電子メール クライアントでの Cisco Unity ボイス メッセージへのアクセス方法に関するユーザ ガイド
ViewMail for Outlook での メッセージの管理
ViewMail for Outlook でのメッセージの管理
発行日;2012/01/31 | 英語版ドキュメント(2010/02/01 版) | ドキュメントご利用ガイド | ダウンロード ; この章pdf , ドキュメント全体pdf (PDF - 454KB) | フィードバック

目次

ViewMail for Outlook でのメッセージの管理

ボイス メッセージの送信

メッセージの確認

メッセージへの返信

ボイス メッセージの転送

削除済みメッセージの管理

ボイス メッセージの送信

Outlook の受信トレイから、ボイス メッセージを送信したり、受信したメッセージへの応答を録音することができます。加入者以外にもパブリック同報リストや電子メール アドレスを対象にして、メッセージの送信、返信、および転送ができます。Cisco Unity では、送信済みメッセージは保存されません。

組織に複数のロケーションがある場合は、別のロケーションの加入者にメッセージを送信したり、返信できる場合があります。詳細については、Cisco Unity の管理者に問い合わせてください。


) Cisco Unity のメールボックスのサイズが割り当てを超えると、メッセージを送信できない場合があります (「メールボックスのサイズの管理」を参照)。


ボイス メッセージを送信するには


ステップ 1 Outlook の受信トレイのツールバーで、[新しいボイス メール(New Voice Message)] アイコンをクリックします。

または、

[アクション(Actions)] メニューから、[新しいボイス メール(New Voice Message)] をクリックします。

ステップ 2 加入者名または電子メール アドレス(あるいはその両方)、および件名を入力します。


) 電子メール アドレス宛てのメッセージでは、サウンド(WAV)ファイルとして電子メール メッセージに添付して送付されます。


ステップ 3 Media Master で、[録音(Record)] (円)をクリックして、メッセージを録音します。

ステップ 4 録音が終了したら、[停止(Stop)] (四角)をクリックします。

ステップ 5 必要に応じてテキストおよび添付ファイルを追加します。

ステップ 6 [送信(Send)] をクリックします。


 

メッセージの確認

開封された新しいボイス メッセージは、削除するまで保存されます。

Cisco Unity のデフォルト設定では、一定の経過時間に達したメッセージが自動的に削除されることはありません。Cisco Unity がメッセージの保存ポリシーを強制的に実行するように設定されている場合は、Cisco Unity の管理者に Cisco Unity からメッセージが完全に削除されるまでの期間を確認してください。Cisco Unity では、メッセージの保存ポリシーが強制されていても通知されず、そのようなポリシーの結果としてメッセージが完全に削除される場合も、削除前に警告は表示されません。

Outlook の受信トレイで、ボイス メッセージ、ファックス メッセージ(ファックス オプションがある場合)、および確認通知を確認できます。ボイス メッセージおよびファックス メッセージには、次のアイコンが表示されます。

 

 

ボイス メッセージ

 

ファックス メッセージ

Outlook では、新しい電子メール メッセージを通知する場合と同じように、新しいボイス メッセージとファックス メッセージを通知します。


ヒント ボイス メッセージおよびファックス メッセージを電子メールからすばやく区別するには、メッセージ アイコンを使用して Outlook の受信トレイの表示を並べ替えます。または、Outlook に個人用フォルダを作成して、ボイス メッセージやファックス メッセージをその他のメッセージと区別して保存することもできます。受信トレイの並べ替えやフォルダの設定方法の詳細については、Outlook のヘルプを参照してください。


[差出人(From)] フィールドの情報で、送信者が識別されます。このフィールドには、Cisco Unity 加入者の名前が表示されます。Cisco Unity 非加入者や Cisco Unity にログオンせずにメッセージを残した加入者からのメッセージには、「Unity メッセージ システム」と表示されます。発信者の電話番号がわかる場合は、[件名(Subject)] フィールドに表示されます。

メッセージを確認するには


ステップ 1 Outlook の受信トレイで、ボイス メッセージまたはファックス メッセージをダブルクリックして開きます。


) Outlook のプレビュー ペインでは、ボイス メッセージまたはファックス メッセージは確認できません。


ステップ 2 開いたボイス メッセージで、Media Master の [再生(Play)] (右矢印)をクリックしてメッセージを再生します。

または、

開いたファックス メッセージの添付ファイルをダブルクリックして、コンピュータのファックス ビューア プログラムを起動します。

ステップ 3 ボイス メッセージまたはファックス メッセージで、電子メール メッセージを処理する場合と同じ方法でメッセージを管理するには、メッセージ ツールバーのボタンを使用します。


 

メッセージへの返信

ボイス メッセージや電子メール メッセージに録音した音声で返信するには、この項の手順を実行します。送信者だけに返信することも、受信者を追加することもできます。

「Unity メッセージ システム」からのメッセージは、発信者が Cisco Unity 加入者ではないか、メッセージを残したときにログオンしていなかったことを示します。このような発信者からのメッセージには、返信できません。

メッセージに返信するには


ステップ 1 開いたボイス メッセージで、[返信(Reply)] をクリックします。

または、

開いた電子メール メッセージの [アクション(Actions)] メニューで、[音声で返信(Reply with Voice)] をクリックします。

ステップ 2 Media Master で [録音(Record)] (円)をクリックします。

ステップ 3 録音が終了したら、[停止(Stop)] (四角)をクリックします。

ステップ 4 必要に応じてテキストおよび添付ファイルを追加します。

ステップ 5 [送信(Send)] をクリックします。


 

ボイス メッセージの転送

ボイス メッセージをそのまま転送するか、転送するボイス メッセージまたは電子メール メッセージの前に再生する音声コメントを録音するには、この項の手順を実行します。

ボイス メッセージを転送するには


ステップ 1 開いたボイス メッセージで、[転送(Forward)] をクリックします。

または、

開いた電子メール メッセージの [アクション(Actions)] メニューで、[音声で転送(Forward with Voice)] をクリックします。

ステップ 2 受信者の名前を入力します。

ステップ 3 Media Master で、[録音(Record)] (円)をクリックして、音声コメントを録音します。

ステップ 4 録音が終了したら、[停止(Stop)] (四角)をクリックします。

ステップ 5 必要に応じてテキストおよび添付ファイルを追加します。

ステップ 6 [送信(Send)] をクリックします。


 

削除済みメッセージの管理

電子メール メッセージを削除する場合と同じ方法で、ボイス メッセージおよびファックス メッセージを Outlook の受信トレイから削除できます。また、削除済みのメッセージを、聞き取り、返信、転送、受信トレイ(または他のフォルダ)に復元、および完全に削除するために、Outlook の受信トレイの [削除済みアイテム(Deleted Items)] フォルダから取得できる場合があります (この機能を使用するには、削除済みメッセージを [削除済みアイテム(Deleted Items)] フォルダに送信するように Outlook の受信トレイで設定しておく必要があります。詳細については、Cisco Unity の管理者に問い合わせてください)。

Cisco Unity のデフォルト設定では、一定の経過時間に達したメッセージが自動的に削除されることはありません。つまり、Cisco Unity の管理者が Cisco Unity でメッセージの保存ポリシーを強制的に実行するように設定していない限り、ユーザ自身が定期的に保存されているメッセージを確認し、移動、アーカイブ、または完全に削除することによって、メールボックスのサイズを管理する必要があります。メッセージの保存ポリシーが強制されている場合は、メッセージが完全に削除されるまでの期間を Cisco Unity の管理者に確認してください。こうすることで、重要なメッセージのアーカイブや移動をあらかじめ計画することができます。


ヒント 削除する前にメッセージをアーカイブするには、Media Master のオプション メニューの [ファイルにコピー(Copy to File)] オプションを使用します。