電子メール アプリケーション内で Cisco Unity Connection ボイス メッセージに アクセスするためのユーザ ガイド
ViewMail for Outlook での メッセージの管理
ViewMail for Outlook でのメッセージの管理
発行日;2012/02/06 | 英語版ドキュメント(2012/02/06 版) | ドキュメントご利用ガイド | ダウンロード ; この章pdf , ドキュメント全体pdf (PDF - 493KB) | フィードバック

目次

ViewMail for Outlook でのメッセージの管理

ボイス メッセージの送信

メッセージの確認

メッセージに対する返信

ボイス メッセージの転送

削除されたメッセージの管理

ボイス メッセージの送信

Outlook からボイス メッセージを送信したり、メッセージに対する返信を録音したりできます。メッセージはユーザだけでなく、パブリック同報リストと電子メール アドレスに対して送信、返信、転送できます。

組織に複数のロケーションがある場合は、別のロケーションにいるユーザにメッセージを送信したり、メッセージに返信したりすることができます。詳細については、管理者に問い合わせてください。


) Cisco Unity Connection メールボックスがそのサイズ クォータを超えると、メッセージを送信できなくなる場合があります(「メールボックスのサイズの管理」を参照してください)。


ボイス メッセージを送信するには


ステップ 1 Outlook 受信ボックスの Outlook ツールバーで、[新しいボイスメッセージ(New Voice Message)] アイコンをクリックします。

または

[アクション(Actions)] メニューの [新しいボイスメッセージ(New Voice Message)] をクリックします。

ステップ 2 Connection のユーザ名または電子メール アドレスおよび件名を入力します。


) 電子メール アドレス宛のメッセージは、電子メール メッセージに添付されたサウンド(WAV)ファイルとして送信されます。


ステップ 3 Media Master で、[録音(Record)](円)をクリックし、メッセージを録音します。

ステップ 4 録音が終了したら、[停止(Stop)](四角)をクリックします。

ステップ 5 必要に応じてテキストと添付ファイルを追加します。

ステップ 6 [送信(Send)] をクリックします。


 

メッセージの確認

Outlook でボイス メッセージと受信者を確認できます。ボイス メッセージと受信者は、電子メールとは異なる Outlook フォルダに表示されます。

新しいメッセージを一度開くと、削除するまでそのメッセージは保存されます。Connection がメッセージ保存ポリシーが適用されるように設定されているかどうか、およびそのように設定されている場合、メッセージが完全に削除されるまでメッセージが保存される期間を管理者に確認してください。Connection では、メッセージ保存ポリシーが適用されていても示されず、またポリシーの結果としてメッセージが完全に削除される前に警告は示されません。

[送信元(From)] フィールドの情報は送信者を示します。このフィールドには Connection ユーザの名前が含まれます。また、メッセージが Connection 以外のユーザまたはメッセージが残るまで Connection にログオンしなかったユーザによってメッセージが残されている場合は、「Unity Connection メッセージシステム」が含まれます。[件名(Subject)] フィールドには、発信者の電話番号(使用可能な場合)が表示されます。

システムの設定方法に応じて、ボイス メッセージが含まれる Outlook フォルダには他の種類のメッセージ(ファックス メッセージなど)が示される場合があります。

メッセージを確認するには


ステップ 1 ボイス メッセージを含む Outlook フォルダで、メッセージをダブルクリックして開きます。


) Outlook のプレビュー ペインでは、メッセージは確認できません。


ステップ 2 開いているボイス メッセージで、Media Master の [再生(Play)](右矢印)をクリックしてメッセージを再生します。

ステップ 3 メッセージで、メッセージ ツールバーのボタンを使用して、電子メール メッセージを処理するのと同じ方法でメッセージを管理します。


 

メッセージに対する返信

ここに示す手順を実行して、ボイス メッセージに返信するか、返信を録音して電子メール メッセージに返信します。送信者だけに返信することができます。また、受信者を追加することもできます。

「Unity Connection メッセージシステム」からのメッセージは、発信者が Connection ユーザではないか、メッセージが残されたときにログインしていなかったことを示します。そのような発信者からのメッセージには返信できません。

メッセージに返信するには


ステップ 1 開いているボイス メッセージで、[返信(Reply)] をクリックします。

または

開いている電子メール メッセージで、[アクション(Actions)] メニューの [音声で返信(Reply with Voice)] をクリックします。

ステップ 2 Media Master で、[録音(Record)](円)をクリックします。

ステップ 3 録音が終了したら、[停止(Stop)](四角)をクリックします。

ステップ 4 必要に応じてテキストと添付ファイルを追加します。

ステップ 5 [送信(Send)] をクリックします。


 

ボイス メッセージの転送

ここに示す手順を使用して、ボイス メッセージをそのまま転送するか、ボイス メッセージまたは電子メール メッセージを転送する前に再生するコメントを録音します。

ボイス メッセージを転送するには


ステップ 1 開いているボイス メッセージで、[転送(Forward)] をクリックします。

または

開いている電子メール メッセージで、[アクション(Actions)] メニューの [音声で転送(Forward with Voice)] をクリックします。

ステップ 2 受信者の名前を入力します。

ステップ 3 Media Master で、[録音(Record)](円)をクリックし、コメントを録音します。

ステップ 4 録音が終了したら、[停止(Stop)](四角)をクリックします

ステップ 5 必要に応じてテキストと添付ファイルを追加します。

ステップ 6 [送信(Send)] をクリックします。


 

削除されたメッセージの管理

ボイス メッセージが含まれている Outlook フォルダからメッセージを削除する手順は、電子メール メッセージを削除する手順と同じです。ただし、削除されたボイス メッセージは、灰色の取り消し線付きのテキストで表示されます。削除されたボイス メッセージは、Cisco Unity Connection で消去されるまでボイス メッセージ フォルダに保存されます。

Connection では、特定の時間が経過すると、削除されたメッセージを自動的に消去できます。完全に削除されるまでのメッセージの保存期間については管理者に確認してください。これで、重要なメッセージのアーカイブや移動を前もって計画できます。


ヒント ボイス メッセージを削除する前にアーカイブするには、Media Master の オプション メニューの [ファイルにコピー(Copy to File)] オプションを使用します。


削除されたメッセージを手動で消去することもできます。

削除されたメッセージを手動で消去するには


 

ボイス メッセージを含む Outlook フォルダで、[編集(Edit)] メニューの [削除されたメッセージを消去(Purge Deleted Messages)] をクリックします。