Cisco Unity ユーザ ガイド(Microsoft Exchange版)Release 4.0(4)
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発行日;2012/02/04 | ドキュメントご利用ガイド | ダウンロード ; この章pdf | フィードバック

目次

使用するツール

電話による の使用方法

カンバセーションのスタイル

Outlook の受信トレイからのメッセージ管理

の使用方法

の使用方法

の使用方法

Media Master コントロールバーの使用方法

パスワードの保護と変更

メールボックスのサイズの管理

メールボックスのサイズを管理するためのヒント

メールボックスがすぐに一杯になってしまう理由

使用するツール

全機能を備えたシステムの場合、Cisco Unity ユーザは、プッシュホン式の電話、Cisco Unity ViewMail for Microsoft Outlook、および Cisco Unity Inbox を使用して、メッセージを送信および管理できます。さらに、Cisco Unity Assistant を使用すると、ユーザは Cisco Unity 電話設定を個人用にカスタマイズできます。

社内で Cisco Unity がどのように設定されているかによって、全機能を備えたシステムのすべてのツールおよび機能を使用できるか、その一部を使用できるかが決まります。使用可能なツールについては、Cisco Unity の管理者に問い合せてください。

この章では、次の項について説明します。

「電話による Cisco Unity の使用方法」

「Outlook の受信トレイからのメッセージ管理」

「Cisco Personal Communications Assistant の使用方法」

「Media Master コントロール バーの使用方法」

「Cisco Unity パスワードの保護と変更」

「メールボックスのサイズの管理」

電話による Cisco Unity の使用方法

プッシュホン式の電話を使用すると、ボイス メッセージを管理できます(TTY 電話によっては、適切なトーンで送信できないものもありますので、ご注意ください。この場合、TTY ユーザは Cisco Unity のガイダンスをナビゲートするときに、電話のキーパッドを使用しなければならないことがあります)。同様に電話を使用して、ファックス(ファックス オプションがある場合)と電子メール(テキスト/スピーチ オプションがある場合)を管理できます。

メッセージを管理するだけでなく、Cisco Unity の電話メニューを使用して、ユーザと発信者が電話でどのように Cisco Unity と対話するかを制御する設定(グリーティング、着信転送、メッセージ到着通知などの設定)を管理することもできます。

電話で Cisco Unity にアクセスするときは、Cisco Unity のガイダンスを聞きます(カンバセーションには 2 つのスタイルがあります。詳細については、「Cisco Unity カンバセーションのスタイル」を参照してください)。メッセージの再生、送信、管理、および Cisco Unity 設定の変更を行う場合は、ガイダンスに録音されたインストラクションに従います。

電話を使用して Cisco Unity にアクセスする


ステップ 1 社内の自分の電話、社内の別の電話、または社外の電話から該当する電話番号をダイヤルして、Cisco Unity を呼び出します(初めてログオンする場合は、この章ではなく、「はじめに:Cisco Unity への登録」を参照してください)。

ステップ 2 社内の別の電話または社外の電話から電話している場合は、Cisco Unity が応答したら * を押してください。

ステップ 3 指示に従って ID(通常はユーザの内線番号)を入力し # を押します。

ステップ 4 指示に従って Cisco Unity パスワードを入力し # を押します。

ヒント 電話パスワードを忘れた場合は、Cisco Unity Assistant を使用して変更してください。詳細については、「電話パスワードの変更」を参照してください。


 

Cisco Unity カンバセーションのスタイル

カンバセーションのスタイルには、標準カンバセーションとオプション カンバセーション 1 の 2 つがあります。2 つの違いは、メッセージ取得メニューのオプションだけです。メッセージ取得メニューのオプションが、ユーザが慣れ親しんだオプションにより似ているために、社内でオプション カンバセーション 1 を選択する場合があります。それ以外の点では、オプション カンバセーション 1 で利用できる機能は、本書で説明されているものと同一です。

カンバセーションのスタイルでは、2 種類のメニュー(標準ガイダンスと簡易ガイダンス)が利用できます。使用するメニューを選択するには、「電話メニュー設定の変更」の章を参照してください。

Cisco Unity の電話ガイダンスのマップについては、標準カンバセーションは『Cisco Unity 電話メニュー(Standard Conversation)Microsoft Exchange 版 Release 4.0(4)』、オプション カンバセーション 1 は 『Cisco Unity 電話メニュー(Optional
Conversation 1)Microsoft Exchange 版 Release 4.0(4)』 を参照してください。

Outlook の受信トレイからのメッセージ管理

Cisco Unity がユニファイド メッセージを提供するようにセットアップされている場合は、すべてのメッセージ、つまり、電子メール、ボイス メッセージ、およびファックス(ファックス オプションがある場合)に Outlook の受信トレイからアクセスできます。

ユニファイド メッセージ ユーザが Outlook の受信トレイから実行できるボイス メッセージ タスクは、Outlook が ViewMail を使用するように設定されているかどうかによって異なります。

 

ViewMail を使用する場合

Media Master コントロール バーを使用して、Outlook の受信トレイからボイス メッセージを再生および録音できます(図 3-1 および「Media Master コントロール バーの使用方法」を参照)。ボイス メッセージは、他のユーザ、非 Cisco Unity ユーザ、およびパブリック同報リストに送信できます。

Outlook のプレビュー ペインでは、ViewMail を使用できません。ViewMail を使用するには、メッセージを開く必要があります。

ViewMail を使用しない場合

マルチメディア プレイヤを使用して Outlook の受信トレイからボイス メッセージを再生できます。

ボイス メッセージの録音および送信は、電話で行う必要があります。

図 3-1 ViewMail for Microsoft Outlook

 

ViewMail は次のようにカスタマイズできます。

新しいボイス メッセージを通知するサウンドを変更する。

コンピュータのディスク領域を節約するために、 Outlook の受信トレイ内の送信済みボイス メッセージを保存するための設定をする。

低帯域幅で作業する場合にパフォーマンスと音質を向上する。

詳細については、「ViewMail オプションの変更」の章を参照してください。

このガイドに記載されている ViewMail の情報と手順はヘルプでも利用できます。Outlook の受信トレイから ViewMail のヘルプにアクセスするには、次の手順を実行します。

ViewMail のヘルプにアクセスする


ステップ 1 Outlook の受信トレイの[ヘルプ]メニューで、 [ViewMail ヘルプ トピック] をクリックします。

ステップ 2 左側のペインでトピックのリンクをクリックするか、または右側のペインの上部にある[ 索引] リンクをクリックして、特定のトピックを見つけます。


 

Cisco Personal Communications Assistant の使用方法

Cisco Personal Communications Assistant(PCA)を使用して、次の Cisco Web ツールにアクセスできます。

 

Cisco Unity Assistant

Cisco Unity Assistant を使用すると、ユーザと発信者が電話でどのように Cisco Unity と対話するかをカスタマイズできます。この機能を使用して、録音済みグリーティングやメッセージ配信オプションなどの Cisco Unity の設定を個人用にカスタマイズできます。また、メッセージ通知デバイスをセットアップしたり、プライベート同報リストを作成したりできます。

Cisco Unity Inbox

Cisco Unity Inbox を使用すると、ボイス メッセージの聞き取り、作成、返信、転送、および削除ができます。ファックス オプションがある場合は、Cisco Unity Inbox を使用して、ファックスを管理できます。

Cisco PCA は、 http://<Cisco Unity サーバ名>/ciscopca で利用できます(URL は大文字と小文字が区別されることに注意してください)。Cisco PCA を Internet Explorer のお気に入りのリストに追加した方がよい場合があります。追加すると、ログオンするたびに Web アドレスを入力する必要がなくなります(Cisco Unity Assistant または Cisco Unity Inbox の個々のページをお気に入りのリストに追加することはできません)。

Cisco PCA を使用するには、ブラウザを次のように設定する必要があることに注意してください(オフィスで使用するコンピュータについては Cisco Unity の管理者がすでに設定している可能性もあります)。

アクティブ スクリプトを有効にする。

ActiveX コントロールをダウンロードして実行する。

Java スクリプトを有効にする。

すべてのクッキーを受け入れる。

一時的なインターネット ファイルの新しいバージョンを自動的にチェックする。

社内で Cisco PCA へのリモート アクセスを許可しており、自宅のコンピュータを Cisco PCA にアクセスするように設定する場合は、上記の点に留意してください(ファイアウォールを越えて Cisco PCA を使用する方法について Cisco Unity 管理者に相談してください)。

Cisco PCA にログオンする


ステップ 1 http://<Cisco Unity サーバ名>/ciscopca に移動します(URL は大文字と小文字が区別されます)。

ステップ 2 ユーザ資格を入力します。

 

[ユーザ名]

Windows ドメイン アカウントのエイリアスを入力します(たとえば、tcampbell と入力するか、または tcampbell@<ドメイン名> と入力します)。

エイリアスのフルパスを入力する場合(つまりドメインを含める場合)、[ドメイン]フィールドに入力する必要はありません。

[パスワード]

Windows ドメイン アカウントのパスワードを入力します。

Cisco PCA のパスワードを忘れた場合は、Cisco Unity の管理者に問い合せてください。

[ドメイン]

Windows ドメイン アカウントが存在するドメインの名前を入力します。

[ユーザ名]フィールドにエイリアスのフルパスを入力した場合、ここでドメイン名を入力する必要はありません。

ステップ 3 [オプション]で、次のフィールドの一部またはすべてをチェックしてください。チェックしたフィールドについては、次回 Cisco PCA にログオンするときに、ユーザ資格を再度入力する必要はありません。

[ユーザ名の保存]

[パスワードの保存]

[ドメインの保存]

セキュリティ上、特にコンピュータを他の人と共有している場合は、ログオンするたびに Cisco PCA ユーザ資格の一部またはすべてを入力するように設定することもできます(Cisco Unity の設定状況によっては、上記のオプションが使用できない場合もあります)。


 

Cisco Unity Assistant の使用方法

Cisco Unity Assistant を使用すると、ユーザと発信者が電話でどのように Cisco Unity と対話するかを制御する、Cisco Unity の電話設定を個人用にカスタマイズできます。たとえば、グリーティング、着信転送、およびメッセージ到着通知の設定を管理できます。

いくつかの Cisco Unity Assistant ページには、Media Master コントロール バーがあり、これを使用してグリーティングと名前を録音および再生します。「Media Master コントロール バーの使用方法」を参照してください。

Cisco Unity Assistant にアクセスするには、次の手順を実行します。

Cisco Unity Assistant にアクセスする


ステップ 1 Cisco PCA Web サイト( http://<Cisco Unity サーバ名>/ciscopca )に移動します(URL は大文字と小文字が区別されることに注意してください)。Cisco Unity サーバ名が不明な場合は、Cisco Unity の管理者に問い合せてください。

Cisco PCA の URL をブックマークすると、Cisco Unity Assistant にアクセスするたびに Web アドレスを入力する必要がなくなります(Cisco Unity Assistant の各ページにブックマークを設定することはできません)。

ステップ 2 Cisco PCA にログオンします。

ステップ 3 Cisco PCA のホーム ページで、 [Cisco Unity Assistant] リンクをクリックします。

ステップ 4 Cisco Unity Assistant 内の各ページを参照するには、メニュー バーでリンクをクリックします。

ステップ 5 作業を終了したら、ナビゲータ バーの右上隅にある[ ログ オフ] をクリックします。


 

Cisco Unity Assistant を使用して特定のタスクを実行する方法については、このマニュアル全体とヘルプで説明しています。

Cisco Unity Assistant のヘルプにアクセスする


ステップ 1 任意の Cisco Unity Assistant ページで、 [ヘルプ] をクリックします。

ステップ 2 メニューで、トピックのリンクをクリックします。


 

Cisco Unity Inbox の使用方法

ボイス メッセージは、受信確認(開封と配信)および不達確認(NDR)メッセージとともに Cisco Unity Inbox に収集されています。ファックス オプションがある場合は、Cisco Unity Inbox を使用して、ファックスを管理できます(電子メール メッセージは、Cisco Unity Inbox では表示されません)。

デフォルトでは、一度に 10 のメッセージが表示されますが、[1 ページあたりのメッセージ数]リストで別の値をクリックすることによって、この数を変更できます。Cisco Unity Inbox 内のメッセージ数が[1 ページあたりのメッセージ数]リストで指定されている値を超える場合は、ページの下部にある矢印またはページ番号をクリックして、表示されていない Cisco Unity Inbox ページに移動します。

各 Cisco Unity Inbox ページの適切なアイコンをクリックすることによって、Cisco Unity Inbox の更新、ページ上のメッセージの並び替えおよび削除、ボイス メッセージの作成および聞き取りを行うことができます。Media Master コントロール バーを使用して、メッセージを再生および録音します(「Media Master コントロール バーの使用方法」を参照)。

Cisco Unity Inbox にアクセスするには、次の手順を実行します。

Cisco Unity Inbox にアクセスする


ステップ 1 Cisco PCA Web サイト( http://<Cisco Unity サーバ名>/ciscopca )に移動します(URL は大文字と小文字が区別されることに注意してください)。Cisco Unity サーバ名が不明な場合は、Cisco Unity の管理者に問い合せてください。

Cisco PCA の URL をブックマークすると、Cisco Unity Inbox にアクセスするたびに Web アドレスを入力する必要がなくなります(Cisco Unity Inbox の各ページにブックマークを設定することはできません)。

ステップ 2 Cisco PCA にログオンします。

ステップ 3 Cisco PCA のホーム ページで、 [Cisco Unity Inbox] リンクをクリックします。新しいメッセージおよび開封済みメッセージが Inbox に表示されます。

ステップ 4 作業を終了したら、ナビゲータ バーの右上隅にある[ ログ オフ] をクリックします。


 

Cisco Unity Inbox を使用して特定のタスクを実行する方法については、このマニュアル全体とヘルプで説明しています。

Cisco Unity Inbox のヘルプにアクセスする


ステップ 1 Cisco Unity Inbox の任意のページで、ページまたは機能を使用するための手順について情報を参照するには、 [ヘルプ] をクリックします。

ステップ 2 メニューで、トピックのリンクをクリックします。

アイコンのヘルプが必要な場合は、マウスのポインタをアイコンの上に置いてツールチップを表示させます。


 

Media Master コントロール バーの使用方法

Media Master コントロール バーは、ViewMail と Cisco Unity Inbox に表示されます。Cisco Unity の設定状況によりますが、いくつかの Cisco Unity Assistant ページにも表示されます。VCR 型のコントロール バーをクリックすることによって、Media Master を使用して、電話、またはコンピュータのマイクロフォンおよびスピーカで、録音または再生を行うことができます(Media Master コントロール バーを使用する場合のキーボード ショートカットについては、「Media Master コントロール バーのショートカット キー」の章を参照してください)。

 

 
*ViewMail および Cisco Unity Inbox でのみ使用可能。スピード調節スライダは Cisco Unity Assistant ページのコントロール バーには表示されません。

 

Media Master コントロール バーのオプション メニューを使用すると、他のサウンド(WAV)ファイルを録音に使用できます。使用できるサウンド ファイルのオプションは次のとおりです。

 

[新規]

録音を消去して再録音します。

[貼り付け]

テキストをテキスト ファイルに貼り付けるのと同様に、サウンド録音を貼り付けます。

[ファイルからのコピー]

別のサウンド ファイルを録音に貼り付けます。

[コピー]

テキストをテキスト ファイルにコピーするのと同様に、サウンド録音をコピーします。

[ファイルにコピー]

新しく名前を付けたサウンド ファイルに録音をコピーします。

デフォルトでは、Media Master は、録音デバイスおよび再生デバイスとして電話機を使用するようにセットアップされています。Media Master コントロール バーの録音および再生デバイスを変更するには、「録音設定と再生設定の変更」の章を参照してください。Media Master コントロール バーは、ファイアウォールを越えて機能しないことに注意してください。また、ブラウザが ActiveX コントロールをダウンロードして実行できることが必要になります。

Cisco Unity パスワードの保護と変更

Cisco Unity パスワードには、電話パスワードと Cisco Personal Communications Assistant(PCA)Web サイトにログオンするためのパスワードの 2 つがあります。Cisco Unity メールボックスを不正アクセスから保護するには、Cisco Unity 管理者から提供されるセキュリティ ガイドラインに従ってください。

この 2 つの Cisco Unity パスワードの安全性を保つには、次の点を考慮してください。

電話と Cisco PCA のパスワードは同一ではありません。

電話またはCisco Unity Assistant を使用して、いつでも電話パスワードを変更できます(「電話パスワードの変更」を参照してください)。Cisco Unity Assistant を使用して電話パスワードを変更する場合は、既存の電話パスワードを入力する必要がないので、Cisco PCA パスワードを安全に保つために必要な措置を取ってください。

電話パスワードが長く、単純でないほど、安全性は高まります。単純でないパスワードとは、次のようなものです。

パスワードが以前のパスワードと同じでない。

数字がすべて同じ(たとえば 9999)でない。

数字が連続(たとえば 1234)でない。

パスワードが自分の内線番号と同じでなく、自分の名前とも同じでない。

初回登録ガイダンス時に最初の電話パスワードを変更するよう指示があったとしても、これは Cisco PCA Web サイトにログオンする際に使用するパスワードを変更するものではありません。

Cisco PCA のパスワードは、Windows パスワードの設定から継承されます。

電話または Cisco Unity Assistant から Cisco PCA のパスワードを変更することはできません。変更は、Windows で行う必要があります(Ctrl+Alt+Delete を押し、[パスワードの変更]をクリックします。Cisco Unity サーバが、Windows パスワードで通常アクセスするドメインとは別のドメインにある場合、[パスワードの変更]ダイアログボックスで Cisco Unity サーバ用のドメイン名を指定します)。

Cisco PCA のパスワードを忘れた場合は、Cisco Unity の管理者に問い合せてください。

メールボックスのサイズの管理

メールボックスが一杯になっていると、Cisco Unity がメッセージを処理するスピードに影響を及ぼす場合があります。Cisco Unity の管理者は、メールボックスの容量制限を設定します。この設定により、制限数を超過したときにメッセージを送信および受信するのを防ぐことができます。電話でログオンするとき、または Cisco Unity Inbox にアクセスするとき、メールボックスが次に示す状態の場合は Cisco Unity によって通知されます。

ほとんど一杯である。

一杯であり、新しいメッセージは送信できない。

一杯であり、新しいメッセージは送信も受信もできない。

メールボックスのサイズを管理するためのヒント

メールボックスの空きを増やすには、次の方法があります。

メッセージを削除します(Outlook の送信済みアイテム フォルダおよび削除済みアイテム フォルダにあるメッセージ、または該当する場合は Cisco Unity Inbox にあるメッセージも含まれます)。メッセージを削除する前にアーカイブする場合、WAV ファイルとしてハード ディスクに保存できます
(Cisco Unity Inbox または ViewMail では、Media Master コントロール バーのオプション メニューで[ファイルにコピー]オプションを使用します)。

ユニファイド メッセージ ユーザの場合は、電子メール クライアントを使用して、メッセージをハード ディスクのプライベート フォルダに移動できます。

ユニファイド メッセージ ユーザが、送信済みアイテム フォルダに送信済みメッセージのコピーを保存するように Outlook の受信トレイを設定している場合は、メッセージ ヘッダーだけを保存して録音メッセージを保存しないように ViewMail を設定することで、ハード ディスク領域を節約できます。

メールボックスがすぐに一杯になってしまう理由

予想よりも早く Cisco Unity メールボックスが一杯になってしまう場合、次の点を考慮してください。

Cisco Unity のデフォルト設定では、一定の経過時間に達した場合にメッセージを自動的に削除することはありません。つまり、Cisco Unity の管理者が Cisco Unity のメッセージ保存ポリシーを強制的に設定しない限り、ユーザ自身が定期的に開封済みメッセージを確認し、メッセージを移動、保存、または完全に削除することによって、メールボックスのサイズを管理する必要があります。

Cisco Unity がメッセージ保存ポリシーを強制的に実行するように設定されている場合、Cisco Unity の管理者に Cisco Unity からメッセージが完全に削除されるまでの期間を確認してください。確認することによって、あらかじめ重要なメッセージをアーカイブまたは移動しておくことができます。

Cisco Unity がユニファイド メッセージを提供するようにセットアップされている場合、Outlook の送信済みアイテム フォルダと削除済みアイテム フォルダのメッセージはメールボックス全体のサイズに含まれています。

また、ユニファイド メッセージ ユーザが送信済みメッセージの不達確認(NDR)を受信した場合、特に元のメッセージに大きなファイルが添付されていると、メールボックスのサイズはすぐに大きくなります。電子メール クライアントに送信済みメッセージを保存するよう設定してある場合、元のメッセージと添付ファイルは送信済みアイテム フォルダに保存され、他のコピーは NDR とともに受信トレイに保存されます。このため、メールボックスのサイズは大きくなります。

転送の繰り返しによってサイズが増えたメッセージを受け取る場合があります。元のメッセージと、転送時に追加される音声コメントおよびコメント文が、メッセージ全体のサイズです。このため、保存しているメッセージ数が比較的少なくても、メールボックスの制限を超えてしまうことがあります。