Cisco Unity システム アドミニストレーション ガイド(Lotus Domino版)Release 4.0(5)
Cisco Unity を使用するユーザ、オペ レータ、およびサポート デスク担当者 の準備
Cisco Unity を使用するユーザ、オペレータ、およびサポート デスク担当者の準備
発行日;2012/02/06 | ドキュメントご利用ガイド | ダウンロード ; この章pdf , ドキュメント全体pdf (PDF - 4MB) | フィードバック

目次

Cisco Unity を使用するユーザ、オペレータ、およびサポート デスク担当者の準備

概要:ユーザ、オペレータ、およびサポート デスクのオリエンテーション

ユーザのオリエンテーション

オペレータのオリエンテーション

サポート デスクのオリエンテーション

Cisco Unity を使用するユーザ、オペレータ、およびサポート デスク担当者の準備

概要:ユーザ、オペレータ、およびサポート デスクのオリエンテーション

組織内のユーザとオペレータには、Cisco Unity のインストール固有の情報が必要です。また、組織内にサポート デスクが設置されている場合、そのスタッフは、ユーザからの質問に回答する準備、および回答する上で有用なリソースの把握が必要になる場合があります。この章では、ユーザ、オペレータ、およびサポート デスクのスタッフを Cisco Unity に慣れさせ、トレーニングするための準備を確認します。

次の各項を参照してください。

「ユーザのオリエンテーション」

「オペレータのオリエンテーション」

「サポート デスクのオリエンテーション」

ユーザのオリエンテーション

ユーザ アカウントを作成し、ユーザが各自の電話およびコンピュータから Cisco Unity へのアクセスに使用するクライアント アプリケーションを設定したら、次のタスク リストを使用して、ユーザに Cisco Unity に慣れてもらいます。補足の Cisco Unity トレーニングを計画している場合は、「サポート デスクのオリエンテーション」に示す、考えられるユーザの疑問と誤解についても確認します。

1. 各ユーザに『 Cisco Unity ユーザ ガイド 』、『 Cisco Unity 電話メニュー 』カード、『 Cisco Unity 電話メニューとショートカット 』カードを配布するか、これらのドキュメントへの URL を通知する。また、『 Cisco Unity 電話メニュー 』カードと『 Cisco Unity 電話メニューとショートカット 』カードは、標準カンバセーションとオプション カンバセーション 1 の各バージョンで提供されます(これら以外のカンバセーション スタイルのカードは用意されていません)。ユーザ用のドキュメントは、
http://www.cisco.com/en/US/products/sw/voicesw/ps2237/products_user_guide_list.html から入手可能です。

特に、標準カンバセーション スタイル(デフォルトでは {Default Subscriber} テンプレートで指定)に代わるスタイルを用意しない場合は、組織のユーザが慣れているカンバセーションのスタイルに応じて、Cisco Unity と以前のボイス メッセージ システムの電話メニューの違いのリストを配布します。

2. 組織の内外から Cisco Unity にアクセスするためにダイヤルする電話番号をユーザに指示する。必要に応じて、Cisco Unity にアクセスするために使用する電話機のボタンまたはキーを指示します。

また、Cisco Unity のシステム管理者の名前と内線番号、およびサポート デスクの担当者情報も指示します。『 Cisco Unity ユーザ ガイド 』、『 Cisco Unity 電話メニュー 』、および『 Cisco Unity 電話メニューとショートカット 』カードには、電話番号と担当者情報を書き留めておくためのスペースがあります。

3. ユーザに初期電話パスワードを通知する。または、Cisco Personal Communications Assistant(PCA)Web サイトにログオンし、電話パスワードを設定してから、Cisco Unity に通話して初回登録を完了するように指示します。ユーザが Cisco PCA で電話パスワードを変更するときには、既存の電話パスワードは必要ありません。

ユーザが Cisco PCA でまだ電話パスワードを変更していない場合は、初回登録時に電話パスワードの変更が要求されます。

4. ユーザに初回登録の完了がわかるようにする。ユーザは登録時に Cisco Unity のドキュメントを参照する必要はありません。登録処理が完了すると、Cisco Unity によって通知されます。登録が完了する前にユーザが電話を切ると、変更はまったく保存されず、次に Cisco Unity にログオンしたときにもう一度初回登録カンバセーションが再生されます。

Cisco Unity ユーザ ガイド 』の「はじめに: Cisco Unity への登録」の章に、ユーザが登録時に実行を求められるタスクの詳細が説明されています。

5. Cisco PCA Web サイトの URL( http://<Cisco Unity サーバ名>/ciscopca )をユーザに通知する。『 Cisco Unity ユーザ ガイド 』、『 Cisco Unity 電話メニュー 』、および『 Cisco Unity 電話メニューとショートカット 』カードには、この URL を書き留めておくためのスペースがあります。

ユーザは Cisco PCA Web サイトを使用して、Cisco Unity Assistant にアクセスできます。ユーザは Domino ユーザ アカウントの IBM Lotus Notes ユーザ名とインターネット パスワードを使用して、Cisco PCA にログオンします。

バージョン 3.1 以前では、Cisco Unity Assistant は ActiveAssistant(AA)と呼ばれていました。ブックマークされた ActiveAssistant の URL を使用するユーザは、Cisco PCA Web サイトに自動的にリダイレクトされます。

6. 電話パスワードと Cisco PCA パスワードを保護し、Cisco Unity メールボックスを不正アクセスから適切に保護する方法をユーザに説明する。組織のセキュリティ ガイドラインを詳しく説明します。推奨されるガイドラインについては、『 Cisco Unity Security Guide 』の「Securing Access to Cisco Unity Applications: Password and Account Policy Management」の章を参照してください。このドキュメントは、
http://www.cisco.com/univercd/cc/td/doc/product/voice/c_unity/unity40/usg/dom/index.htm から入手可能です。

さらに、Cisco PCA パスワードは Cisco Unity 電話パスワードと無関係で、パスワードは同期化されていないことをユーザに理解してもらいます。ユーザは Lotus Notes を使用して Cisco PCA パスワードを変更する必要があります。

7. ユーザがユニファイド メッセージを最大限に活用できるようにするには、どのように機能するかを理解してもらう。ボイスメールと電子メールのメッセージを別々に管理する必要があるユーザには、メッセージ タイプ メニューを有効にして、タイプ別に再生するメッセージを選択するように指示します(「ボイス メッセージは 1、電子メールは 2 を押してください」など)。また、Cisco Unity Assistant を使用して、電話でメッセージを確認するときに、Cisco Unity で電子メール メッセージを最後に再生するように指定できます。さらに、他のメッセージと区別してボイス メッセージを格納するフォルダを電子メール クライアントに作成する必要があるとユーザが要求することがあります。

8. 組織内に、AMIS、インターネット、Bridge または VPIM のユーザがいる場合は、『 Cisco Unity のネットワーク機能 』や『 Cisco Unity Bridge Networking Guide 』を参照して、これらのユーザに対する Cisco Unity の動作の違いを確認し、ユーザに該当する詳細内容に慣れてもらう。

また、一般ユーザに対して、電話、および IBM Lotus Domino Unified Communications (DUC) for Cisco を使用してボイス メッセージの宛先を他のロケーションに指定する方法を説明します。必要に応じて、すべてのユーザに、Cisco Unity でメッセージの宛先を他のロケーションに指定する方法と、以前のボイス メッセージ システムで指定する方法との違いを説明します。

詳細については、次の該当するドキュメントを参照してください。

Cisco Unity のネットワーク機能

Cisco Unity Bridge Networking Guide
http://www.cisco.com/univercd/cc/td/doc/product/voice/c_unity/bridge30/bnet/dom/index.htm から入手可能)

9. 組織内に TTY と TTY プロンプト セットを使用するユーザがいる場合は、Cisco Unity に対する TTY の使用方法について研修を行う。TTY の詳細については、「TTY の概要」を参照してください。

10. コール ハンドラまたはパブリック同報リストを所有するユーザが自分の責任について理解していることを確認する(必要な場合)。 「特定の受信者を持たないメッセージの Cisco Unity での処理」 を参照してください。

11. 必要に応じて、Cisco Unity のグリーティング管理者とシステム ブロードキャスト管理者の使用方法を説明する。「グリーティングと名前の録音」および 「システム ブロードキャスト メッセージの送信」を参照してください。

12. 電話や Cisco Unity Assistant を使用して、ユーザ設定を個人用にカスタマイズ(表7-1 に要約)する方法について、研修を行う。特に、ユーザは Web インターフェイスを使用してボイス メッセージ オプションを設定することに慣れていない場合があるため、Cisco Unity Assistant の体験学習によるデモンストレーションを行うと有効です。

ユーザは、オリエンテーション後に『 Cisco Unity ユーザ ガイド 』または Cisco Unity Assistant のヘルプを参照することで、使用方法の詳細を知ることができます。

 

表7-1 ユーザが変更できる設定 1

Cisco Unity Assistant を使用して変更できる設定
電話メニューを使用して変更できる設定

[通話保留]と[通話のスクリーニング]2

ユーザの電話が通話中のとき、Cisco Unity が間接通話を処理する方法を選択する。選択肢としては、通話を保留にする場合、発信者に保留にするかメッセージを残すかを要求する場合、および通話を直接グリーティングに送信する場合があります。

Cisco Unity が間接通話を処理する方法を選択する。選択肢としては、通話先のユーザに通知する場合、Cisco Unity が転送中であることをアナウンスする場合、ユーザに応答するかどうかを要求する場合、および発信者に名前を告げるように要求する場合があります。

[通話保留]と[通話のスクリーニング] 2

なし

[着信転送]3

間接通話の内線への転送、またはグリーティングへの送信

内線番号の変更

[着信転送] 3

間接通話の内線への転送、またはグリーティングへの送信

内線番号の変更

[発信者の操作]

発信者によるメッセージ編集が可能

発信者にメッセージの緊急指定を許可

[発信者の操作]

なし

[メッセージの聞き取り]

Cisco Unity プロンプトの速度と言語を設定する

Cisco Unity の標準ガイダンス メニューまたは簡易ガイダンス メニューを選択する

ユーザが Cisco Unity を呼び出したときに、Cisco Unity が実行する操作を選択する。選択肢としては、ユーザに名前でグリーティングする場合と新しいメッセージの数をタイプごとに通知する場合があります。

代行内線番号を指定する

[メッセージの聞き取り]

Cisco Unity の標準ガイダンス メニューまたは簡易ガイダンス メニューを選択する

[グリーティング]

パーソナル グリーティングの録音

グリーティングの有効化または無効化

有効化したグリーティングの有効期限の指定

システム プロンプトとパーソナル グリーティングの切り換え

[グリーティング]

パーソナル グリーティングの録音

グリーティングの有効化または無効化

有効化したグリーティングの有効期限の指定

[メッセージの到着通知]

通知デバイスを有効または無効にし、通知デバイスの番号を変更する

ダイヤルオプションの指定

Cisco Unity がデバイスを呼び出す機会となるメッセージ タイプとメッセージの緊急度を選択する

通知スケジュールを設定し、デバイスが応答しない場合、通話中の場合、および障害の場合の処理を指定する

[メッセージの到着通知]

通知デバイスを有効または無効にし、通知デバイスの番号を変更する

[メッセージの聞き取り]

メッセージの再生順序を指定する

メッセージのタイム スタンプに使用する時間形式を変更する

メッセージが再生されるときに、Cisco Unity が実行する操作を選択する。選択肢としては、メッセージを残した発信者の名前と数を通知すること、メッセージの前または後にタイムスタンプを表示するかどうか、およびメッセージを再生する音量レベルがあります。

Cisco Unity がメッセージ タイプ メニューを再生するかどうかを指定する

[メッセージの聞き取り]

メッセージが再生されるときの速度と音量

[メッセージの宛先指定]

別のユーザへのメッセージの宛先指定を名前にするか内線番号にするかを切り替える

メッセージの宛先を指定する名前の順序(苗字の後に名前、またはその逆)を指定する

[メッセージの宛先指定]

別のユーザへのメッセージの宛先指定を名前にするか内線番号にするかを切り替える(## を押す) 4

[個人設定]

名前の録音

ファックス転送番号の指定

ディレクトリ一覧の状態の変更

パスワードの変更

[個人設定]

名前の録音

ファックス転送番号の指定

ディレクトリ一覧の状態の変更

パスワードの変更

[プライベート同報リスト]

表示名の入力

リスト名の録音

メンバの追加と削除

[プライベート同報リスト]

リスト名の録音

メンバの追加と削除

1.ユーザが変更できるカンバセーションの設定の詳細については、「ユーザが Cisco Unity カンバセーションをカスタマイズする方法」を参照してください。

2.通話保留オプションおよび通話のスクリーニング オプションは、自動受付またはディレクトリ ハンドラからユーザに転送された着信通話にだけ適用され、一般の着信には適用されません。保留オプションおよびスクリーニング オプションは、外部の発信者または別のユーザが内線番号を直接ダイヤルした場合には適用されません。また、保留オプションおよびスクリーニング オプションは、転送監視が有効な場合にだけ使用できます。

3.着信転送オプションは、自動受付またはディレクトリ ハンドラからユーザに転送された着信通話にだけ適用され、一般の着信には適用されません。転送オプションは、外部の発信者または他のユーザがユーザの内線番号を直接ダイヤルした場合には適用されません。

4.入力した名前による宛先指定を使用可能にしたかどうかによって異なります。詳細については、「コンフィギュレーション設定」を参照してください。

オペレータのオリエンテーション

オペレータのオリエンテーションではユーザのオリエンテーションと同じ要点を取り上げますが、より詳しく説明する必要があります。オペレータはユーザが Cisco Unity をどのように使用しているかを、よく理解する必要があります。組織の規模によっては、ユーザが Cisco Unity に関する疑問があるときに質問する可能性のある相手は、オペレータです。

「ユーザのオリエンテーション」「サポート デスクのオリエンテーション」(該当する方)で説明されている項目の他に、オペレータは次の概念と作業を理解する必要があります。

オペレータと自動応答の役割

組織の自動応答の使い方によって、オペレータの責任が何であるかが決まります。自動応答は人間のオペレータが応答する代わりに使用され、グリーティングを再生してプッシュホンに対応することで通話を転送するコール ハンドラです。自動応答はオプション メニュー(「営業は 1 を押してください。サービスは 2 を押してください。」など)を設定することができ、さらに「当社の通常の営業時間は月曜日から金曜日の午前 8 時から午後 5 時です」というような情報を伝えることができます。

通話の転送

組織が自動応答をどのように利用しているかにかかわらず、多くの通話はオペレータに接続されます。オペレータは通話をボイスメールやユーザの電話に転送する方法を理解している必要があります。通話をボイスメールに転送する場合、オペレータは、Cisco Unity にダイヤルし、オープニング グリーティングの間に、ユーザの内線番号をダイヤルして #2 を押します。ユーザの電話機では呼び出し音が鳴りません。通話が転送されると、発信者にはユーザ グリーティングが再生されます。

各ユーザ用のコール ハンドラを作成して、各ユーザのグリーティングに通話を直接転送することもできます。この設定方法については、
http://www.cisco.com/en/US/products/sw/voicesw/ps2237/prod_tech_notes_list.html から入手可能な技術情報「How to Transfer a Caller Directly into a Mailbox」を参照してください。

目的の受信者への宛先不明メッセージの転送

オペレータもコール ハンドラまたはパブリック同報リストを所有している場合は、オペレータが宛先不明メッセージを頻繁に確認する必要があることや、これらの宛先不明メッセージを目的の受信者に転送する必要があることを周知させておきます。「特定の受信者を持たないメッセージの Cisco Unity での処理」を参照してください。

Cisco Unity のグリーティング管理者の使用方法

組織のコール ハンドラ グリーティングの変更を担当するオペレータは、Cisco Unity システム管理でグリーティングを変更できない場合は Cisco Unity のグリーティング管理者を使用できます。たとえば、悪天候によりオフィスを急遽閉める場合などに、オペレータは自宅から Cisco Unity のグリーティング管理者を呼び出して使用し、オプション オープニング グリーティングを有効にするか、オフィスが閉まっていることを知らせるコール ハンドラ グリーティングを再録音することができます。詳細については、「Cisco Unity のグリーティング管理者を使用したコール ハンドラのグリーティングの変更」を参照してください。

Cisco Unity のブロードキャスト メッセージ管理者の使用方法

オペレータが組織内の各ユーザ(または組織内の特定のロケーション)に対する録音済み通知の送信を担当する場合は、Cisco Unity のブロードキャスト メッセージ管理者にアクセスし、これを使用してブロードキャスト メッセージを送信する方法を説明します。「システム ブロードキャスト メッセージの送信」を参照してください。

サポート デスクのオリエンテーション

サポート デスクのオリエンテーションでは、ユーザとオペレータのオリエンテーションと同じ要点を取り上げますが、より詳しく説明する必要があります。サポート デスクのスタッフは、ユーザとオペレータが Cisco Unity をどのように使用しているか、および、ユーザが Cisco Unity を使用しているときに発生する一般的な問題についてよく理解する必要があります。Cisco Unity サーバを使用する代わりに、サポート デスクのスタッフが使用できるテスト サーバを設定すると、Cisco Unity システム管理の参照や、クライアント アプリケーションのトラブルシューティングおよびテストを実行できるので有用です。


注意 Cisco Unity を実行している Cisco Unity サーバで Lotus Notes を実行しないでください。Cisco Unity の機能が停止する場合があります。Cisco Unity サーバの DUC for Cisco で Lotus Notes のトラブルシューティングまたはテストを行う場合は、Notes を起動する前に Cisco Unity を停止してください。トラブルシューティングを終了した後、Notes ソフトウェアを終了し、Cisco Unity サーバを終了してから再起動します。

組織のサポート デスクへの問い合せに備えて、次のリソースと、次の項で示す考えられるユーザの疑問および誤解をサポート デスクのスタッフによく理解してもらいます。

サポート デスクのリソース

ユーザ用のドキュメントは、
http://www.cisco.com/en/US/products/sw/voicesw/ps2237/products_user_guide_list.html から入手可能です。特に、『 Cisco Unity 電話メニュー 』は、サポート デスクのスタッフが Cisco Unity カンバセーションの流れを深く視覚的に理解する上で役立つ場合があります。

互換性マトリクス:Cisco Unity とユーザ ワークステーション上のソフトウェア

「ユーザ ワークステーションでの Cisco Unity アプリケーションの設定」 の章には、ユーザ ワークステーションの設定方法や Cisco Unity クライアント アプリケーションの使用方法が記載されています。

「Cisco Unity ガイダンス」 では、Cisco Unity の管理者とユーザがカンバセーションをカスタマイズする方法が要約されています。

Cisco Unity トラブルシューティング ガイド

特に、次の章は、Cisco Unity ユーザからのサポート要求に対応する場合に役に立ちます。

特定のエラー メッセージについては、「エラー メッセージ」の章を参照してください。

MWI については、「メッセージ ウェイティング インジケータ(MWI)」の章を参照してください。

ユーザによる Cisco PCA または Media Master のアクセスまたは使用で問題が発生する場合は、「ユーザおよび管理者アクセス」の章を参照してください。

SMS メッセージ到着通知の問題については、「メッセージの到着通知」の章を参照してください。

Cisco PCA およびそのコンポーネント(Media Master コントロール バーを含む)のトラブルシューティングの追加手順については、「Cisco Personal Communications Assistant」の章を参照してください。

Cisco.com 上のすべての Cisco Unity に関するドキュメントの説明および URL については、『 Cisco Unity Documentation Guide 』を参照してください。このドキュメントは Cisco Unity に同梱されていますが、
http://www.cisco.com/univercd/cc/td/doc/product/voice/c_unity/about/aboutdoc.htm から入手することもできます。

考えられるユーザの疑問と誤解

次の表に、考えられるユーザの問題を示します。これらは一般的に、Cisco Unity の動作に関する誤解から生じます。ユーザが別のボイス メッセージ システムに慣れている、最近 Cisco Unity の以前のバージョンまたは異なる構成から移行した、Cisco Unity のトレーニングを終了していない、または新しい機能または既存のシステムからの機能変更を把握していない場合に、このような問題がよく発生します。

 

表7-2 考えられるユーザの疑問と誤解

考えられる問題
説明

SSL を使用すると
Cisco PCA セキュリティ警告が発生する

組織で SSL を使用するように Cisco Unity を設定した場合、証明書をグループ ポリシーに追加してドメイン内の全ユーザの信頼されたルート ストアに証明書を配布していないとき、またはユーザに対して、各自のコンピュータ上の信頼されたルート ストアに証明書を追加する方法を通知していないときは、ユーザが、Cisco PCA にアクセスするたびに表示されるセキュリティ警告について疑問を抱く場合がある。警告を無視して Cisco PCA を使用してもよいこと、無視してもコンピュータやネットワークに対する悪影響は一切ないことをユーザに伝えます。

ブラウザにセキュリティ警告が表示されないようにするには、「Cisco PCA を使用するためのユーザ ブラウザの設定」を参照してください。

遅延されたメッセージ

ユーザは、次の理由でメッセージが遅延していると考える可能性があります。

新規メッセージを聞いているときに、メッセージをスキップし、それを誤って新規とマークした。後で、再度メッセージを確認したときにスキップしたメッセージが聞こえ、このメッセージが遅延して到達したと考えた。

メッセージを聞いているときに、意図したよりも多くのメッセージをスキップし、後で再度メッセージを確認したときにスキップしたメッセージが聞こえ、これらのメッセージが遅延して到達したと考えた。この表の「メッセージのスキップ」を参照してください。

削除されたメッセージ

削除されたメッセージが Cisco Unity と IBM Lotus Notes では同じ方法で処理されることを、ユーザが把握していない場合があります。ユーザが電話機を使用してメッセージを削除した場合、Cisco Unity を使用してメッセージを取得することはできません。

新規メッセージまたは開封済みメッセージを削除する前に、Cisco Unity がユーザの確認を要求するようにできます。この機能の設定の詳細については、Advanced Settings Tool のヘルプを参照してください。この設定は、[Conversation--Confirm Delete When Deleting a New or Saved Message]です。

削除されたメッセージについては、『 Cisco Unity ユーザ ガイド 』の「メッセージの削除」の章を参照してください。

ディレクトリ一覧:ユーザが想定どおりに表示されない

ユーザに名前の録音がない場合、そのユーザは電話ディレクトリに表示されないため、発信者はそのユーザの名前を検索しても見つけることができません。デフォルトでは、ユーザは初回登録時に Cisco Unity から名前を録音するように求められますが、録音しなくても登録処理を完了することができます。

この問題に対処するには、次のオプションを考慮します。

初回登録を完了するために名前を録音する必要があるかどうかを変更することができます。Advanced Settings Tool のヘルプを参照してください([Unity Settings]リストで、
[Conversation--First-Time Enrollment: Require Subscribers to Record Names]をクリックします)。Advanced Settings Tool は、Tools Depot から利用できます。

Cisco Unity システム管理の個々の[ユーザ] >[プロファイル]ページで、ユーザにボイス名を指定できます。

サービス クラス権限を持つユーザは、Cisco Unity カンバセーションまたは Cisco Unity Assistant を使用して自分の名前を録音できます。

ファックス:添付ファイルがファクシミリに送信されない

(ファックス連動のみ)

電子メール メッセージに添付ファイルを付加し、メッセージをファクシミリに送信した場合、Cisco Unity は Cisco Unity のセットアップ時に指定したファイル拡張子の添付ファイルだけが許可されることをユーザが知らない可能性があります。その他の添付ファイルはすべて削除されます。

現在指定されているファイル拡張子の確認、または新しいファイル拡張子の指定については、『 Cisco Unity トラブルシューティング ガイド 』の「サードパーティのファックス連動」の章の「ユーザがファックス機に送信された添付ファイルを受け取れない」を参照してください。

ファックス:ファックス メッセージがファクシミリに送信されない

(ファックス連動のみ)

音声コメントを録音したり、転送されたファックス メッセージの本文に添付ファイルを付加したりすると、Lotus Domino サーバがメッセージ タイプを電子メールにリセットすることを、ユーザが把握していない可能性があります。Cisco Unity は、このメッセージをファックスとして認識できず、電子メールとして処理します。

詳細については、『 Cisco Unity トラブルシューティング ガイド 』の「サードパーティのファックス連動」の章の「ファックスが宛先に届かない」を参照してください。

メールボックスがすぐに一杯になる

ユーザは、次の理由でメールボックスがすぐに一杯になると苦情を言う可能性があります。

特定の経過時間に達したメッセージが、Cisco Unity によって自動的に削除されない。そのため、ユーザのメッセージは、ユーザが削除するまで保存されます。メッセージを完全に削除する方法については、『 Cisco Unity ユーザ ガイド 』の「メッセージの削除」の章を参照してください。

Lotus Notes の[送信]および[ごみ箱]フォルダがメールボックスのサイズの合計に含まれる。

ユニファイド メッセージ ユーザが、送信したメッセージの不達確認(NDR)を受信する場合、特に元のメッセージに大きな添付ファイルが含まれていると、メールボックスのサイズがすぐに大きくなる場合がある。送信済みメッセージを保存するように電子メール クライアントが設定されている場合、元のメッセージと添付ファイルが[送信済みアイテム]フォルダに格納され、もう 1 つのコピーが NDR と共に受信トレイに送信されるため、メールボックスのサイズが増大します。

ユーザが、何度も転送されているメッセージを受信しているため、メッセージ サイズが増大する可能性がある。元のメッセージと、転送時に追加される、録音されたまたは書き込まれた音声コメントの合計が、全体のメッセージ サイズになります。結果として、比較的少ないメッセージを格納しているユーザのメールボックスが、格納域制限を超過する場合があります。

ユーザの休暇中、または長期不在中に、ユーザのメールボックスが一杯になる可能性がある。これを防ぐには、ユーザがオプション グリーティングを有効にしたときに、発信者がメッセージを残せないように Cisco Unity を指定します。詳細については、「ユーザ テンプレート グリーティングの設定」または 「ユーザ グリーティングの設定」を必要に応じて参照してください。

一杯になったメールボックスを Cisco Unity がどのように処理するかについては、「一杯になったメールボックスに対する Cisco Unity の処理」を参照してください。

ユーザのメールボックスのサイズを管理する方法については、『 Cisco Unity Maintenance Guide 』の「Configuring Cisco Unity for Maintenance Tasks」の章の「Best Practices for Managing Subscriber Mailbox Size」を参照してください。このドキュメントは、
http://www.cisco.com/univercd/cc/td/doc/product/voice/c_unity/unity40/maint/maint405/dom/index.htm
から入手可能です。

複数のメッセージ タイプの管理

ユニファイド メッセージに慣れていないユーザは、1 つの受信ボックスで複数のメッセージ タイプを管理する方法を理解しにくい場合があります。たとえば、ユーザが電話でメッセージを確認したときに、すべての電子メール メッセージを削除して、「ボイス用メールボックス」を「クリーンアップ」しようとすることがあります。後で Lotus Notes の受信ボックスからもメッセージが削除されていることに驚き、不満に思います。ユーザによっては、Cisco Unity が電子メール メッセージを「ボイス用メールボックス」に送信することを完全に中止するように要求することもあります。

ユーザがユニファイド メッセージを最大限に活用できるようにするには、どのように機能するかを理解してもらう必要があります。ボイスメールと電子メールのメッセージを別々に管理する必要があるユーザには、メッセージ タイプ メニューを有効にして、タイプ別に再生するメッセージを選択するように指示します(「ボイス メッセージは 1、電子メールは 2 を押してください」など)。また、Cisco Unity Assistant を使用して、電話でメッセージを確認するときに、Cisco Unity で電子メール メッセージを最後に再生するように指定できます。さらに、他のメッセージと区別してボイス メッセージを格納するフォルダを電子メール クライアントに作成する必要があるとユーザが要求することがあります。

メッセージの到着通知:通知を繰り返すオプション

ユーザが、新規メッセージが到着するたびに通知するように Cisco Unity を設定していない場合、通知を繰り返す通話の間隔を長く設定すると、Cisco Unity が通知を遅延させているとユーザが考えることがあります。

推奨される間隔の設定については、『 Cisco Unity トラブルシューティング ガイド 』の「メッセージの到着通知」の章の「繰り返し通知オプションが誤解されている」を参照してください。

メッセージの紛失

ユーザが Cisco Unity カンバセーションを使用して複数のメッセージ タイプを含むメッセージ スレッドを管理する場合、ユーザが電子メールにボイス メッセージで返信したり、その逆を行うときには、スレッド内の各メッセージのメッセージ タイプは元のメッセージに基づいたものになります。したがって、たとえばユーザが別のユーザから送信された電子メールにボイス メッセージで返信するときには、メッセージは WAV 添付ファイル付きの電子メール メッセージとして受信者に送信されます。

MWI

いつ MWI がオンまたはオフになるか、どのようにしてオンまたはオフになるか、なぜ想定したように MWI が動作しないかを理解するには、『 Cisco Unity トラブルシューティング ガイド 』の「メッセージ ウェイティング インジケータ(MWI)」の章を参照してください。

Lotus Notes をオフラインで利用するユーザは、Cisco Unity が、ユーザが新しいメッセージを聞いたかどうかを Domino サーバに依存して判定していることを把握していない場合があります。したがって、ユーザが IBM Lotus Domino Unified Communications (DUC) for Cisco が組み込まれた Lotus Notes を使用して新しいメッセージを聞いた場合、ユーザの電話機の MWI は、Lotus Notes クライアントが Domino サーバとの複製を実行するまでオフになりません。

パスワードが保護されていない、またはユーザが使用したパスワードが間違っている

ユーザは、電話パスワードと Cisco PCA パスワードが同じ、または同期化されていると考えている可能性があります。その結果、初回登録時に Cisco Unity のプロンプトで電話パスワードの変更を要求されたときに、両方のパスワードを変更したと考える可能性があります。また、Cisco PCA にログオンするときに、電話パスワードを使用する可能性もあります。

メッセージのスキップ

(標準カンバセーション スタイルのみ)

Cisco Unity バージョン 4.0(3) 以前からアップグレードした場合、または、メッセージの再生中に ## を押す代わりに # キーを 1 回押すとメッセージをスキップするように Cisco Unity の標準カンバセーションをカスタマイズした場合は、ユーザが新しいキー マッピングに慣れないことがあります。その結果、次のことが生じます。

以前と同様に、1 件のメッセージをスキップしようとして、メッセージの再生中に ## を押す。意図せずに 2 件のメッセージ(再生中のメッセージおよびその次のメッセージ)をスキップします。結果として、メッセージの紛失、メッセージの遅延および新規メッセージを「すべて」聞いた後の MWI の点灯をユーザが報告することがあります。

メッセージの再生中に、以前のショートカットを使用し、想定した動作をしないと報告する。たとえば、メッセージの再生中に #4 を押した場合、以前のように Cisco Unity が残りのメッセージをスキップして、メッセージに応答できるようにはならず、現在の Cisco Unity は、メッセージをスキップし、スキップしたメッセージよりも遅い速度で次のメッセージの再生を開始します。

標準カンバセーションをデフォルトのキー マッピングに戻す場合は、「メッセージの聞き取り中にメッセージをスキップする方法の変更(標準カンバセーション)」を参照してください。

Cisco Unity カンバ
セーションの要素の速度が異なる

ユーザから、Cisco Unity のメニュー、ボイス名、グリーティング、メッセージの再生速度に一貫性がないと報告を受ける場合があります。たとえば、ユーザがメッセージを聞くときに、そのメッセージが、メッセージを残したユーザのボイス名やメッセージのプロパティ(タイムスタンプやメッセージ数など)と異なる速度で再生されると報告されることがあります。

次のことを考慮すると、このような不一致が想定されます。

Cisco Unity は、録音された名前とグリーティングを録音時の速度で再生します。管理者もユーザも、名前とグリーティングの再生速度を変更することはできません。

管理者やユーザがシステム プロンプト(メッセージ プロパティのプロンプトをはじめとする、Cisco Unity システムに付属の標準の録音)に対して指定する速度は、メッセージの再生速度に影響を与えません。

ユーザがメッセージの再生に指定する速度は、システム プロンプトに影響を与えません。

システム プロンプトやユーザ メッセージの速度を変更する方法については、『 Cisco Unity トラブルシューティング ガイド 』の「オーディオ品質」の章の「システム プロンプトの速度レベルの設定」と「ユーザ メッセージの速度レベルの設定」の各項を参照してください。

送信されないメッセージ

組織での Cisco Unity の設定方法によっては、メッセージの送信、返信、または転送の処理中に、電話が意図的または不意に切断された場合(たとえば、ユーザが電話を切った場合や、携帯電話がバッテリ切れまたは圏外になった場合)の Cisco Unity でのメッセージ処理に対して、ユーザが驚く場合があります。ユーザは、未送信メッセージには Cisco Unity の[下書き]フォルダが使用されると考えている場合がありますが、これは誤りです。

詳細については、「電話の切断によって中断されたメッセージに対する Cisco Unity の処理」を参照してください。