Cisco Unified MeetingPlace Express Release 2.0 と Microsoft Outlook の統合:ユーザ ガイド
Microsoft Outlook を使用した会議の スケジュールおよび参加
Microsoft Outlook を使用した会議のスケジュールおよび参加
発行日;2012/01/31 | ドキュメントご利用ガイド | ダウンロード ; この章pdf , ドキュメント全体pdf (PDF - 178KB) | フィードバック

目次

Microsoft Outlook を使用した会議のスケジュールおよび参加

将来の会議のスケジュール

予約不要の会議のスケジュール

会議の変更

すでにスケジュールされた会議の関連付けおよび関連解除

会議への参加

会議の通知について

電子メールの受信トレイへの会議の通知の保存

Microsoft Outlook のオフライン作業

将来の会議のスケジュール

開始する前に

ご使用のシステムにプラグインをインストールしておいてください。

制限事項

デフォルトでは、2 年より先の会議をスケジュールすることはできません。ただし、システム管理者がそのシステムにおける制限を細かく設定できます。

現在より前の時間を開始時間として会議をスケジュールする場合は、過去 30 分以内の時間のみを指定できます。

手順


ステップ 1 Microsoft Outlook 予定表を開き、任意の時間をダブルクリックします。

ステップ 2 [MeetingPlace]タブをクリックします。

ステップ 3 プロンプトが表示されたら、Cisco Unified MeetingPlace Express ユーザ名 パスワード を入力します。[ログイン]をクリックします。

ステップ 4 [はい、新しい会議を作成します]をオンにします。

ステップ 5 会議の詳細を入力します。

件名を入力します。これは、唯一の必須フィールドです。

会議 ID は、未入力の場合自動的に生成されます。

ステップ 6 追加項目を設定するには、[その他のオプション]をクリックします。

複数のサーバのリストが表示されている場合、変更する理由(デフォルトのサーバを使用して会議をスケジュールできないなど)がなければデフォルトを変更しないでください。

会議の言語を指定しない場合、会議では プロファイル で指定された言語が使用されます。この設定が影響を与えるのは、音声プロンプトおよびスケジュールしている会議の Web 会議室 の言語だけです。

ステップ 7 参加者を招待するには、[スケジュール]タブをクリックし、[出席者]列に参加者名を入力します。

ステップ 8 定例会議 をスケジュールするには、[定期的なアイテム...]ボタンをクリックします。


) [期間]では[終了日未定]オプションを使用できません。Cisco Unified MeetingPlace Express システムでは、2 年先の会議をスケジュールできないからです。
[期限]または[反復回数]オプションのいずれかを使用して、最後の会議が 2 年以内にスケジュールされていることを確認します。


ステップ 9 メッセージを追加するには、[予定]タブをクリックします。

ステップ 10 終了するには、[送信]をクリックします。


 

会議がスケジュールされ、会議の 通知が招待者に送信されます。自動的に会議の詳細が Microsoft Outlook 予定表に入力されます。Microsoft Outlook で作成したすべての会議のスケジュールと同様、招待者が会議を承諾または辞退すると回答が返信されてきます。

トラブルシューティング

別のユーザ名およびパスワードでログインするには(システム管理者および一般ユーザの両方でログインできるようにするなど)、Microsoft Internet Explorer のクッキーを消去する必要があります。そうしないと、常に最初のログインで使用したユーザ名とパスワードでログインすることになります。

予約不要の会議のスケジュール

Microsoft Outlook を使用して予約不要の Cisco Unified MeetingPlace Express の会議をスケジュールすることもできます。( 予約不要の会議 とは、前もってスケジュールしない会議のことです。その代わり、会議が必要になった時点で予約不要の会議を開始します。)予約不要の会議の場合、スケジュール担当者の予約不要の会議の ID が使用されます。

開始する前に

ご使用のシステムにプラグインをインストールしておいてください。

手順


ステップ 1 「将来の会議のスケジュール」ステップ 1ステップ 2ステップ 3 に従います。

ステップ 2 [はい、自分の予約不要の会議IDを使用します]をオンにします。

ステップ 3 会議の件名を入力します。他のフィールドに値を入力することはできません。

ステップ 4 「将来の会議のスケジュール」ステップ 7ステップ 8ステップ 9 に従います。

ステップ 5 終了するには、[送信]をクリックします。


 

会議がスケジュールされ、会議の詳細が Microsoft Outlook 予定表に自動的に入力されます。

会議の変更

制限事項

標準スケジュールの Cisco Unified MeetingPlace Express 会議を、 予約不要の会議 に変更することはできません。

予約不要の会議を、標準スケジュールの Cisco Unified MeetingPlace Express 会議に変更することはできません。

手順


ステップ 1 変更する会議を検索します。

ステップ 2 Microsoft Outlook 予定表で会議のエントリをダブルクリックします。

ステップ 3 定例会議 を変更する場合、次のいずれかを選択して[OK]をクリックします。

このアイテムのみを開く

定期的なアイテムとして開く

ステップ 4 [MeetingPlace]タブをクリックします。

ステップ 5 必要に応じて、会議の詳細を変更します。

ステップ 6 [保存して閉じる]をクリックして、変更内容を保存し、更新した 通知を会議の招待者に送信します。


) Microsoft Outlook を使用して会議をスケジュールした後で、エンドユーザ インターフェイス(Microsoft Outlook 以外のもの)を使用して会議を変更または削除した場合、更新した通知は招待者に送信されません。しかし、Microsoft Outlook を使用して会議をスケジュールした後で、Microsoft Outlook を使用して変更または削除した場合は、更新した通知が送信されます。



 

すでにスケジュールされた会議の関連付けおよび関連解除

元々 Cisco Unified MeetingPlace Express のリソースを使用して会議をスケジュールしていない場合でも、Cisco Unified MeetingPlace Express を Microsoft Outlook でスケジュールされた任意の会議に関連付けることができます。

また、Microsoft Outlook でスケジュールした会議の Cisco Unified MeetingPlace Express リソースが不要になった場合、Cisco Unified MeetingPlace Express との関連付けを解除することができます。その会議は Microsoft Outlook 専用の会議になります。

手順


ステップ 1 関連付けまたは関連解除する会議を検索します。

ステップ 2 Microsoft Outlook 予定表で会議のエントリをダブルクリックします。

ステップ 3 定例会議 関連付け または 関連解除 する場合、次のいずれかを選択して[OK]をクリックします。

このアイテムのみを開く

定期的なアイテムとして開く

ステップ 4 [MeetingPlace]タブをクリックします。

ステップ 5 次のいずれかを実行します。

会議を関連付ける場合、[はい、新しい会議を作成します]を選択します。

会議の関連付けを解除する場合、[いいえ]を選択します。

ステップ 6 変更内容を保存し、更新した通知を会議の招待者に送信するには[送信]をクリックします。


 

会議への参加

会議には Microsoft Outlook または会議の 通知 のどちらからでも参加できます。

制限事項

この手順を使用できるのは、Cisco Unified MeetingPlace Express のリソースを使用して Microsoft Outlook でスケジュールされた会議に参加する場合だけです。

参加する前に、会議を承諾しておく必要があります。

手順


ステップ 1 Microsoft Outlook 予定表を開き、会議のエントリをダブルクリックします。

ステップ 2 定例会議 に参加する場合には、[このアイテムのみを開く]をクリックしてから[OK]をクリックします。


ヒント 会議の通知の電子メールから会議に参加するには、手順 1 と 2 の代わりに電子メールのメッセージを開きます。

ステップ 3 会議参加用の URL をクリックします。ご使用の Web ブラウザが開き、Cisco Unified MeetingPlace Express の[会議の詳細]ページが表示されます。


) 会議に早く参加すると、会議のスケジュール担当者が到着するまで待合室で待機する必要があります。



 

会議の通知について

Microsoft Outlook を使用して Cisco Unified MeetingPlace Express 会議をスケジュールする場合、会議の 通知 は会議をスケジュールした人のデフォルトの言語ですべての招待者に送信されます。招待者は、会議の招待を承諾または辞退できます。招待を承諾すると、会議の詳細が招待者の Microsoft Outlook 予定表に追加されます。

Cisco Unified MeetingPlace Express システムにより、会議を変更または削除した場合は必ず会議の通知が送信されます。

電子メールの受信トレイへの会議の通知の保存

デフォルトでは、会議の 通知は会議を承諾または辞退した後にご使用の電子メールの受信トレイから削除されます。承諾した場合、通知に記載された会議の情報は Microsoft Outlook 予定表に表示されます。次の手順に従って、会議の通知を電子メールの受信トレイに保存できます。

手順


ステップ 1 Microsoft Outlook で、[ツール]>[オプション]を選択します。

ステップ 2 [初期設定]タブをクリックしてから、[メールオプション]をクリックします。

ステップ 3 [メールの詳細オプション]をクリックします。

ステップ 4 [返信するとき、受信トレイの会議出席依頼を削除する]チェックボックスをオフにします。

ステップ 5 [OK]を 3 回クリックして、Microsoft Outlook に戻ります。


 

Microsoft Outlook のオフライン作業

Microsoft Outlook からオフラインで Cisco Unified MeetingPlace Express 会議をスケジュールできます。ただし、会社のネットワークに接続した状態で、Microsoft Outlook をオフライン アクセスに設定しておく必要があります。Microsoft Outlook を設定してオフラインで作業する際は、Microsoft Outlook のドキュメントを参照してください。

オフラインで作業中に会議をスケジュールする場合、会議の 通知 は Microsoft Exchange サーバに再接続するまで送信トレイに入ったままになります。再接続すると、招待した人々に通知が送信されます。