要があります。それらの項目を QuickBooks で手動作成する必要があります。

次の説明は、QuickBooks Enterprise Solutions Version 8.0 に適用されます。QuickBooks のバージョンが異なる場合は、オンライン ヘルプを参照してください。


ステップ 1 QuickBooks で [Employees] > [Manage Payroll Items] > [New Payroll Item] をクリックします。

ステップ 2 [Add new payroll item] ダイアログで、[EZ Setup] オプション ボタンを選択し、[Next] をクリックします。

ステップ 3 [Compensation] オプション ボタンを選択し、[Next] をクリックします。

ステップ 4 [Add New] ダイアログで、[Hourly wage and overtime] チェックボックスを選択し、Next ボタンをクリックします。

1. [Tell us about hourly compensation] ダイアログの[hourly wage] フィールドに「Regular」と入力します(かぎカッコは入力しませんが、1 文字目の「R」は大文字です)。

ステップ 5 [overtime at a "time-and-a-half"] フィールドに、「Overtime」と入力します(かぎカッコは入力しませんが、1 文字目の「O」は大文字です)。

ステップ 6 [Next] と [Finish] をクリックします。


 

Payroll サーバ設定

この項には、次のサブセクションがあります。

「QuickBooks サーバ設定」

「同期」

「同期スケジュール」

「[Synchronize Now] を利用したスケジュール外(手動)同期」

QuickBooks サーバ設定

TimeCardView が QuickBooks payroll サーバと通信するよう設定するには、次の手順を実行する必要があります。

QuickBooks サーバと、Cisco Unity Express サーバの IP 接続を確認します。これはネットワーク管理者が実行できます。

QuickBooks サーバのホスト名と IP アドレスをメモします。これはネットワーク管理者が実行できます。

TCVQB-Connector がデフォルトのポート 57343 を使用していることを確認します。QuickBooks を実行しているマシンで、画面右下の通知領域にある TCVQB-Connector アイコンを右クリックすることで確認できます。メニューを右クリックし、[View Log] を選択します。[PortID] の列にポート番号が表示されます。
TCVQB-Connector がデフォルトのポートを使用していない場合、Cisco Unity Express 管理者は、Cisco Unity Express/TimeCardView のポートを変更してリッスンしているポートと一致させる必要があります。


ステップ 1 [Cisco Unity Express - Administration] > [TimeCardView] > [Payroll Server] > [Configuration] を選択します。

ステップ 2 [Hostname] フィールドに、QuickBooks サーバの IP アドレスまたは ホスト名を入力します。

ステップ 3 [Port] フィールドに TCVQB-Connector が TimeCardView からのリクエストのリッスンに使用するポート番号を入力します。デフォルトでは 57343 です。


 

同期

同期では、TimeCardView と QuickBooks のタイムシート情報の比較が、それぞれのユーザ IDについて必要となります。この情報には日付、標準就業時間 および時間外就業時間が含まれます。どちらのアプリケーションもそれぞれ最新バージョンのタイムシートを取得します。

最新の同期の時間と日付はパージ通知 E メール( パージ設定を参照してください)とCisco Unity Express管理者がアクセス可能なトレース ログに表示されます。

この項は、次のように構成されています。

「同期スケジュール」

「[Synchronize Now] を利用したスケジュール外(手動)同期」

同期スケジュール


ステップ 1 [Cisco Unity Express - Administration] > [TimeCardView] > [Payroll Server] > [Configuration] を選択します。

ステップ 2 [Day of week] リストボックスを使用して、TimeCardView と QuickBooks 間の同期を実施する曜日を選択します。この設定は、タイムシートの確認と承認のタイミングを考慮して設定しなければならない場合があります( タイムシートの確認、編集、および承認 を参照してください)。

ステップ 3 [Time of day] フィールドには 24 時間制で、同期を実行する時間を指定します。同期はリソースに集中アクセスするプロセスのため、TimeCardView システムにアクティビティが少ない、またはまったくない時間を選択してください。

ステップ 4 [Included Time Sheets] リストボックスから、[All] または [Approved Only] のどちらかを選択します。詳細については、 タイムシートの確認、編集、および承認 を参照してください。


 

[Synchronize Now] を利用したスケジュール外(手動)同期


ステップ 1 [Cisco Unity Express - Administration] > [TimeCardView] > [Payroll Server] > [Configuration] ウィンドウから、[Synchronize Now] をクリックしてください。
TimeCardView は QuickBooks とデータを同期します。タイムシートのデータが存在しない場合、更新のために payroll サーバへ渡す必要のあるタイムシートがないことを示すエラーメッセージが表示されます。タイムシートの期間を設定するには、 タイムシートの確認、編集、および承認 を参照してください。


TimeCardView ユーザは、タイムシートが同期される前に QuickBooks に登録されている必要があります。


ステップ 2 (オプション)同期終了後、TimeCardView に登録されていない新規従業員が QuickBooks にいるかどうか確認できます。 Import Usersステップ 2を参照してください。

ステップ 3 (オプション)同期終了後、QuickBooks に登録されていない新規従業員が TimeCardView にいるかどうか確認できます。 Export Usersステップ 2を参照してください。