Cisco Unified MeetingPlace Express コンフィギュレーション メンテナンス ガイド Release 2.0
Cisco Unified MeetingPlace Express の電子メール通知の設定
Cisco Unified MeetingPlace Express の電子メール通知の設定
発行日;2012/01/11 | ドキュメントご利用ガイド | ダウンロード ; この章pdf , ドキュメント全体pdf (PDF - 4MB) | フィードバック

目次

Cisco Unified MeetingPlace Express の電子メール通知の設定

電子メール通知、テンプレート、および言語プロパティ ファイルについて

電子メール通知の制約事項

電子メール通知の要件

電子メール通知テンプレートおよび言語プロパティ ファイルについて

電子メール通知テンプレートの形式:HTML およびプレーン テキスト

電子メール通知テンプレートの種類

メール システムの仕組み

電子メール通知の設定方法

外部 SMTP サーバへの接続の設定

ユーザ グループの電子メール通知の設定

ユーザ プロファイルの電子メール通知の設定

キュー内の電子メール通知の削除

電子メール通知テンプレートの編集

言語プロパティ ファイルのダウンロード

言語プロパティ ファイルのアップロード

言語プロパティ ファイルの編集

電子メール通知テンプレートおよび言語プロパティ ファイルの変更例

Cisco Unified MeetingPlace Express の電子メール通知の設定

この章の内容は、(音声、ビデオ、Web によるスケジュールされた会議や予約不要の会議に使用する)Cisco Unified MeetingPlace Express に適用されます。( アドホック会議 に使用する) Cisco Unified MeetingPlace Express VT には適用されません。

「電子メール通知、テンプレート、および言語プロパティ ファイルについて」

「電子メール通知の設定方法」

「電子メール通知テンプレートおよび言語プロパティ ファイルの変更例」

Cisco Unified MeetingPlace Express では、次のイベントが発生するたびに電子メール通知が生成され、会議のスケジュール担当者および招待者に送信されます。

会議のスケジュールが作成される。

会議のスケジュールが変更される。

会議が 1 回分キャンセルされる。

定例会議がすべてキャンセルされる。

電子メール通知、テンプレート、および言語プロパティ ファイルについて

「電子メール通知の制約事項」

「電子メール通知の要件」

「電子メール通知テンプレートおよび言語プロパティ ファイルについて」

電子メール通知の制約事項

次の制約事項は、電子メール通知に適用されます。

予約不要の会議に関する電子メール通知は生成されません。

スケジュールされた会議の長さのみが変更される場合は、電子メール通知は送信されません。

電子メール通知タグでは、大文字と小文字が区別されます。

電子メール通知のグラフィックは、変更も置換もできません。また、新しいグラフィックを電子メール通知に追加することもできません。

会議の件名の最初の 18 文字までが電子メール通知に表示されます。

電子メール通知の要件

次の要件が電子メール通知に適用されます。

Cisco Unified MeetingPlace Express が外部の SMTP サーバを使用する設定になっている。

ユーザ プロファイルで電子メール通知の送受信が有効にされている。

ユーザ プロファイルに、電子メール通知を送受信するユーザの電子メール アドレスが含まれている。

電子メール通知テンプレートおよび言語プロパティ ファイルについて

電子メール通知テンプレートによって、電子メール通知に含める情報が指定されます。また、テンプレートにより、指定された情報を表示する順序と書式設定も決定されます。

電子メール通知テンプレートは編集可能ですが、実際の電子メール メッセージのコンテンツではなくタグを含むことで、言語に依存しないように設計されています。各タグは、Cisco Unified MeetingPlace Express メール システムによって、編集可能な言語プロパティ ファイルで定義されたテキストに変換されます。Cisco Unified MeetingPlace Express サーバにインストールし有効にした各言語について、一意の言語プロパティ ファイルが使用可能です。


) システムを旧リリースからアップグレードすると、カスタムの電子メール通知テンプレートはすべて、標準の電子メール通知テンプレートで上書きされます。


「電子メール通知テンプレートの形式:HTML およびプレーン テキスト」

「電子メール通知テンプレートの種類」

「メール システムの仕組み」

電子メール通知テンプレートの形式:HTML およびプレーン テキスト

各電子メール通知テンプレートには、HTML とプレーン テキストの 2 つの形式があります。HTML 形式のみにグラフィックが含まれます。ユーザ プロファイル内の [ E-mail format ] フィールドによって、各ユーザへの電子メール通知の送信に使用される形式が決定されます。


) 電子メール通知テンプレートを変更する場合、HTML 形式およびプレーン テキスト形式の両方を変更して相互の整合性を保持します。片方だけ変更した場合、各ユーザ プロファイルの [E-mail format] 設定によっては、複数のユーザが同じ会議について異なる情報を受信する可能性があります。


Microsoft Outloook プラグインでは、プレーン テキストの電子メール通知のみが使用されます。HTML 電子メール通知テンプレートの変更内容は、MS Outlook から送信される電子メール通知には反映されません。

電子メール通知テンプレートの種類

表17-1 に、使用可能な電子メール通知テンプレートの名前と説明を示します。

制約事項:これらのテンプレートは、Microsoft Outlook の通知には使用されません。

 

表17-1 電子メール通知テンプレート

テンプレート
説明

EmailBlast

1 つまたはすべてのユーザ グループに電子メールのメッセージをシステム管理者から送信します。通常、ユーザの Cisco Unified MeetingPlace Express の使用に影響する可能性のある保守タスクをユーザに通知するために使用されます。「電子メール ブラストの送信」を参照してください。

NotifyCancel

会議のスケジュール担当者と招待者に、1 回のみの会議がキャンセルされたこと、または定例会議の 1 回がキャンセルされたことを通知します。

NotifyCancelAll

会議のスケジュール担当者と招待者に、定例会議のすべての回がキャンセルされたことを通知します。

NotifyReSchedule

会議のスケジュール担当者と招待者に、会議が再スケジュールされたことを通知します。

NotifySchedule

会議のスケジュール担当者と招待者に、新しくスケジュールされた会議を通知します。

NotifyScheduleRes

会議の招待者に、予約不要の会議について通知します。

制約事項:このテンプレートは、Microsoft Outlook の通知のみに使用されます。このテンプレートは、 exchange ライセンスがシステムにインストールされている場合にのみ使用できます。

関連項目

「電子メール通知テンプレートの編集」

「Cisco Unified MeetingPlace Express と Microsoft Outlook との統合」

メール システムの仕組み

Cisco Unified MeetingPlace Express メール システムでは、次のプロセスで電子メール通知をユーザに送信します。

1. メール システムによって、必要な電子メール通知の種類に応じて適切なテンプレートが選択されます。テンプレートの一覧は、 表17-1 に示しています。

2. メール システムにより、テンプレート内のタグが識別されます。

a. テンプレート内のプレーン テキストは、電子メール通知内でプレーン テキストとして残されます。

b. ドル記号($)は、言語プロパティ ファイル内の定義と置き換えられるタグの先頭を示します。次に例を示します。

$notify_to_join_meeting
 

c. スペースまたは行の末尾は、タグの終了を示します。

3. メール システムは、電子メールの受信者のユーザ プロファイルに設定されている Language に応じて、どの言語プロパティ ファイルを使用するかを確認します。

4. メール システムでは、テンプレート内のタグを次の言語プロパティ ファイル内の一致するタグの定義に変換することで、電子メール通知を作成します。

a. 等号(=)はタグ定義の開始を示します。次に例を示します。

notify_to_join_meeting = To join the meeting
 

b. 行の末尾は、タグ定義の終了を示します。

c. それぞれの一致について、メール システムでは、タグを言語プロパティ ファイルに定義されているコンテンツと置き換えます。

d. 一致がない場合、ドル記号($)も含め、タグは電子メール通知に含められます。

e. タグ定義には、スケジューラなどの他のシステム コンポーネントによって定義されているタグが含まれる場合があります。次に例を示します。

notify_details=The meeting details are:
notify_id=ID:$cisco_MTGID
 

スケジューラ コンポーネントは通常、スケジュール担当者名、会議の件名、開始時刻など、エンドユーザ インタフェースの[スケジュール]ページに表示されるタグを定義します。

5. メール システムにより、処理が完了した電子メール通知が SMTP サーバに送信されます。

電子メール通知の設定方法

「外部 SMTP サーバへの接続の設定」

「ユーザ グループの電子メール通知の設定」

「ユーザ プロファイルの電子メール通知の設定」

「キュー内の電子メール通知の削除」

「電子メール通知テンプレートの編集」

「言語プロパティ ファイルのダウンロード」

「言語プロパティ ファイルのアップロード」

「言語プロパティ ファイルの編集」

外部 SMTP サーバへの接続の設定

ここでは、Cisco Unified MeetingPlace Express システムを設定して外部 SMTP サーバに接続する方法について説明します。電子メール通知は、このサーバを経由して送信されます。

このシステムでは、2 つの SMTP サーバの設定が可能です。電子メール通知を送信するには、少なくとも 1 つの SMTP サーバが Cisco Unified MeetingPlace Express に設定されている必要があります。 最初のシステム起動後に、Cisco Unified MeetingPlace Express はプライマリ SMTP サーバを使用して電子メール通知を送信します。


) Cisco Unified MeetingPlace Express オペレーティング システムのインストール時に入力した値は、管理センターに渡されません。このため、プライマリ SMTP サーバの値を再入力する必要があります。


システムがプライマリ SMTP サーバ経由で電子メール通知の送信に失敗した場合、すぐにセカンダリSMTP サーバの使用に切り替わります(設定されている場合)。問題が発生するまでセカンダリ SMTP サーバが継続して使用されます。その後自動的にプライマリ SMTP サーバの使用に切り替わります。通常、Cisco Unified MeetingPlace Express が特定の SMTP サーバ経由で電子メール通知の送信に失敗した場合、システムは他の設定済み SMTP サーバに自動的に切り替わります。

手順


ステップ 1 Cisco Unified MeetingPlace Express にログインして、[Administration] をクリックします。

ステップ 2 [System Configuration] > [E-Mail Service Administration] > [SMTP Server Configuration] の順にクリックします。

ステップ 3 各フィールドを設定します。

ステップ 4 [Save] をクリックします。


 

関連項目

「フィールド リファレンス:SMTP サーバの設定」

ユーザ グループの電子メール通知の設定

ここでは、特定のユーザについて、次のような電子メール通知の動作を設定する方法を説明します。

特定のユーザが会議をスケジュールまたは変更する際に、電子メール通知が送信されるかどうか。

電子メール通知に参加者または会議パスワードのリストが含まれるかどうか。

特定のユーザが会議に招待された際に電子メール通知を受信するかどうか。

始める前に

Cisco Unified MeetingPlace Express の使用を開始してから電子メール通知の設定を変更することは避けてください。すでにユーザが特定の動作に依存している場合があるからです。たとえば、会議がスケジュールされた、または会議の内容が変更された場合に、すべての招待者に通知を行うような運用をしている場合があります。その動作を変更すると、生産性が失われる場合があります。Cisco Unified MeetingPlace Express が使用された後に電子メール通知の設定を変更する必要がある場合には、ユーザに必ず変更を警告します。

ユーザ グループまたはユーザ プロファイルの電子メール通知設定を設定できます。ユーザ グループ設定を設定して、ユーザ ベース全体でできる限り電子メール設定の整合性を保持することをお勧めします。ユーザ プロファイルの電子メール通知設定の設定方法については、「ユーザ プロファイルの電子メール通知の設定」を参照してください。

手順


ステップ 1 Cisco Unified MeetingPlace Express にログインして、[Administration] をクリックします。

ステップ 2 [User Configuration] > [User Group Management] の順にクリックします。

ステップ 3 既存のユーザ グループを設定するには、[Edit] をクリックします。新しいユーザ グループを設定するには、[Add New] をクリックします。

ステップ 4 [Group Defaults] セクションの [ E-mail format ] フィールドを設定します。

ステップ 5 [Sending Notifications] セクションで次のフィールドを設定します。

Enable for meeting

Priority

Send if meeting changes

Include participant list

Include password

ステップ 6 [Receiving Notifications] セクションで [ Enable to receive ] フィールドを設定します。

ステップ 7 [Save] をクリックします。


 

関連項目

「フィールド リファレンス:ユーザ グループの追加」

「フィールド リファレンス:ユーザ グループの詳細の編集」

ユーザ プロファイルの電子メール通知の設定

始める前に

Cisco Unified MeetingPlace Express の使用を開始してから電子メール通知の設定を変更することは避けてください。すでにユーザが特定の動作に依存している場合があるからです。たとえば、会議がスケジュールされた、または会議の内容が変更された場合に、すべての招待者に通知を行うような運用をしている場合があります。その動作を変更すると、生産性が失われる場合があります。Cisco Unified MeetingPlace Express が使用された後に電子メール通知の設定を変更する必要がある場合には、ユーザに必ず変更を警告します。

ユーザ グループまたはユーザ プロファイルの電子メール通知設定を設定できます。ユーザ グループ設定を設定して、ユーザ ベース全体でできる限り電子メール設定の整合性を保持することをお勧めします。ユーザ グループの電子メール通知設定の設定方法については、「ユーザ グループの電子メール通知の設定」を参照してください。

手順


ステップ 1 Cisco Unified MeetingPlace Express にログインして、[Administration] をクリックします。

ステップ 2 [User Configuration] > [User Profile Management] の順にクリックします。

ステップ 3 既存のユーザを設定するには、[Edit] をクリックします。新しいユーザを設定するには、[Add New] をクリックします。

ステップ 4 [Identification] セクションで [ E-mail format ] フィールドを設定します。

ステップ 5 [Sending Notifications] セクションで次のフィールドを設定します。

Enabled for this meeting

Priority

Send if meeting changes

Include participant list

Include password

ステップ 6 [Receiving Notifications] セクションで [ Enabled for receive ] フィールドを設定します。

ステップ 7 [Save] をクリックします。


 

関連項目

「フィールド リファレンス:[Add User Profile] ページ」

「フィールド リファレンス:ユーザ プロファイルの詳細の編集」

キュー内の電子メール通知の削除

手順


ステップ 1 Cisco Unified MeetingPlace Express にログインして、[Administration] をクリックします。

ステップ 2 [Reports] > [E-Mail Notification Queue Status Report] の順にクリックします。

送信待機中の電子メール通知がすべて [E-Mail Notification Queue Status Report] ページに表示されます。

ステップ 3 次のいずれかを実行します。

キューにある 1 つ以上の電子メール通知を削除するには、削除する通知のチェックボックスをオンにして、[Delete Notification(s)] をクリックします。

電子メール通知をすべて削除するには、[Delete All] をクリックします。


 

関連項目

「フィールド リファレンス:電子メール通知キューのステータス レポート」

電子メール通知テンプレートの編集

ここでは、電子メール通知の内容と外観を変更する方法を説明します。

始める前に

「電子メール通知、テンプレート、および言語プロパティ ファイルについて」を参照してください。

電子メール通知テンプレートを編集するときに言語プロパティ ファイルを変更する場合は、以前のバージョンに戻す場合に備えて、あらかじめ既存の言語プロパティ ファイルのコピーを保存しておくことをお勧めします。「言語プロパティ ファイルのダウンロード」を参照してください。

制約事項

電子メール通知テンプレートへの変更は、サーバから送信される すべての 電子メールに影響します。単独のユーザの電子メール通知テンプレートはカスタマイズできません。

システムを旧リリースからアップグレードすると、カスタムの電子メール通知テンプレートはすべて、標準の電子メール通知テンプレートで上書きされます。

手順


ステップ 1 Cisco Unified MeetingPlace Express にログインして、[Administration] をクリックします。

ステップ 2 [System Configuration] > [E-Mail Service Administration] > [E-Mail Notification Template Configuration] の順にクリックします。

ステップ 3 表17-2 を使用して、電子メール通知マスター テンプレートの編集に基本編集ページと詳細編集ページのどちらを使用するかを決定します。

 

表17-2 Basic および Advanced マスター テンプレート編集機能

編集機能
Basic
Advanced

テンプレート選択

HTML またはテキストの形式の選択

言語の選択

HTML テキスト領域 WYSIWYG エディタ

言語プロパティ ファイル エディタ

プレビュー

ステップ 4 次のいずれかをクリックします。

Edit Master Template (Basic)

Edit Master Template (Advanced)

ステップ 5 電子メール通知のマスター テンプレートを変更します。次の項目を参照してください。

「ページの概要:マスター テンプレートの編集(基本)」

「ページの概要:マスター テンプレートの編集(詳細)」

ステップ 6 テンプレートをプレビューするには、[Preview] をクリックします。

ステップ 7 完了したらプレビュー ウィンドウを閉じます。

ステップ 8 テンプレートを保存するには、[Save] をクリックします。


 

ヒント

タグでは大文字と小文字が区別されます。

HTML テンプレートでは、各グラフィックのサイズと位置のみが表示されます。実際のグラフィックは、管理センターからプレビューすることはできません。実際の電子メール通知にのみ表示されます。

例については、「電子メール通知テンプレートおよび言語プロパティ ファイルの変更例」を参照してください。

言語プロパティ ファイルのダウンロード

このタスクは、前のバージョンに戻る場合に備えて、作業中の言語プロパティ ファイルのコピーを編集前に保存しておくのに役立ちます。言語プロパティ ファイルをユーザのコンピュータにダウンロードし、ワードパッドなどのテキスト編集プログラムで変更し、その後ファイルを Cisco Unified MeetingPlace Express にアップロードすることもできます。

手順


ステップ 1 Cisco Unified MeetingPlace Express にログインして、[Administration] をクリックします。

ステップ 2 [System Configuration] > [E-Mail Service Administration] > [E-Mail Notification Template Configuration] > [Download a Language Property File] の順にクリックします。

ステップ 3 ダウンロードする言語プロパティを選択します。

ステップ 4 [Download] をクリックします。

ステップ 5 言語プロパティ ファイルを開いて表示する手順は次のとおりです。

a. [開く] をクリックします。

b. [ファイルを開くプログラムの選択] ダイアログボックスが表示されたら、ワードパッドなどのテキスト編集プログラムを選択します。

ステップ 6 言語プロパティ ファイルを保存する手順は次のとおりです。

a. [保存] をクリックします。

b. [名前を付けて保存] ダイアログボックスで、[保存する場所] ドロップダウン リストを使用して、エクスポートするファイルの保存先のディレクトリを選択します。[保存] をクリックします。

c. [ダウンロードの完了] ダイアログボックスが表示されたら、[閉じる] をクリックします。


 

関連項目

「フィールド リファレンス:言語プロパティ ファイルのダウンロード」

言語プロパティ ファイルのアップロード

このタスクを実行すると、言語プロパティ ファイルを変更して、以前の言語プロパティ ファイルに戻ることにする場合に役立ちます。コンピュータ上で変更した言語プロパティ ファイルをアップロードすることもできます。

始める前に

アップロードされた言語プロパティ ファイルは、システム上の既存の言語プロパティ ファイルとまったく同一の、大文字と小文字が区別されたファイル名を持つ必要があります。たとえば、U.S. English の言語プロパティ ファイル名は Templates_en_US.properties です。

言語プロパティ ファイルの有効なファイル名を表示するには、「言語プロパティ ファイルのダウンロード」ステップ 1 からステップ 4 までを完了します。次に [保存] をクリックします。[名前を付けて保存] ウィンドウにファイル名が表示されます。

手順


ステップ 1 Cisco Unified MeetingPlace Express にログインして、[Administration] をクリックします。

ステップ 2 [System Configuration] > [E-Mail Service Administration] > [E-Mail Notification Template Configuration] > [Upload a Language Property File] の順にクリックします。

ステップ 3 [ Language Name ] フィールドで言語を選択します。

ステップ 4 [ Choose language file to upload ] フィールドで、[Browse] をクリックして正しいファイルを選択します。

ステップ 5 [Upload] をクリックします。


 

関連項目

「フィールド リファレンス:言語プロパティ ファイルのアップロード」

言語プロパティ ファイルの編集

ここでは、電子メール通知テンプレートで使用するタグの言語変換を定義する、言語プロパティ ファイルを変更する方法について説明します。

始める前に

「電子メール通知、テンプレート、および言語プロパティ ファイルについて」を参照してください。

Cisco Unified MeetingPlace Express 管理センターから言語プロパティ ファイルを変更する場合は、以前のバージョンに戻す場合に備えて、あらかじめ既存の言語プロパティ ファイルのコピーを保存しておくことをお勧めします。「言語プロパティ ファイルのダウンロード」を参照してください。

制約事項

言語プロパティ ファイルへの変更は、サーバから送信される すべての 電子メールに影響します。単独のユーザの言語プロパティ ファイルまたは電子メール通知テンプレートは、カスタマイズできません。

手順


ステップ 1 Cisco Unified MeetingPlace Express にログインして、[Administration] をクリックします。

ステップ 2 [System Configuration] > [E-Mail Service Administration] > [E-Mail Notification Template Configuration] > [Edit Language Property File] の順にクリックします。

ステップ 3 [ Language ] フィールドで、編集する言語プロパティ ファイルを選択します。

ステップ 4 言語プロパティ ファイルを変更します。

ステップ 5 [Save] をクリックします。


 

ヒント

タグでは大文字と小文字が区別されます。

同一のタグが複数のテンプレートで使用されるので、1 つの言語プロパティ ファイルを変更したらすべてのテンプレートをプレビューしてください。「電子メール通知テンプレートの編集」を参照してください。

例については、「電子メール通知テンプレートおよび言語プロパティ ファイルの変更例」を参照してください。

関連項目

「電子メール通知テンプレートの編集」

電子メール通知テンプレートおよび言語プロパティ ファイルの変更例

この例は、次の操作方法を示します。

$custom_greeting と呼ばれる新しいタグを電子メール通知テンプレートに追加する。

言語プロパティ ファイルのタグを定義する。


) システム上で複数の言語を有効にする場合、すべての言語プロパティ ファイルに新しいタグを定義する必要があります。


次の例では、新しいタグを電子メール通知テンプレートの先頭に配置しています。

$custom_greeting
$notify_meeting_subject $notify_meeting_name
$notify_date_time $notify_when
$notify_dur $notify_duration
$notify_frequency $notify_recur_pattern
 

次の例は、U.S. English の言語プロパティ ファイルにおける新しいタグの定義を示します。

##############################################
## English (USA) language property file ##
##############################################
 
## ALL TEMPLATES
notify_title=Cisco Unified MeetingPlace Express meeting notification
$custom_greeting=Good day.You have been invited to the following meeting:
notify_details=The meeting details are:
notify_mtg_id=Meeting ID:
notify_meeting_id=$cisco_MTGID
notify_id=ID:$cisco_MTGID