Cisco Unified MeetingPlace for Outlook アドミニストレータ ガイド Release 5.3
テキストベースの会議通知のカスタマ イズ
テキストベースの会議通知のカスタマイズ
発行日;2012/01/13 | ドキュメントご利用ガイド | ダウンロード ; この章pdf , ドキュメント全体pdf (PDF - 771KB) | フィードバック

目次

テキストベースの会議通知のカスタマイズ

会議通知について

テキストベースの会議通知について

Cisco Unified MeetingPlace for Outlook でスケジュールされた会議の通知テンプレート

Cisco Unified MeetingPlace Web Conferencing または MeetingTime でスケジュールされた会議の通知テンプレート

テキストベースの通知のカスタマイズについて

Cisco Unified MeetingPlace for Outlook でスケジュールされた会議通知のカスタマイズについて

会議の詳細テンプレートのカスタマイズ

予約不要の会議テンプレートのカスタマイズ

他の Cisco Unified MeetingPlace クライアントでスケジュールされた会議に関する通知のカスタマイズについて

他の Cisco Unified MeetingPlace クライアントでスケジュールされた会議に関する RTF 通知の確認

他の Cisco Unified MeetingPlace クライアントでスケジュールされた会議に関する通知のカスタマイズ

MeetingTime から通知への詳細の追加例

テキストベースの会議通知のカスタマイズ

この章では、ユーザが Microsoft Outlook の受信トレイまたは予定表で会議通知を開いたときに表示されるテキストのカスタマイズ方法について説明します。この章は、次の項で構成されています。

「会議通知について」

「テキストベースの会議通知について」

「テキストベースの通知のカスタマイズについて」

「MeetingTime から通知への詳細の追加例」

会議通知について

会議通知は、ユーザが会議をスケジュールしたときに、会議の招待者に送信されます。デフォルトで、各通知には、ユーザが会議通知を開いたときに表示されるテキスト通知と、[MeetingPlace]タブをクリックしたときに表示されるフォームベースの通知があります。

これらの通知のいずれか一方、または両方をカスタマイズすることができます。

テキストベースの通知をカスタマイズするには、この章の情報を使用してください。

フォームベースの通知をカスタマイズするには、 第6章「スケジューリングおよび通知フォームのカスタマイズ」 を参照してください。

テキストベースの会議通知について

テキストベースの会議痛リは、カスタマイズ可能なテンプレートを使用して Cisco Unified MeetingPlace for Outlook で生成されます。

各テンプレートには、通知に表示される情報を示すタグとテキストがあります。通知が生成されると、Cisco Unified MeetingPlace for Outlook または Cisco Unified MeetingPlace Audio Server が、スケジュールされた会議に関する情報(会議の日時など)でタグを置き換えるので、リンクの受信者はリンクをクリックして Web 会議に直接移動することができます。あるいは、フリー ダイヤルを使用するユーザは番号をダイヤルして音声会議に参加できます。

Cisco Unified MeetingPlace for Outlook でスケジュールされた会議のテキストベースの通知は、Cisco Unified MeetingPlace Web Conferencing または MeetingTime でスケジュールされた通知と異なるテンプレートのセットから生成されます。


) Cisco Unified MeetingPlace for Outlook バージョン 4.2.5 以前のテンプレートは、Release 5.3 との互換性がありません。


Cisco Unified MeetingPlace for Outlook でスケジュールされた会議の通知テンプレート

Microsoft Outlook でスケジュールされた会議は、次の通知テンプレートを使用します。ファイルにはすべて、.rtf というファイル名拡張子が付きます。


) これらのファイルをテキスト エディタで開いて編集しないでください。編集するには、「Cisco Unified MeetingPlace for Outlook でスケジュールされた会議通知のカスタマイズについて」で説明する手順を使用してください。


テンプレート
生成対象

Cisco Unified MeetingPlace for Outlook でスケジュールされ、ビデオ会議を含まない予約不要の会議に関する会議通知。

Cisco Unified MeetingPlace for Outlook でスケジュールされた予約不要の会議に関する会議通知。

システムに予約不要機能がない場合は、このテンプレートをカスタマイズする必要はありません。

mpMsgVideoNot.rtf

Cisco Unified MeetingPlace for Outlook でスケジュールされ、ビデオ会議を含む会議に関する会議通知。

システムに Cisco Unified MeetingPlace Video Integration 機能がない場合は、このテンプレートをカスタマイズする必要はありません。

Cisco Unified MeetingPlace Web Conferencing または MeetingTime でスケジュールされた会議の通知テンプレート

Cisco Unified MeetingPlace Web Conferencing または MeetingTime でスケジュールされた会議は、次の通知テンプレートを使用します。ファイルにはすべて、.tpl というファイル名拡張子が付きます。

 

テンプレート
生成対象

NotifySchedule.tpl

MeetingTime または Cisco Unified MeetingPlace Web Conferencing でスケジュールされた会議に関する会議通知。

NotifyReschedule.tpl

MeetingTime または Cisco Unified MeetingPlace Web Conferencing で再スケジュールされた会議に関するアップデート通知。

NotifyCancel.tpl

MeetingTime または Cisco Unified MeetingPlace Web Conferencing でキャンセルされた会議に関するキャンセル通知。

NotifyScheduleVideo.tpl

MeetingTime または Cisco Unified MeetingPlace Web Conferencing でスケジュールされ、ビデオ会議を含む会議に関する会議通知。

システムに Cisco Unified MeetingPlace Video Integration 機能がない場合は、このテンプレートをカスタマイズする必要はありません。

NotifyRescheduleVideo.tpl

MeetingTime または Cisco Unified MeetingPlace Web Conferencing で再スケジュールされ、ビデオ会議を含む会議に関するアップデート通知。

システムに Cisco Unified MeetingPlace Video Integration 機能がない場合は、このテンプレートをカスタマイズする必要はありません。

テキストベースの通知のカスタマイズについて

会議通知は、次の一般的な方法でカスタマイズできます。

通知に不要な情報の削除

通知にまだ含まれていない情報の挿入

通知で表示する情報の順序の指定

通知への他のテキスト(企業に関する情報など)の追加

たとえば、次の情報を追加できます。

会議への参加および添付の利用に関する手順説明

Cisco Unified MeetingPlace Audio Server の代替電話番号(フリーダイヤルの番号や社内の内線番号など)

マルチサーバ会議用の特別な手順説明

招待者のリスト

会議の記録情報

会議、スケジュール担当者、および Cisco Unified MeetingPlace システムに関する有用な情報は、すでに Cisco Unified MeetingPlace Audio Server にあります。この情報を通知に追加するために使用できるタグのリストについては、 付録A「通知項目」 を参照してください。

会議通知テンプレートは、編集可能なリッチ テキスト形式(RTF)のファイルであり、タグやテキストを変更することにより手動でカスタマイズします。RTF は、会議通知でのテキストの書式設定(太字、イタリック体、フォント色など)の使用をサポートします。

1 つのテンプレートを変更する場合、システムが使用するすべてのテンプレートを変更するかどうかを判断する必要があります。システムに予約不要の会議またはビデオ会議の機能がない場合は、テンプレートをカスタマイズする必要はありません。カスタマイズ対象は、次の 2 つのタイプのテンプレートです。

Outlook でスケジュールされた会議のテンプレート

他の Cisco Unified MeetingPlace クライアントでスケジュールされた会議のテンプレート

Cisco Unified MeetingPlace for Outlook でスケジュールされた会議通知のカスタマイズについて

Microsoft Outlook で作成された会議の招待状の情報を追加、変更、または削除して、会議の詳細テンプレートおよび予約不要の会議テンプレートをカスタマイズします。

会議の詳細テンプレートのカスタマイズ

スケジュールされた会議のテンプレート(予約不要の会議テンプレートを除く)をカスタマイズするには、次の手順を実行します。


ステップ 1 <ドライブ>:\Program Files\Cisco Systems\MPWeb\mpoutlook に移動し、変更するテンプレートのコピーを保存します。テンプレート ファイルは、「Cisco Unified MeetingPlace for Outlook でスケジュールされた会議の通知テンプレート」に示したファイルです。

この時点では、ファイルを開いたり内容を編集したりしないでください。

ステップ 2 Windows の[Control Panel]で [MeetingPlace Gateways] をダブルクリックし、[Outlook Gateway]タブをクリックします。

ステップ 3 [Configure Client Setup] ボタンをクリックします。Configure Client Setup ユーティリティが開きます。

ステップ 4 [Template] タブをクリックします。

ステップ 5 編集するテンプレートの言語を選択します。テンプレートはいずれも言語ごとに編集する必要があります。

ステップ 6 変更するテンプレートに対応する [Edit] ボタンをクリックします。テンプレート ファイルがワードパッドで開きます。

ステップ 7 このファイルで、テキストやタグを追加または削除します。この操作により、会議の招待状の情報が追加または削除されます。テキストの書式設定(太字、イタリック体、フォント色など)も可能です。

使用可能なタグのリストについては、 付録A「通知項目」 を参照してください。.rtf テンプレートのカラムにあるタグを使用します。

ステップ 8 完了したら、ファイルを保存してワードパッドを終了します。

ステップ 9 Configure Client Setup ユーティリティで [Save] をクリックし、 [Close] をクリックします。

ステップ 10 Cisco Unified MeetingPlace Web Conferencing Service を再起動します。Windows で、 [Start]>[Settings]>[Control Panel]>[Administrative Tools]>[Services] を選択します。[Web Conferencing Service]を右クリックし、 [Restart] を選択します。


 

予約不要の会議テンプレートのカスタマイズ

Microsoft Outlook でスケジュールされた予約不要の会議テンプレートをカスタマイズするには、次の手順を実行します。


ステップ 1 <ドライブ>:\Program Files\Cisco Systems\MPWeb\mpoutlook に移動し、 mpMsgRsvl.rtf のコピーを保存します。

この時点では、ファイルを開いたり内容を編集したりしないでください。

ステップ 2 Windows の[Control Panel]で [MeetingPlace Gateways] をダブルクリックし、[Outlook Gateway]タブをクリックします。

ステップ 3 [Outlook Gateway]タブで、 [Configure Client Setup] をクリックします。Configure Client Setup ユーティリティが開きます。

ステップ 4 [Template] タブをクリックします。

ステップ 5 編集するテンプレートの言語を選択します。テンプレートはいずれも言語ごとに編集する必要があります。

ステップ 6 予約不要オプションの横にある [Edit] ボタンをクリックします。 mpMsgRsvl.rtf ファイルがワードパッドで開きます。

ステップ 7 このファイルで、テキストやタグを追加または削除します。この操作により、会議の招待状の情報が追加または削除されます。

使用可能なタグのリストについては、 付録A「通知項目」 を参照してください。.rtf テンプレートのカラムにあるタグを使用します。

他のテンプレートからタグをコピーして貼り付けないでください。このテンプレートは別のタグを使用します。

このテンプレートに日付または時刻のタグを追加しないでください。予約不要の会議が完全にスケジュールされていないため、通知の生成時はこの情報を使用できません。

ステップ 8 完了したら、ファイルを保存してワードパッドを終了します。

ステップ 9 Configure Client Setup ユーティリティで [Save] をクリックし、 [Close] をクリックします。

ステップ 10 MeetingTime に入力する必要がある情報から値を取得するタグを追加した場合は、その情報を入力したことを確認します。

ステップ 11 Cisco Unified MeetingPlace Web Conferencing Service を再起動します。Windows で、 [Start]>[Settings]>[Control Panel]>[Administrative Tools]>[Services] を選択します。[Web Conferencing Service]を右クリックし、 [Restart] を選択します。


 

他の Cisco Unified MeetingPlace クライアントでスケジュールされた会議に関する通知のカスタマイズについて

Cisco Unified MeetingPlace Web Conferencing または MeetingTime でスケジュールされた会議に関する通知のテンプレート ファイルには、.tpl というファイル名拡張子が付いています。Outlook でスケジュールされた会議の通知を生成するために使用されるファイルとは別に、これらのファイルをカスタマイズします。

NotifyCancel.tpl 以外の .tpl テンプレートに、 付録A「通知項目」 の適切なカラムからタグを追加します。

テンプレートは言語ごとに個別にカスタマイズする必要があります。

他の Cisco Unified MeetingPlace クライアントでスケジュールされた会議に関する RTF 通知の確認

Cisco Unified MeetingPlace for Outlook では、ユーザが RTF 形式で通知を受信できます。Outlook 以外のクライアントでスケジュールされた会議の RTF 通知をユーザが受信できるようにするには、次の手順を実行します。


ステップ 1 .tpl テンプレート ファイルへのアクセス:
<ドライブ>: \Program Files\Cisco Systems\Shared Components\MeetingPlace Notification Gateway に移動します。

ステップ 2 .tpl ファイルを RTF として保存します。ただし、ファイル名拡張子は .tpl のままにしておきます。

ステップ 3 ConfigClient ユーティリティで [Notification Options] タブをクリックし、 [Send notifications in RTF] チェックボックスをオンにします。

ステップ 4 Exchange サーバで、Cisco Unified MeetingPlace for Outlook メールボックスの RTF 設定がオンになっていることを確認します。


 

他の Cisco Unified MeetingPlace クライアントでスケジュールされた会議に関する通知のカスタマイズ


ステップ 1 <ドライブ>: \Program Files\Cisco Systems\Shared Components\MeetingPlace Notification Gateway に移動し、カスタマイズするテンプレート ファイルのコピーを保存します。テンプレート ファイルは、「Cisco Unified MeetingPlace Web Conferencing または MeetingTime でスケジュールされた会議の通知テンプレート」に示したファイルです。

テンプレートはいずれも言語ごとに編集する必要があります。

ステップ 2 Microsoft ワードパッドを使用して、カスタマイズする .tpl テンプレート ファイルを開きます。

ステップ 3 テキストやタグを追加または削除して、変更を行います。この操作により、会議通知の情報が追加または削除されます。

使用可能なタグのリストについては、 付録A「通知項目」 を参照してください。.tpl テンプレートのカラムにあるタグを使用します。

テキストの書式設定(太字、イタリック体、フォント色など)も可能です。

追加した項目は、会議通知の同じ場所に表示されます。テンプレートの上部に重要な情報を配置して、ユーザがすぐにアクセスできるようにします。

ステップ 4 テンプレートを RTF ファイルとして保存します。.tpl のファイル名拡張子が変わっていないことを確認してください。

ステップ 5 MeetingTime に入力する必要がある情報から値を取得するタグを追加した場合は、その情報を入力したことを確認します。


 

MeetingTime から通知への詳細の追加例

次の手順は、MeetingTime で情報を指定する方法と、会議通知にその情報を挿入する方法の例です。

この例では、会議への参加方法の手順説明を Cisco Unified MeetingPlace に入力し、テンプレートに追加したタグを使用して MeetingPlace が自動的にその情報を会議通知に配置します。


ステップ 1 この章の手順に従い、カスタマイズ対象のテンプレートに <!--#Cisco AttendMeetingHint --> タグと <!--#LATD AttendMeetingHint --> タグを挿入します。

ステップ 2 MeetingTime を開いて、Cisco Unified MeetingPlace Audio Server にログインします。

ステップ 3 [Register Book]をダブルクリックし、 [Configure] タブをクリックします。

ステップ 4 ウィンドウの左側にある [Company Specific Information] の下で [Company Information] をクリックし、 [Query] をクリックします。

ステップ 5 ウィンドウの右側で、 [How to Attend Meeting] の値領域をクリックし、カスタマイズした情報を次のように入力します。

To attend this meeting, call [insert Cisco Unified MeetingPlace phone number] at the time of the meeting and follow the prompts.Refer to the information contained in this notification for meeting details.
 

ステップ 6 完了したら、 [OK] をクリックします。

ステップ 7 [Save Changes] をクリックします。

これで、MeetingTime に入力した会議への参加方法の情報が自動的に会議通知に追加されます。