Cisco MeetingPlace インストレーション プランニング ガイド Release 5.3
企業への Cisco MeetingPlace の導入
企業への Cisco MeetingPlace の導入
発行日;2012/01/08 | ドキュメントご利用ガイド | ダウンロード ; この章pdf , ドキュメント全体pdf (PDF - 998KB) | フィードバック

目次

企業への Cisco MeetingPlace の導入

RAP:共同作業までの 5 つのステップ

ステップ 1:準備

ステップ 2:導入の通知

ステップ 3:クイック スタート

ステップ 4:普及活動

ステップ 5:監視および拡張

RAP ワークシート

ワークシート 6-1(ステップ 1):準備

ワークシート 6-2(ステップ 2):導入の通知

ワークシート 6-3(ステップ 3):クイック スタート

ワークシート 6-4(ステップ 4):普及活動

ワークシート 6-5(ステップ 5):監視および拡張

次の作業

企業への Cisco MeetingPlace の導入

Cisco MeetingPlace を会議戦略の主要コンポーネントにすることを決定したら、Rapid Adoption Plan(RAP; 早期導入プラン)を使用して Cisco MeetingPlace を従業員にロールアウトします。RAP は、ユーザに Cisco MeetingPlace を導入し、システムに関するトレーニングを行い、システムを使用してもらうための 5 ステップの計画です。RAP の目標は、組織内の従業員が 2 週間以内に Cisco MeetingPlace を正しく使用できるようにすることです。

この章では、RAP について説明し、RAP 導入のためのワークシートを示します。

「RAP:共同作業までの 5 つのステップ」

「RAP ワークシート」

システム管理者以外のユーザが企業への Cisco MeetingPlace の導入を担当する場合は、そのユーザにこの章の情報を知らせてください。

RAP:共同作業までの 5 つのステップ

Cisco MeetingPlace が従業員に完全に導入され、採用されるまでは、シスコシステムズが RAP を支援および管理します。RAP は、現在のプロセスを改善する目的ですぐに採用できる、柔軟性のあるプログラムです。Cisco MeetingPlace アプリケーション コンサルタントと連携して、適切なステップおよびコンポーネントを決定してください。

ステップ 1:準備

Cisco MeetingPlace を従業員に導入する前に、Cisco MeetingPlace でビジネス構想をどのように支援するかについて、システム管理者および Cisco MeetingPlace アプリケーション コンサルタントが決定します。次に、Cisco MeetingPlace に企業のブランドを付加し、システム ツールをカスタマイズし、サポート スタッフを編成し、導入通知前のその他の作業を完了します。

「ワークシート 6-1(ステップ 1):準備」を参照してください。

ステップ 2:導入の通知

ユーザ コミュニティへの Cisco MeetingPlace の紹介は、電子メール、音声メール、社内ニュースレター、または実演を任意に組み合せて実施します。導入の通知は、企業全体を対象とすることも、部署ごとに実施することも、この 2 つを組み合せて実施することもできます。この目標を達成するために、次のものが用意されています。

電子メールおよび音声メールのサンプル テンプレート: Cisco MeetingPlace の初歩的な知識を伝え、使用に必要な基本スキルを従業員に提供するための通知メール。

クイック リファレンス カード: 各種のインターフェイスで会議をスケジュールして参加するための基本的な手順を記載した、カスタマイズ可能なカード。

Cisco MeetingPlace Reference Center のページ: オンラインの Cisco MeetingPlace Reference Center にリンクされている、カスタマイズ可能なフロントエンド ページ。Cisco MeetingPlace Reference Center には、Cisco MeetingPlace についての基本的な質問の回答があるほか、電子チュートリアル、会議のヒント、応用事例などの資料が含まれています。

「ワークシート 6-2(ステップ 2):導入の通知」を参照してください。

ステップ 3:クイック スタート

Cisco MeetingPlace システムには、システム管理者、エンド ユーザ、連絡先、および出席者がシステムをすばやく簡単に利用できるように、各種の支援ドキュメントが付属しています。

システム管理者用には、Cisco MeetingPlace システムの管理、運用、およびトラブルシューティングについて説明した『 Administrator's Guide for Cisco MeetingPlace Audio Server Release 5.3』があります。このマニュアルは、システム管理者または Cisco NCE がシステムを開梱するときに受け取ります。

エンド ユーザ、連絡先、および出席者用には、クイック スタート ガイド、ウォレット カード、およびユーザ ガイドがあります。また、次のようなさまざまなトレーニングを体験することもできます。

シスコの企業トレーニング: システム管理者およびエンド ユーザがシステムを正しく使用できるように、トレーニング専門技術者が実施する実地またはリモートでのトレーニング セッションです。

ランチ アンド ラーニング セッション: 実地での、簡易形式のクイック スタート トレーニングです。

テクノロジー フェア: 企業がスポンサーとなったテクノロジー フェアの一環として、ユーザが実地で質問したり、デモを閲覧したりできるイベントです。

ヒントおよび応用事例: エンド ユーザを対象とした、Cisco MeetingPlace の機能に関する定期的なリマインダー電子メールです。

「ワークシート 6-3(ステップ 3):クイック スタート」を参照してください。

ステップ 4:普及活動

システムの機能を最大限まで活用するには、単に Cisco MeetingPlace の使用方法を知っているだけでは不十分です。Cisco MeetingPlace を特定の用途(危機管理、製品のデモンストレーション、販売会議など)に使用することで利益を得る部署がないかどうかについて、Cisco MeetingPlace アプリケーション コンサルタントが調査を支援します。この目標を達成するために、アプリケーション デモが作成され、利用できるようになっています。

次のオプションを利用して、継続的にトレーニングを実施します。

新規従業員用の基礎習得キット: 新しい従業員に Cisco MeetingPlace の操作をすばやく簡単に習得してもらうために、ひととおりの説明を含めたマニュアルです。

Cisco MeetingPlace University: システム管理者がシステムに習熟できるほか、新しい従業員のトレーニングに関する支援を受けられる、リアルタイムでのオンライン トレーニング セッションです。

カスタマー ラウンドテーブル: 多種多様なカスタマー組織に所属しているシステム管理者どうしが、問題点および解決策について議論するための公開討論フォーラムです。

「ワークシート 6-4(ステップ 4):普及活動」を参照してください。

ステップ 5:監視および拡張

効果的な計画にするための最後のステップは、計画の成功および将来の需要を確認することです。この目標を達成するために、シスコのマーケティング部門はエンド ユーザの満足度調査を実施しています。この調査の詳細については、Cisco MeetingPlace アプリケーション コンサルタントが説明します。Cisco MeetingPlace を使用するユーザが増加しているときは、キャパシティに関する計画を作成しておくと、十分なキャパシティを常に確保するために役立ちます。

「ワークシート 6-5(ステップ 5):監視および拡張」を参照してください。

RAP ワークシート

この項では、Cisco MeetingPlace システムのトレーニングとロールアウトに必要な情報を収集するためのワークシートを示します。各ワークシートは、RAP プログラムの 1 つのステップに対応しています。

「ワークシート 6-1(ステップ 1):準備」

「ワークシート 6-2(ステップ 2):導入の通知」

「ワークシート 6-3(ステップ 3):クイック スタート」

「ワークシート 6-4(ステップ 4):普及活動」

「ワークシート 6-5(ステップ 5):監視および拡張」

Cisco MeetingPlace アプリケーション コンサルタントと連携してワークシートに記入し、使用する環境で最も効果的となるツールを決定してください。

ワークシート 6-1(ステップ 1):準備

次のワークシートで、 AM はシスコ アカウント マネージャ、 AC はシスコ アプリケーション コンサルタントを表しています。

 

作業順序
主担当者
状況
ロールアウト前

1. 企業全体または部署ごとのどちらで導入するかを決定する

2. 部署ごとに導入する場合は、ソリューションを使用する重点部署を特定する

情報は AM が記入

A:

B:

C:

3. 保留中の事案はあるか(長距離キャリアの選定、デスクトップ インフラストラクチャへの Outlook の統合など)

AM が記入

A:

B:

C:

4. Cisco MeetingPlace の電話番号が企業ディレクトリに入力されていることを確認する

AC

5. オンラインでの普及キャンペーンをカスタマイズする

電子メール キャンペーン

音声メール キャンペーン

Cisco MeetingPlace Reference Center

ニュースレター キャンペーン

6. エンド ユーザ用の基礎習得ツールを必要に応じてカスタマイズし、配布できる状態にする

QRC Web

QRC Web Scheduling または Web Attending

QRC Outlook

QRC Phone

新規従業員用の基礎習得キット

7. 企業イントラネットから Cisco MeetingPlace Dedicated Reference Center ページへのリンクを作成する

8. サポート スタッフの準備状況

2 時間:システム管理者のトレーニング

9. 実地またはリモートでのトレーニング クラスの日時を決定する

10. 実地の場合は、適切な規模の会議室または研修室を予約する(次の必要設備を備えていること)

2 本の電話回線(1 本はポリコムまたはスピーカーホン)

オーバーヘッド データ表示プロジェクタ(ユーザに個々にコンピュータを用意するより望ましい)

MeetingTime クライアント ソフトウェアがインストールされ、LAN に接続されてインターネットにアクセスできるコンピュータ 1 台

Outlook または Notes への実行可能ファイルによるアクセス(これらを使用している場合)

1.5 時間:代表者、出席者、およびヘルプ デスクのトレーニング

11. 実地またはリモートでのトレーニング クラスの日時を決定する

12. 実地の場合は、適切な規模の会議室または研修室を予約する(次の必要設備を備えていること)

2 台の電話機(1 つはポリコムまたはスピーカーホン)

オーバーヘッド データ表示プロジェクタ(クラスの規模が小さく、LAN に接続されたコンピュータがユーザごとに用意される場合は不要)

MeetingTime クライアント ソフトウェアがインストールされ、LAN に接続されてインターネットにアクセスできるコンピュータ 1 台

Outlook または Notes への実行可能ファイルによるアクセス(これらを使用している場合)

13. サポート体制において質疑応答内容を確定する

14. FAQ

15. エンド ユーザのトレーニング戦略を立案する

トレーニング担当者のトレーニング オプション

企業のトレーニング担当者と面会する

関連トレーニング テンプレートを提供する

必要に応じて補足資料を提供する

お客様の組織内トレーニング センターをポイントするように、
Dedicated Reference Center ページのリンクをカスタマイズする

企業のトレーニング担当者へのトレーニング セッションをスケジュールする

シスコ認定リアルタイム トレーニングのオプション

詳細については 「ワークシート 6-4(ステップ 4):普及活動」を参照

実地またはリモートでのトレーニング クラスの日時を決定する

実地の場合は、適切な規模の会議室または研修室を予約する(ワークシート 6-4 に示す必要設備を備えていること)

Cisco MeetingPlace Reference Center のオプション

16. Cisco MeetingPlace Reference Center のリンクをシステム管理者に電子メールで伝達して、エンド ユーザに通知できるようにする

17. 新規従業員用の基礎習得キットについて、人事部門に通達する

新規従業員用の基礎習得キットを人事部門とともにカスタマイズする

18. 試験運用グループからのフィードバックをすべての戦略に反映させる

19. Cisco MeetingPlace のテンプレートを必要に応じてカスタマイズする(Web または Outlook)

ワークシート 6-2(ステップ 2):導入の通知

次のワークシートで、 AC は Cisco MeetingPlace アプリケーション コンサルタントを表しています。

 

作業順序
主担当者
状況
第 1 ~ 2 週

) 必ずしもすべてのステップが必須にはなりません。Cisco MeetingPlace アプリケーション コンサルタントとともに検討してください。


 

1. 対象者を決定する:企業全体、市場調査部、販売部など

AC および企業の通信部門

 

2. 電子メール キャンペーン

Cisco MeetingPlace について通知する

トレーニングへの招待について記述した概要説明を作成する

クイック スタート ガイド

3. 音声メール キャンペーン

Cisco MeetingPlace について通知する

音声ツアー(#9)に招待する

4. Dedicated Reference Center キャンペーン

すべての資料(電子メール メッセージやトレーニング用のスライドなど)で言及する

サポート体制におけるヘルプ デスク担当者に初歩知識を習得させる

企業ホーム ページで広報する

Cisco MeetingPlace Reference Center を維持して、
Cisco MeetingPlace が継続的に利用されるようにする

5. 企業ニュースレター キャンペーン

企業ニュースレターの成功事例で、ヒントやアプリケーションを紹介する

ワークシート 6-3(ステップ 3):クイック スタート

次のワークシートで、 AC は Cisco MeetingPlace アプリケーション コンサルタントを表しています。

 

作業順序
主担当者
状況
第 2 ~ 3 週

1. Cisco MeetingPlace 電子メール ヒント キャンペーン

AC、企業の研修部門、および通信部門

6 週間にわたって、Cisco MeetingPlace のヒントを毎週 1 つずつ(同じ曜日に)紹介する

6 週間にわたって、Cisco MeetingPlace のアプリケーションを毎週 1 つずつ(同じ曜日に)紹介する

Cisco MeetingPlace Reference Center の自己ヘルプ戦略へのリンクを記載する

2. 実地での普及活動(次のいずれかのオプションを選択します。実地での追加イベントには割増料金がかかります)

ランチ アンド ラーニング(実習セッション)

全員参加デモ(企業全体会議での 10 分間のデモンストレーション)

ランチ デモ(実習なしのセッション)

テクノロジー フェア

ロビーでのプレゼンテーション

1 時間

3. エンド ユーザのトレーニング(シスコが実施)

実地またはリモートでのトレーニング クラスの日時を決定する

実地の場合は、適切な規模の会議室または研修室を予約する(次の必要設備を備えていること)

2 台の電話機(1 つはポリコムまたはスピーカーホン)

オーバーヘッド データ表示プロジェクタ

LAN に接続され、インターネットにアクセスできるコンピュータ 2 台

Cisco MeetingPlace for Outlook または Cisco
MeetingPlace for IBM Lotus Notes への実行可能ファイルによるアクセス(これらを使用している場合)

必要に応じて、トレーニング教材をユーザ コミュニティに配布する

トレーニング前日に、次のものを添付してリマインダー電子メールを送信する

スライド

Cisco MeetingPlace Reference Center Web サイトへのリンク

QRC

4. トレーニング実施後

エンド ユーザが Cisco MeetingPlace Reference Center に登録して事後対応トレーニングを受講できるように、電子メールを送信する

ワークシート 6-4(ステップ 4):普及活動

次のワークシートで、 AC は Cisco MeetingPlace アプリケーション コンサルタントを表しています。

 

作業順序
主担当者
状況
第 3 週以降、継続

1. トレーニング担当者のトレーニング オプションを選択した場合は、企業のトレーニング担当者と協議してトレーニング戦略を整備する

AC または AM、
および
システム管理者

現在の企業全体のトレーニング戦略に組み込むかどうか

現在の企業全体のトレーニング ツールに組み込むかどうか

2. リアルタイム トレーニング オプションを選択した場合は、Cisco MeetingPlace University のスケジュールについて一斉電子メールを毎月 1 回送信する

3. Cisco MeetingPlace Reference Center オプションを選択した場合は、Cisco MeetingPlace Reference Center について一斉電子メールを毎月 1 回送信する

4. 部署ごとの戦略を開始する(普及をさらに進める)

最大限に活用している部署やトップ ユーザを特定する

A:

B:

C:

関連部署の管理者を特定する

A:

B:

C:

各部署のトップ ユーザを特定する

A:

B:

C:

個々の部署での応用例を 3 ~ 5 つ選定する。これらの事例に基づいて、デモ、プレゼンテーション、およびトレーニングを進める

A:

B:

C:

D:

E:

部署に配布する適切な資料をデザインおよび作成する

部署を対象としたアプリケーション デモ、またはその他の適切なプレゼンテーション資料を作成する

同じ部署の他のユーザの応用事例へのリンクを、電子メールで送信する

各部署の熟練ユーザを質問回答係に割り当てる

5. 次に活動対象となる部署を決定する

A:

B:

ワークシート 6-5(ステップ 5):監視および拡張

次のワークシートで、 AC は Cisco MeetingPlace アプリケーション コンサルタントを表しています。

 

作業順序
主担当者
状況
3 か月目に開始

1. 顧客満足度プログラムに関して、シスコのマーケティング部門との協議を進める

AC またはシステム管理者

2. 利用パターンを調査確認する

Raw Meeting Detail レポートまたは Billing Information Detail レポートを実行する

3. 投資回収率(ROI)や使用率パターンなどに基づいたキャパシティ計画について、シスコのマーケティング部門の支援を求める

AC またはシステム管理者

次の作業

これで、Cisco MeetingPlace を使用して、より効率的な会議を開催できるようになります。Cisco
MeetingPlace についての知識を深めるとともに、システムの導入準備およびインストールに何が必要かを把握することができました。次のステップは、導入を開始することです。この他の情報および案内については、Cisco NCE の担当者が提供します。