Cisco Unity システム アドミニストレーション ガイド(Lotus Domino版) Release 4.0(2)
ユーザとオペレータのオリエンテー ション
ユーザとオペレータのオリエンテーション
発行日;2012/02/07 | ドキュメントご利用ガイド | ダウンロード ; この章pdf | フィードバック

目次

ユーザとオペレータのオリエンテーション

概要:ユーザとオペレータのオリエンテーション

ユーザのオリエンテーション

オペレータのオリエンテーション

ユーザとオペレータのオリエンテーション

概要:ユーザとオペレータのオリエンテーション

組織内のユーザとオペレータには、Cisco Unity のインストール固有の情報が必要です。この章では、ユーザとオペレータを Cisco Unity に慣れさせるための準備を確認します。次の各項を参照してください。

「ユーザのオリエンテーション」

「オペレータのオリエンテーション」

 

ユーザのオリエンテーション

ユーザ アカウントを作成し、ユーザが各自のコンピュータから Cisco Unity へのアクセスに使用するクライアント アプリケーションを設定したら、この項の作業を完了して、ユーザに Cisco Unity に慣れてもらいます。組織内にインターネットのユーザがいる場合は、『 Cisco Unity のネットワーク機能 』 を参照して、これらのユーザに対する Cisco Unity の動作の違いを確認し、それを考慮して、ユーザに Cisco Unity に慣れてもらいます。

各ユーザに『 Cisco Unity ユーザ ガイド 』と『 Cisco Unity 電話メニュー カード』を配布するか、これらのドキュメントへの URL を通知する。『 Cisco Unity ユーザ ガイド 』で説明している Cisco Unity のプッシュホン メニューは、Optional Conversation 1 ではなく Standard Conversation に関するものです(詳細については、「ユーザに対するオプション カンバセーション 1 のアクティブ化」を参照してください)。

ユーザ用のマニュアルは、Cisco.com
http://www.cisco.com/en/US/products/sw/voicesw/ps2237/products_user_guide_list.html )から入手可能です。

組織の内外から Cisco Unity にアクセスするためにダイヤルする電話番号をユーザに指示する。また、システム管理者の名前と内線番号も伝えます。『 Cisco Unity ユーザ ガイド 』と『 Cisco Unity 電話メニュー カード』には、この情報を書き留めておくためのスペースがあります。ユーザの電話機の簡易メッセージ アクセスを使用可能にする場合は、ユーザに対して、Cisco Unity へのアクセスにどのボタンまたはキーを使用するかを通知します。

各ユーザに電話パスワードを指定する。ユーザ テンプレートの設定には、ユーザ用の電話の初期パスワードを設定する箇所があります。初期パスワードは 12345 です。詳細については、「ユーザ テンプレート パスワードの設定」を参照してください。

Cisco Personal Communications Assistant (PCA) Web サイトへの URL( http://<Cisco Unity サーバ名>/ciscopca )をユーザに通知する。ユーザは、Cisco PCA Web サイトを使用して Cisco Unity Assistant にアクセスできます。『 Cisco Unity ユーザ ガイド 』と『 Cisco Unity 電話メニュー カード』には、この情報を書き留めておくためのスペースがあります。

バージョン 3.1 およびそれ以前のバージョンでは、Cisco Unity Assistant は ActiveAssistant (AA)と呼ばれていました。ブックマークされた ActiveAssistant の URL を使用するユーザは、Cisco PCA Web サイトに自動的にリダイレクトされます。

SSL を使用するように Cisco Unity を設定した場合、証明書をグループ ポリシーに追加してドメイン内の全ユーザの信頼されたルート ストアに証明書を配布していないとき、またはユーザに対して、各自のコンピュータ上の信頼されたルート ストアに証明書を追加する方法を通知していないときは、ユーザに対して、Cisco PCA にアクセスするたびに表示されるセキュリティ警告について知らせます。警告を無視して Cisco PCA を使用してもよいこと、無視してもコンピュータやネットワークに対する悪影響は一切ないことを伝えます。

ブラウザにセキュリティ警告が表示されないようにするには、「Cisco PCA を使用するためのユーザ ブラウザの設定」を参照してください。

削除されたメッセージは、Cisco Unity と IBM Lotus Notes では同じ方法で処理されることについて、ユーザが理解しているかどうかを確認する。ユーザが電話機を使用してメッセージを削除した場合、Cisco Unity を使用してメッセージを取得することはできません。

Lotus Notes をオフラインで利用するユーザに対して、Cisco Unity では、ユーザが新しいメッセージを聞いたかどうかを Domino サーバに依存して判定していることを説明する。したがって、ユーザが IBM Lotus Domino Unified Communications Services (DUCS) for Cisco Unity が組み込まれた Lotus Notes を使用して新しいメッセージを聞いた場合、ユーザの電話機の MWI は、Lotus Notes クライアントが Domino サーバとの複製を実行するまでオフになりません。

組織で最大録音時間に関する警告音を使用可能にしている場合は、メッセージを録音するとき、最大録音時間に達する前に警告音が鳴ることをユーザに説明する。警告音が聞こえたら、ユーザはメッセージを終わらせる必要があります。警告音の詳細については、「録音終了の警告音の設定」を参照してください。

組織でデジタル ネットワークを使用して Cisco Unity サーバをネットワーク接続している場合は、ユーザに対して、ボイスメールの宛先を電話で指定する方法、および IBM Lotus Domino Unified Communications Services (DUCS) for Cisco Unity で指定する方法を説明する。詳細については、Cisco.com
http://www.cisco.com/en/US/products/sw/voicesw/ps2237/products_installation_and_configuration_
guide_books_list.html
)から入手可能な『 Cisco Unity のネットワーク機能 』を参照してください。

コール ハンドラまたはパブリック同報リストを所有するユーザが自分の責任について理解していること、およびCisco Unity のグリーティング管理者の使用方法を知っていることを確認する(必要な場合)。詳細については、「適切な受信者への宛先不明メッセージの転送」および「Cisco Unity のグリーティング管理者を使用したコール ハンドラのグリーティングの変更」を参照してください。

電話や Cisco Unity Assistant を使用して Cisco Unity のユーザ設定(表 8-1 で要約しています)を個人用にカスタマイズする方法について研修を行う。ユーザは、オリエンテーション後に『 Cisco Unity ユーザ ガイド 』または Cisco Unity Assistant オンライン ヘルプを参照することで、使用方法の詳細を知ることができます。

 

表 8-1 ユーザが変更できる設定

Cisco Unity Assistant で変更できる設定
電話通話で変更できる設定

[グリーティング]

パーソナル グリーティングの録音

グリーティングのイネーブル化またはディセーブル化

システム プロンプトとパーソナル グリーティングの切り換え

[グリーティング]

パーソナル グリーティングの録音

グリーティングのイネーブル化またはディセーブル化

[着信転送]

通話の内線への転送、またはグリーティングへの送信

内線番号の変更

[着信転送]

通話の内線への転送、またはグリーティングへの送信

内線番号の変更

[通話保留]と[通話のスクリーニング]

ユーザの電話が通話中のとき、Cisco Unity が身元不明発信者に対して実行する操作を選択する。選択肢としては、通話を保留にする場合、発信者に保留にするかメッセージを残すかを要求する場合、および通話を直接グリーティングに送信する場合があります。

ユーザが身元不明発信者に応答するとき、Cisco Unity が実行する操作を選択する。選択肢としては、通話先のユーザに通知する場合、Cisco Unity が転送中であることをアナウンスする場合、ユーザに応答するかどうかを要求する場合、および発信者に名前を告げるように要求する場合があります。

[通話保留]と[通話のスクリーニング]

なし

[メッセージの到着通知]

通知デバイスをイネーブルまたはディセーブルにし、通知デバイスの番号を変更する

ダイヤルオプションの指定

Cisco Unity がデバイスを呼び出す機会となるメッセージ タイプとメッセージの緊急度を選択する

通知スケジュールを設定し、デバイスが応答しない場合、通話中の場合、および障害の場合の処理を指定する

[メッセージの到着通知]

通知デバイスをイネーブルまたはディセーブルにし、通知デバイスの番号を変更する

[メッセージの聞き取り]

Cisco Unity の標準ガイダンス メニューまたは簡易ガイダンス メニューを選択する

ユーザが Cisco Unity を呼び出したときに、Cisco Unity が実行する操作を選択する。選択肢としては、ユーザに名前でグリーティングする場合と新しいメッセージの数をタイプごとに通知する場合があります。

メッセージが再生されるときに、Cisco Unity が実行する操作を選択する。選択肢としては、メッセージを残した発信者の名前と数を通知すること、メッセージの前または後にタイムスタンプを表示するかどうか、およびメッセージを再生する音量レベルがあります。

[メッセージの聞き取り]

Cisco Unity の標準ガイダンス メニューまたは簡易ガイダンス メニューを選択する

[メッセージの宛先指定]

別のユーザへのメッセージの宛先指定を名前にするか内線番号にするかを切り替える*

メッセージの宛先を指定する名前の順序(苗字の後に名前、またはその逆)を指定する

[メッセージの宛先指定]

別のユーザへのメッセージの宛先指定を名前にするか内線番号にするかを切り替える(## を押す)*

[発信者の操作]

発信者によるメッセージ編集が可能

発信者にメッセージの緊急指定を許可

[発信者の操作]

なし

[個人設定]

名前の記録

ファックス転送番号の指定

ディレクトリ一覧の状態の変更

パスワードの変更

ユーザの電話通話に使用する言語の選択

[個人設定]

名前の記録

ファックス転送番号の指定

ディレクトリ一覧の状態の変更

パスワードの変更

[プライベート同報リスト]

表示名の入力

名前の記録

メンバの追加と削除

[プライベート同報リスト]

メンバの追加と削除

 
* これは、入力した名前による宛先指定を使用可能にしたかどうかによって異なります。詳細については、「コンフィギュレーション設定」を参照してください。

オペレータのオリエンテーション

オペレータのオリエンテーションではユーザのオリエンテーションと同じ要点を取り上げますが、より詳しく説明する必要があります。オペレータはユーザが Cisco Unity をどのように使用しているかを、よく理解する必要があります。ユーザが Cisco Unity に関する疑問があるときに、質問する可能性のある相手はオペレータです。

「ユーザのオリエンテーション」で説明した項目の他に、オペレータは次の概念と作業を理解する必要があります。

オペレータと自動応答の役割

組織の自動応答の使い方によって、オペレータの責任が何であるかが決まります。自動応答は人間のオペレータが応答する代わりに使用され、グリーティングを再生してプッシュホンに対応することで通話を転送するコール ハンドラです。自動応答はオプション メニュー(「営業は 1 を押してください。サービスは 2 を押してください。」など)を設定することができ、さらに「当社の通常の営業時間は月曜日から金曜日の午前 8 時から午後 5 時です」というような情報を伝えることができます。

通話の転送

組織が自動応答をどのように利用しているかにかかわらず、多くの通話はオペレータに接続されます。オペレータは通話をボイスメールやユーザの電話に転送する方法を理解している必要があります。通話をボイスメールに転送する場合、オペレータは、Cisco Unity にダイヤルし、オープニング グリーティングの間に、ユーザの内線番号をダイヤルして #2 を押します。ユーザの電話機では呼び出し音が鳴りません。通話が転送されると、発信者にはユーザ グリーティングが流されます。

各ユーザ用のコール ハンドラを作成して、各ユーザのグリーティングに通話を直接転送することもできます。この設定方法については、Cisco.com から入手できる技術情報「How to Transfer a Caller Directly into a Mailbox」を参照してください。

目的の受信者への宛先不明メッセージの転送

オペレータもコール ハンドラまたはパブリック同報リストを所有している場合は、オペレータが宛先不明メッセージを頻繁に確認する必要があることや、これらの宛先不明メッセージを目的の受信者に転送する必要があることを周知させておきます。詳細については、「適切な受信者への宛先不明メッセージの転送」を参照してください。

Cisco Unity のグリーティング管理者の使用方法

組織のコール ハンドラ グリーティングの変更を担当するオペレータは、Cisco Unity システム管理でグリーティングを変更できない場合はいつでも Cisco Unity のグリーティング管理者を使用できます。たとえば、悪天候によりオフィスを急遽閉める場合などに、オペレータは Cisco Unity のグリーティング管理者を使用して、オプション オープニング グリーティングをイネーブルにするか、オフィスが閉まっていることを知らせるコール ハンドラ グリーティングを再録音することができます。詳細については、「Cisco Unity のグリーティング管理者を使用したコール ハンドラのグリーティングの変更」を参照してください。