電子メール クライアントでの Cisco Unity ボイス メッセージへのアクセス:ユーザ ガイド Microsoft Exchange版 Release 5.x
ViewMail for Outlook でのメッセージの 管理
ViewMail for Outlook でのメッセージの管理
発行日;2012/02/02 | ドキュメントご利用ガイド | ダウンロード ; この章pdf , ドキュメント全体pdf (PDF - 189KB) | フィードバック

目次

ViewMail for Outlook でのメッセージの管理

ボイス メッセージの送信

メッセージの確認

メッセージへの返信

ボイス メッセージの転送

削除済みメッセージの管理

ボイス メッセージの送信

Outlook の受信トレイから、ボイス メッセージを送信したり、メッセージへの応答を録音したりできます。ユーザ、パブリック同報リスト、電子メール アドレスに対してメッセージの送信、返信、および転送ができます。Cisco Unity は、送信済みメッセージを保存しません。

会社のロケーションが複数ある場合は、別のロケーションのユーザにメッセージを送信および返信できる場合があります。詳細については、Cisco Unity の管理者に問い合せてください。


) Cisco Unity メールボックスのサイズが割り当て分を超えると、メッセージを送信できない場合があります(「メールボックスのサイズの管理」を参照してください)。


ボイス メッセージを送信する


ステップ 1 Outlook の受信トレイで、Outlook ツールバーの [新しいボイス メール] アイコンをクリックします。

または、

[アクション]メニューで、 [新しいボイス メール] をクリックします。

ステップ 2 ユーザの名前または電子メール アドレス(あるいは、その両方)、および件名を入力します。


) 電子メール アドレスに対するメッセージは、サウンド(WAV)ファイルとして、電子メール メッセージに添付して送信されます。


ステップ 3 Media Master の [録音] (丸)をクリックし、メッセージを録音します。

ステップ 4 録音が終了したら、 [停止] (四角)をクリックします。

ステップ 5 必要に応じてテキストおよび添付ファイルを追加します。

ステップ 6 [送信] をクリックします。


 

メッセージの確認

一度新規のボイス メッセージを開くと、そのメッセージは削除するまで保存されます。

Cisco Unity のデフォルト設定では、一定の経過時間に達した場合にメッセージを自動的に削除することはありません。Cisco Unity がメッセージ保存ポリシーを強制的に実行するように設定されている場合は、Cisco Unity の管理者に Cisco Unity からメッセージが完全に削除されるまでの期間を確認してください。Cisco Unity は、メッセージ保存ポリシーが強制的に実行されることを通知しません。また、このポリシーを実行した結果、メッセージが完全に削除されることも警告しません。

Outlook の受信トレイで、ボイス メッセージ、ファックス メッセージ(ファックス オプションがある場合)、および受信確認を確認できます。ボイス メッセージおよびファックス メッセージは、次のアイコンでマークが付けられます。

 

 

ボイス メッセージ

 

ファックス メッセージ

Outlook は、新規電子メール メッセージを通知する場合と同じように新規ボイス メッセージとファックス メッセージを通知します。


ヒント ボイス メッセージとファックス メッセージを電子メールからすばやく区別するには、メッセージ アイコンを使用して Outlook の受信トレイを並び替えます。あるいは、Outlook に個人用フォルダを作成し、ボイス メッセージとファックス メッセージをその他のメッセージとは別に格納します。受信トレイの並び替えとフォルダの設定の詳細については、Outlook のヘルプを参照してください。


[差出人]フィールドの情報で、送信者を識別できます。このフィールドには Cisco Unity のユーザ名または「Unity メッセージ システム」が表示されます。後者は、Cisco Unity ユーザ以外、またはメッセージを残す前に Cisco Unity にログオンしていないユーザによってメッセージが残された場合に表示されます。発信者の電話番号がわかる場合は、[件名]フィールドに番号が表示されます。

メッセージを確認する


ステップ 1 Outlook の受信トレイで、ボイス メッセージまたはファックス メッセージをダブルクリックして開きます。


) Outlook のプレビュー ペインでボイス メッセージまたはファックス メッセージを確認することはできません。


ステップ 2 開いたボイス メッセージで、Media Master の [再生] (右向き矢印)をクリックして、メッセージを再生します。

または、

開いたファックス メッセージの添付ファイルをダブルクリックして、コンピュータのファックス ビューア プログラムを起動します。

ステップ 3 ボイス メッセージまたはファックス メッセージで、[標準]ツールバーのボタンを使用すると、電子メール メッセージの処理と同様にメッセージを管理できます。


 

メッセージへの返信

ボイス メッセージまたは電子メール メッセージに録音した音声で返信するには、この項の手順を実行します。送信者だけに返信することも、受信者を追加することもできます。

「Unity メッセージ システム」からのメッセージは、発信者が Cisco Unity ユーザでないか、またはメッセージを残したときにログオンしていなかったことを意味します。このような発信者からのメッセージには返信できません。

メッセージに返信する


ステップ 1 開いたボイス メッセージで、 [返信] をクリックします

または、

開いた電子メール メッセージで、[アクション]メニューの [音声で返信] をクリックします。

ステップ 2 Media Master の [録音] (丸)をクリックします。

ステップ 3 録音が終了したら、 [停止] (四角)をクリックします。

ステップ 4 必要に応じてテキストおよび添付ファイルを追加します。

ステップ 5 [送信] をクリックします。


 

ボイス メッセージの転送

ボイス メッセージをそのまま転送するか、転送されたボイス メッセージまたは電子メール メッセージの前に再生される音声コメントを録音するには、この項の手順を実行します。

ボイス メッセージを転送する


ステップ 1 開いたボイス メッセージで、 [転送] をクリックします。

または、

開いた電子メール メッセージで、[アクション]メニューの [音声で返信] をクリックします。

ステップ 2 受信者名を入力します。

ステップ 3 Media Master の [録音] (丸)をクリックし、音声コメントを録音します。

ステップ 4 録音が終了したら、 [停止] (四角)をクリックします。

ステップ 5 必要に応じてテキストおよび添付ファイルを追加します。

ステップ 6 [送信] をクリックします。


 

削除済みメッセージの管理

電子メール メッセージを削除する場合と同じ方法で、Outlook の受信トレイからボイス メッセージとファックス メッセージを削除できます。Outlook の受信トレイの削除済みアイテム フォルダから削除されたメッセージを回収して、聞いたり、返信したり、転送したり、受信トレイ(または他のフォルダ)に復元したり、完全に削除したりすることもできます(この機能を使用するには、削除されたメッセージを Outlook の削除済みアイテム フォルダに送信するように Outlook の受信トレイをセットアップしておく必要があります。詳細については、Cisco Unity の管理者に問い合せてください)。

Cisco Unity のデフォルト設定では、一定の経過時間に達した場合にメッセージを自動的に削除することはありません。つまり、Cisco Unity の管理者が、Cisco Unity で強制的に実行されるメッセージ保存ポリシーを設定しない限り、ユーザ自身が定期的に開封済みメッセージを確認し、メッセージを移動、アーカイブ、または完全に削除することによって、メールボックスのサイズを管理する必要があります。メッセージ保存ポリシーを強制的に実行するように設定されている場合、Cisco Unity からメッセージが完全に削除されるまでの期間を確認してください。確認することによって、あらかじめ重要なメッセージをアーカイブまたは移動しておくことができます。


ヒント 削除する前にメッセージをアーカイブするには、Media Master のオプション メニューの[ファイルにコピー]オプションを使用します。