Interview ユーザ部門からのコメント

Interview ユーザ部門からのコメント
営業推進部 現場発の取り組みをオープンにして横展開を促進本社と現場のコミュニケーションもより簡易、円滑に

「当社は 550 以上の営業拠点があり、各地区が自主的に運営して、自分たちのマーケットに合った商品や施策を考える連邦経営という形を採っています。ただ、今までのコミュニケーションは基本的に本社からの一括発信で、現場から本社へは申請書や報告書など紙ベースのものが主でした。報告書を作成する人の手間や、やり取りにかかる時間などの問題があり、現場同士での鮮度のいい情報の横展開や本社への積極的情報発信はなかなか難しいのが現状でした。
シスコのビデオ会議システムが導入されて、この状況は大きく変わり始めています。担当者が直接話すので、報告書を書くよりも早く、行間を含め生の状況を伝えられます。また、良い取り組みをした営業店や担当者と本社の役員が直接コミュニケーションすることもあります。

損害保険ジャパン日本興亜株式会社
営業推進部 販売企画グループ
課長代理
志場 敬介 氏
志場 敬介 氏 損害保険ジャパン日本興亜株式会社
営業推進部 販売企画グループ
課長代理
本当に使いやすくて相手とつなぐのが簡単なので、10 分程度の簡単な打ち合わせもすぐできるのはいいですね。悩みや疑問もパッと解消できます。現場発の取り組みをオープンに他の人と共有できるツールは今までの当社にはなかったものですし、営業店の中だけで人を育てていくにも限界がありますから、横展開が容易になる新しいツールを活用することでこれまでの考え方を大きく転換できているのではないかと思います。」
地区サポート部 全国に派遣するスタッフと本社がすぐにつながる
多くのミーティングをビデオ会議で実施

「地区サポート部は、商品や営業推進における基本的な知識不足を解消して、『現場力』、特に人材力を向上させるために、本社から全国 16 地区にスタッフを派遣して直接支援しています。そのスタッフと本社とのコミュニケーションをもっと活発に行うためのツールが必要でした。研修用の動画の配信なども考えていたときに、ちょうど今回のビデオ会議システム導入が決まり、すごく助かっています。
今年からは女性社員の営業現場への参加など活躍を支援し、働き方改革をより進めていくためにスタッフの数を大きく増やしたのですが、人数が増えたということは、スタッフに対する集合研修を行う際の交通費や宿泊費の負担が大きくなるということでもあります。そこでビデオ会議システムを活用して、多くのミーティングを行っています。

損害保険ジャパン日本興亜株式会社
地区サポート部 企画グループ
副長
久保田 陽華 氏
損害保険ジャパン日本興亜株式会社地区サポート部 企画グループ副長 久保田 陽華 氏
これまで会議に出たくても出られない人や、そもそも機会がなかった人は不満もあったと思います。それが解消できるのは大きな効果です。特に遠隔地の人には大きな変化があるでしょう。」
損害保険ジャパン日本興亜株式会社
人事部 多様な価値観を共有しながら活力ある職場づくりへ
社員研修の運営など地区間のやり取りもスムーズ

「当社は、性別、国籍、出身会社などに一切捉われないダイバシティ マネジメントを重要な戦略として進めています。ただ、合併当時は業務システムの習熟や目先の仕事で手いっぱいで、組織の活性化に必要なコミュニケーションがどうしてもおろそかになっていた時期がありました。今回のビデオ会議システム導入で、社員が多様な価値観を認め合い、それを組織力、発展や成長につなげていくことはもちろん、異なる地区や部店、なかなか会えない担当者クラスの人たちによるナレッジの共有などが活発に行われるようになりました。お互いの表情や身振りも含めたコミュニケーションが容易になり、活力ある職場づくりは間違いなく加速していると感じています。

損害保険ジャパン日本興亜株式会社
人事部 能力開発グループ
業務課長
寺村 理佐 氏
損害保険ジャパン日本興亜株式会社人事部 能力開発グループ業務課長 寺村 理佐 氏
新入社員の研修では、昨年度から各地区での分散開催とし、人事部で決めた標準カリキュラムをもとに地区本部が運営を行っています。その際、運営事務局の連絡や連携、各地区の担当者の悩みや困りごとの解決にもビデオ会議システムがとても役立ちました。また、女性管理職登用に向けたメンター制度の説明会や、今後は多拠点をつないだ 100 名程度の『イクボス』セミナーの開催にもチャレンジする予定です。」
保険金サービス企画部 社員の業務領域拡大に向けて地域間の連携を強化
より多くの社員が刺激を受ける機会を増やす

「保険金サービスの部門では、働き方革新の一環として地域限定の社員やアソシエイトの人を対象に業務領域を広げていこうとしています。会社全体では、全国を転勤対象としている社員よりも地域を限定して働いている社員のほうが多いので、部内の情報連携でも人や範囲が限られ、地域間など横の連携が弱い面があったのです。また、保険金をお支払いする部門として、お客様対応のサービス レベルを向上していく業務品質の課題もありました。
新しいビデオ会議システムによってコミュニケーションが活発になり、お互いに刺激を受ける機会も増えていると思います。お客様の満足度の調査を実施していますが、そこで高い評価を得ている店舗や人と情報交換をするといったことも簡単にできるようになり、横の連携がぐっと強くなりました。

損害保険ジャパン日本興亜株式会社
保険金サービス企画部 企画グループ
課長代理
髙橋 悠 氏
損害保険ジャパン日本興亜株式会社保険金サービス企画部 企画グループ課長代理 髙橋 悠 氏
保険金サービス拠点は 300 以上あり、全員が集まって情報共有や意見交換をする機会は少なかったのですが、ビデオ会議のおかげで比較的解消されてきている気がします。お客様評価と生産性を両立させるための取り組みでは、同じ課題を持つ人や、新しいことに挑戦している人たちがビデオ会議で悩みやノウハウを共有していて、そこでも役立っています。」
熊本地震への対応
社員各自が最優先事項と捉え、迅速に対応

2016 年 4 月の熊本地震発生時、東京本社では震災翌日に災害対策本部を設け、本社、現地を統括している九州博多の拠点、熊本の担当者がビデオ会議を通じて迅速に連携しながら対策を協議しました。経営トップと現場が同じ目線で何が起きているのかを共有し、必要な対策を打っていきました。同じ内容であっても、紙のレポートで上がってくるのと、顔を見ながら必死に説明をされるのとでは、受け止める側の認識は大きく変わります。関連部の社員一人ひとりが被災状況をリアルに把握することで、会社の最優先事項と捉え対応を迅速に進めることができました。導入を終えて間もない時期でしたが、会社全体で足並みを揃えて大災害への対応を実現できたことは、このビデオ会議システムの効果を評価するうえで大きな意義があったと思っています。」(有田氏)
有事の際も簡単な操作で全員が積極的に利用

「事務周りを含め 800 人ほどの職員で臨時の組織を設けて対応に当たりましたが、複数の拠点で分業/分散体制でお客様対応を実施していきました。その際、複数の拠点とスムーズにやり取りできたのはビデオ会議システムがあったからだと思っています。
電話では 1 対 1 になってしまいますし、メールではうまく伝わらず、感情面の問題も起こりやすくなります。本社としても現場の実状をきちんと理解して対応したいですし、互いの表情を見て腑に落としながら行動に移していくことはとても重要です。刻々と変化する状況をリアルタイムに共有しながら対策を考え、現場と連携できたのは何よりでした。
導入した直後の地震発生でしたが、新しいビデオ会議システムの操作もとても簡単であったことから、本社/現地ともに抵抗感なくビデオ会議システムを使用し、情報共有と打ち合わせができたのはよかったですね。」(髙橋氏)
本社の「本気」が現場にしっかり伝わった

「営業支援で現地に入り、熊本からこのシステムを使いました。災害時は国の制度変更や特殊な事務ルールなどもあり、本社ではそれらをまとめたマニュアルを作りますが、被災地の社員に数十ページのマニュアルを送って読んでもらうのは難しいわけです。今までは必要な知識を持った人が本社から来て、泊まり込みで研修をしていたりしましたが、今回はビデオ会議システムですべて行いました。本社、主管部署の人たちが会議室に集まり、各専門家がいるところともつなぐので、質問にすぐ回答でき、また資料など修正が必要な場合もその場で意思決定できました。
熊本の現地では、本社や各拠点で大勢の担当者が集まって対応していることが画面越しに見えていました。本社がしっかりパックアップしてくれている、本気なんだということがすごく伝わる状況だったと思います。」(志場氏)